6 formas de transformar tu reporte de gastos de viajes de negocios

Dentro del entorno empresarial, un reporte de gastos de viajes de negocios no se trata solo de llevar registro de todos los movimientos financieros que se realicen durante el viaje, con el mismo se pueden tomar decisiones con base en la información que este otorga. Asimismo aumenta la transparencia y permite una gestión eficiente de los recursos internos.

Por tal razón, ofrecer presentaciones efectivas de este informe resulta ser un medio clave para comprender y optimizar las actividades financieras fuera de la institución.

Sin embargo, un reporte de gastos de mala calidad no cumple con lo necesario para que pueda obtener todos estos beneficios mediante él, por tal razón, nosotros le explicaremos todas las formas con las que puede transformar su informe en una versión óptima mediante prácticas, herramientas y diversas técnicas.

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¿Qué es el reporte de gastos?

Los viajes corporativos son un ambiente en el que los gastos deben ser controlados con el fin de asegurar el objetivo del viaje. Ya que consumir dinero de forma desmedida influye negativamente al cumplimiento de las funciones del mismo.

Por tal razón, se desarrolló el reporte de gastos, un documento en el que los empleados son capaces de demostrar y explicar todos los gastos que se ejecutan en el viaje corporativo.

Existen diversos estilos de cómo realizarlo. Sin embargo, la forma original es manualmente.

Reporte de gastos manual

El colaborador realiza anotaciones de todos los gastos que se ejecutan, incluyendo el monto, fecha y razón. No obstante, no se debe solo escribir en una hoja de papel, ya que hay un formato que seguir. Necesita ser organizado, explicativo y con pruebas adjuntas del consumo.

Aunque puede ser escrito a mano de igual modo, se puede hacer impreso siguiendo el mismo formato.

No obstante, este método posee sus desventajas. Entre estas podemos encontrar:

• No se ve en tiempo real todos los gastos que realizan sus empleados y debe esperar a que estos lleguen del viaje;
• Es mayor el margen de error debido a que depende completamente de la labor humana, generando posibles errores como fallas de transcripción, montos erróneos, recibos perdidos, entre otros;
• Pérdida de la transparencia del proceso.

Reporte de gastos digital

Con el desarrollo de la tecnología, los métodos más utilizados para hacer un informe de gastos son las aplicaciones. Las apps pretenden eliminar las desventajas que tiene trabajar con el medio humano y ofrecer mejores resultados, mediante técnicas sofisticadas e implementación de la tecnología y avances como la IA para reducir costos, automatizar facturas o analizar tendencias.

No obstante, utilizar un reporte de gastos digital no asegura que sea efectivo. Ahora probablemente se pregunte: ¿Por qué es tan importante tener reportes de gastos efectivos? Conocer la respuesta a esta pregunta es probablemente uno de los conceptos más necesarios a la hora de hacer un viaje corporativo, por tal razón, nosotros lo instruiremos al respecto.

Importancia de presentar informes de gastos efectivos

Este documento puede ser utilizado como herramienta para múltiples funciones dentro y fuera de la empresa, con la intención de ayudar al desarrollo empresarial y tener una base para realizar viajes corporativos más efectivos en un futuro. Sin embargo, son muchas más las razones por las que este informe de gastos es crucial, entre estas tenemos:

Transparencia financiera:

Un reporte de gastos eficiente debe ofrecer la posibilidad de que el gerente o la persona encargada de las finanzas dentro de la empresa pueda visualizar con facilidad todos los gastos que se realizaron durante el viaje corporativo, así como poder comparar si lo que dicen los recibos es exactamente igual a los montos y fechas que refiere el viajero.

Los beneficios que genera la transparencia financiera son muchos, entre estos podemos encontrar el fortalecimiento de la confianza al empleado. Cuando un colaborador dice la verdad y hace las cosas de forma correcta, los gerentes empiezan a otorgarle mejores tareas y mayores posibilidad de crecimiento profesional. Por tal razón, cuidar la transparencia financiera de un viaje corporativo es primordial para asegurar el futuro del empleado.

A su vez, conocer de forma exacta en qué se consume el fondo para viajes permite adoptar nuevos métodos para la reducción de costos.

Toma de decisiones informadas

La toma de decisiones dentro de una empresa es un factor importante, sin embargo, antes de realizarlas es necesario tener en cuenta toda la información que se pueda para aumentar las posibilidades de tomar una decisión correcta. Puesto que, basarse en información errónea o hacerlo sin nada en concreto, es probablemente una caída libre a equivocarse.

En el mismo orden de ideas, un reporte de gastos acerca de los viajes corporativos es parte de la información que se debe tomar en cuenta a la hora de tomar una decisión. Ya que les permite a los gerentes y encargados del área financiera conocer con exactitud todos los movimientos de dinero durante un viaje corporativo y cómo estos ayudan a conseguir los objetivos predispuestos.

A su vez, también permite que el líder tenga la oportunidad de analizar cómo gestionar los gastos a futuros para próximos viajes corporativos que se deban hacer, cuánto dinero se puede ahorrar y en qué se debe invertir para optimizar el viaje.

Respeto de las políticas de la empresa

Las políticas de una empresa siempre deben ser respetadas debido a que estas permiten que trabaje de forma idónea. Cuando no son cumplidas o son violentadas, es posible que la institución caiga en problemas legales. Por tal razón, un informe de gastos siempre debe respetar todas las políticas de la empresa.

Además, es importante que se asegure de respetar las políticas de gastos dentro de la misma, porque un colaborador nunca debe consumir dinero en servicios o artículos no permitidos y sin previo aviso. Debido a que, hacerlo tiene como consecuencia el despido del mismo o la prohibición de asistir a viajes corporativos debido a la pérdida de la confianza por parte de los supervisores.

Si se hacen las cosas bajo los reglamentos de la empresa, los gerentes tendrán la certeza de confiar en el colaborador y en su capacidad para cumplir los objetivos de la organización.

Optimización del presupuesto

Ahorrar algo de dinero es un objetivo primordial a la hora de realizar un viaje corporativo. Por ello, las empresas siembre buscan utilizar algunas aplicaciones de gestión de gastos o la utilización de la inteligencia artificial para gestionar los viajes, con el fin de conseguir los precios más baratos, ofertas o las mejores opciones. No obstante, el uso de un buen reporte de gastos es una de las herramientas más eficaces para optimizar las finanzas.

Este informe permite conocer:

• En qué se gasta el dinero dentro de un viaje corporativo,
• cuáles son los consumos más costosos;
• qué gastos pueden reducirse o eliminarse;
• y qué transacciones se están ejecutando de forma óptima.

El personal del área financiera de la empresa utiliza los reportes de gastos para la toma de decisiones y realizar modificaciones en el presupuesto de próximos viajes, con el fin de conseguir la misma efectividad del viaje o más, gastando menos dinero.

Todo esto debido a que por la falta de información, normalmente se gasta dinero de forma innecesaria. Por ello, realizar un reporte de gastos eficiente le permite a la empresa aprender lo suficiente como para optimizar la financiación de los próximos viajes.

Reembolsos eficientes

En algunas ocasiones, el viajero corporativo tiene que colocar de su dinero personal para realizar alguna tarea para la empresa y claramente, este recibe un reembolso. Sin embargo, no muchas personas conocen cómo gestionar un reembolso de gastos corporativos, ya que para procesar el reembolso a nivel administrativo es necesario que esté clara toda la documentación acerca de la situación, como recibos, fechas de pago, entre otros. Por tal razón, tener un reporte de gastos eficiente permite que los colaboradores puedan obtener sus reembolsos de forma rápida al agilizar el área administrativa.

Análisis de rendimiento

La presentación de informes de gastos eficientes le permite a la empresa analizar el rendimiento de los viajes corporativos en relación con la inversión. Esto permite que la organización vea qué tan rentable es ejecutar viajes corporativos y si se mantendrán haciéndolo, aumentaran la frecuencia o la disminuirán.

Ahora que conoce todos los efectos positivos que tiene el desarrollo de un reporte de gastos efectivo, seguro se preguntará cómo transformarlo en una mejor versión y sacarle el mejor provecho. Por ello, nosotros en SAP Concur ofrecemos para usted las mejores técnicas y prácticas en el mercado.

Técnicas para transformar la presentación de informes de gastos

Existen muchas formas acerca de cómo mejorar su presentación de reportes de gastos que van desde cambios básicos hasta algunas prácticas complejas. Sin embargo, cada una busca cubrir cualquier imperfección del informe para hacerlo lo más efectivo posible. Entre las técnicas básicas para aplicar en su reporte de gastos tenemos:

Mantener la organización

Lograr mantener toda la información organizada permite tener un fácil acceso a ella a la hora de redactar o leer el informe de gastos. Además, facilita el entendimiento por parte del empleador y permite que el margen de error disminuya notablemente.

Si el viajero corporativo no mantiene organizado toda la información referente a transacciones financieras, es probable que cualquier detalle se le escape y termine generando confusiones a la hora de que el gerente verifique la información.

Conserva todos los recibos

Tener almacenados todos los recibos es una tarea imprescindible si desea realizar un reporte de gastos efectivo. Esto se debe a que estos documentos son la prueba física de toda la información que se coloque en el informe y además, permite profundizar más acerca de la transacción, porque ofrece datos como:

• Nombre del lugar de la compra;
• Fecha y hora exacta;
• Ubicación especifica;
• Información fiscal;
• Monto;
• Detalles de la compra, como productos o servicios comprados, costo de cada uno, entre otros;
• Números de contacto.

Escanea o captura en foto todos los recibos

Almacenar de forma digital todos los recibos permite asegurar que el empleado pueda incluirlos en el reporte de gastos, ya que si pierde la versión física, aún tiene un respaldo de forma digital.

Registra detalles relevantes

Los detalles son más importantes de lo que se cree, por ello es necesario registrarlos a la hora de hacer el informe. Parte de esta información puede ser la ubicación de la tienda; las personas que participaron en la compra; la fecha y hora; el precio de cada producto o servicio por separado; entre otros. Esto ayuda en que se pueda profundizar en las transacciones y asegurar la transparencia del empleado.

Indica cómo cada gasto está relacionado con el trabajo

Los viajeros corporativos normalmente tienen que rendir cuentas al llegar de sus viajes mediante el informe de gastos, sin embargo, su estadía durante el viaje corporativo suele ser independiente, por lo que es necesario explicar cómo las acciones del viajero están relacionadas con el objetivo del viaje. Por tal razón, es necesario explicar el porqué de todos los gastos y cómo se relacionan con el trabajo, aunque algunos pueden ser un poco obvios, otros no.

Realizar esta explicación puede hacerse mediante un anexo de cada transacción o simplemente añadirlo en las que el empleado considere menos obvias.

Sé consistente con la moneda

Un factor que muchos viajeros corporativos no toman en cuenta a la hora de redactar un reporte de gastos es la conversión monetaria. Si el colaborador se desplaza a otro país en el que el cono monetario es distinto, todos los recibos estarán descritos en una moneda que no es la que maneja la empresa.

Por ello, es recomendable que se explique con exactitud todas las conversiones a la moneda original y si el empleado hace una conversión del dinero que él lleva hacia el viaje por la moneda del país, es necesario anotarlo para poder explicar el consumo en la comisión.

Incluye gastos incidentales

Existen muchos gastos que no se reflejan con un recibo, como lo son las propinas, tarifas de acceso o comisiones. Aunque suelen ser gastos hormiga por lo pequeño en sus cantidades, si se acumulan pueden terminar afectando el presupuesto general. Por tal razón, es importante hacer un apartado en el informe donde se explique con detenimiento todos estos gastos, la causa de ellos y se incluyan datos como fecha, ubicación y con qué otros gastos están enlazados.

Revisa y verifica

Antes de entregar un reporte de gastos es fundamental revisarlo y verificar que todo esté bien. Es distinto encontrarse con un error usted a tiempo a que lo vea su líder. Por ello, una vez terminado, es importante que dedique un tiempo a chequear que todos los datos y rectificar que no haya ninguna discrepancia.

Mejores prácticas y herramientas para optimizar la creación de informes

Hay muchas prácticas más complejas para llevar a cabo la optimización de su reporte de gastos. Aplicar este tipo de herramientas aumentará la posibilidad de mejorar completamente los informes. Sin embargo, resultan ser un desafío poder implementarlas por varios factores como la falta de conocimiento, pero nosotros no creemos en las dificultades y por eso le explicaremos de forma sencilla y entendible cómo aplicar todas estas prácticas.

Uso de herramientas digitales

Implementar la tecnología en la creación de informes de gastos es una de las mejores decisiones que puede tomar un viajero corporativo este 2024, entre los grandes beneficios que ofrecen y lo fácil de su uso, resulta ser un error no utilizarlas. También es importante señalar que existen muchas herramientas digitales para esta tarea, pero son pocas las que ofrecen un servicio óptimo, por ello reunimos para usted las mejores herramientas digitales, tales cómo:

SAP Concur

Nuestra App SAP Concur tiene la capacidad de gestionar todos gastos realizados durante un viaje de negocios, mediante el desarrollo de reporte de gastos, ya que, permite subir fotografías de todos los recibos. Además, tiene múltiple acceso, lo que hace que tanto el gerente como los viajeros corporativos tengan la facilidad de ingresar a la plataforma y gestionar dentro y fuera del viaje todas las compras.

Expensify

Este sistema de nombre Expensify está integrado con otras plataformas de gestión de gastos, lo que permite que el recibo que sea subido por el usuario, sea analizado por múltiples filtros. Además, esta App cuenta con una interfaz cómoda que tiene la facilidad de subir cualquier recibo con solo tomarle una fotografía.

Implementación de políticas de gastos claras

Muchos de los errores que se generan a la hora de crear un reporte son porque no se cumple con las políticas de gastos dentro de la empresa. Por ello, es imprescindible que el gerente se asegure de que las políticas de gastos establecidas para los viajes corporativos sean claras y precisas, y que lleguen al viajero corporativo para que este pueda cumplirlas.

En el mismo orden de ideas, el empleador también puede otorgarle al colaborador que va a hacer el viaje, un manual con todas las políticas, para que cuando vaya a realizar alguna transacción pueda verificar que está cumpliendo con las leyes de la institución.

(Storytelling) financiero

Realizar un (Storytelling) financiero se refiere a desarrollar un reporte de gastos como si fuera una historia. Es decir, contar detalladamente todos los datos referentes a las transacciones durante el viaje con un orden cronológico, esto aumenta el entendimiento de la razón de los gastos y genera un orden a la hora de la lectura por parte del empleador.

Informe multimedia

Añadir información multimedia al reporte de gastos es una herramienta efectiva para transformarlo de forma positiva. Tener contenido gráfico como videos, imágenes, audios, entre otros, permite al viajero poder demostrar de forma clara cómo, cuándo y dónde se hicieron los gastos, quienes estuvieron incluidos en él y qué se compró. Todo esto con la finalidad de tener pruebas visuales o auditivas acerca de todo lo que esté escrito en el informe.

No necesariamente debe ser añadido al reporte, pero es importante tenerlo si se necesita comprobar la información que aparece en él.

Enfoque en resultados y beneficios

La forma óptima de transformar positivamente un informe es mediante el enfoque a los resultados y beneficios. Es decir, relacionar todas las acciones con los beneficios que esta genere, con el fin de hacer entender el porqué eso está relacionado con el objetivo y cómo su ausencia podría afectar negativamente en el objetivo.

Hacer esto tiene múltiples beneficios, como aumentar de manera positiva la relación con el empleador, encontrar cuáles son los gastos que no están muy relacionados con el beneficio y eliminarlos o disminuirlos, y fomentar la transparencia del viaje.

Análisis de tendencias a largo plazo

Un reporte de gastos efectivo siempre podrá ofrecer la información suficiente como para detectar cualquier tendencia relacionada con consumos innecesarios. Encontrar estas acciones constantes que no se necesitan, ayuda a reducirlas para un futuro y aprender cómo viajar optimizando los recursos. Sin embargo, también existen tendencias positivas que mejoran los resultados de un viaje, identificarlas y aplicarlas también es un factor optimizador en el desarrollo de los viajes.

Para todos los gerentes, es primordial que durante un viaje corporativo haya una gestión de gastos eficiente. Disminuir costos es una de las tareas primordiales, así como enfocarse en optimizar los resultados del viaje. Siguiendo el mismo orden de ideas, está claro que una de las principales formas de reducir costos y mejorar la eficacia de un viaje corporativo es por medio del reporte de gastos.

Por tal razón, aplicar todas las técnicas y prácticas eficientes al momento de que el viajero corporativo realice los informes, aumenta la calidad de ellos y los transforma en una herramienta funcional. La cual puede ser usada a futuro en modificaciones de los viajes, la manera en la que se ejecutan y cómo obtener mejores resultados, gracias a estadísticas, búsquedas de tendencia o comparación de gastos con relación a los resultados.

Si desea conocer más acerca de cómo transformar su reporte de gastos y aplicarlo en sus viajes corporativos, no dude en agendar una cita con nosotros. ¡Estamos encantados de servirle!