Cuentas por pagar: 5 grandes ventajas que obtendrás al automatizarlas
Las cuentas por pagar representan uno de los elementos más importantes al momento de conocer realmente el flujo de efectivo de una empresa: permiten determinar con mayor precisión la liquidez que esta tiene para cumplir con sus obligaciones.
A raíz de la pandemia de COVID-19, varias empresas tuvieron que adaptarse al teletrabajo y, como consecuencia, la mayoría de los procesos manuales fueron disminuyendo.
La gestión de cuentas por pagar en una empresa va desde la emisión y recepción de una factura hasta que se realiza el respectivo pago a un proveedor. Por esta razón, es sumamente importante llevar un control exhaustivo de cada una de ellas para evitar el riesgo de errores en la gestión de las mismas, retrasos en los pagos, la pérdida de documentos e intereses por mora, entre otras cosas.
Sin duda, incluir la tecnología en el día a día de las compañías permite mayor productividad y eficiencia al momento de gestionar las cuentas por pagar y los gastos digitales.
A continuación, vamos a contarle 5 beneficios de automatizar las cuentas por pagar y su importancia para las empresas.
¡Lea con atención hasta el final!
1. Conexión entre documentos o departamentos
Al tener los procesos automatizados mediante un sistema, se crea la posibilidad de realizar una trazabilidad más efectiva de todos los documentos para conocer, de esta manera, todos aquellos elementos que puedan estar relacionados con las cuentas por pagar, como facturas, notas de crédito o débito, guías de despacho, pagos, fechas de vencimiento y abonos, entre otros.
Además, las soluciones de hoy permiten que todos los integrantes de la gestión de cuentas por pagar o encargados de esta área puedan visualizar toda la información en la misma plataforma en tiempo real: así, pueden desempeñar sus labores de forma más eficaz.
2. Disponibilidad de un portal para los proveedores
Existen ciertos softwares o sistemas que permiten que los proveedores puedan acceder a sus plataformas para conocer el estado de pago de una factura o cualquier otra información que se haya generado en torno a esta por sus propios medios, lo cual mejora los tiempos de atención al cliente y disminuye el trabajo de los encargados de finanzas de atender llamados, preguntas o reclamos para aprovecharlo en el desarrollo de estrategias y acciones que sirvan para mejorar los procesos involucrados en las cuentas por pagar.
De esta manera, el proveedor siempre estará informado sobre su cuenta pendiente, lo que falta por cobrar o si se generó algún pago.
3. Reducción de errores
La automatización de los procesos de facturación y recepción de documentos facilita la aprobación de pagos a los proveedores, ya que la información se puede verificar de forma rápida y simple si los datos emitidos son los correctos.
Esto permite un registro y seguimiento más exacto de las facturas y, por consiguiente, la disminución de posibles errores como el pago de facturas dobles, la desconsideración de notas de crédito, la verificación de errores en montos o cantidades emitidas por el proveedor y el ingreso de facturas fraudulentas, cifras inexactas o incorrectas, entre otras acciones.
Igualmente, cuando la empresa necesite realizar auditorías de gastos, la posibilidad de detectar errores se reduce: tener toda la información centralizada y almacenada en una única plataforma facilita la realización de este procedimiento y aumenta la exactitud de los datos.
Por otra parte, la solución reduce la carga de trabajo de los empleados al momento de realizar este tipo de gestiones.
4. Ejecución de pagos puntuales
Cuando se lleva un control automatizado de las cuentas por pagar es menos probable que existan retrasos en los pagos a raíz del descuido, el desconocimiento o la pérdida de documentos, ya que cada una de las facturas se encontrarán registradas y tendrán recordatorios de pago según la fecha de vencimiento de las mismas.
Estas plataformas o softwares agilizan los procesos y permiten habilitar las opciones para autorización o aprobación de los pagos, además de entregar la posibilidad de automatizar el envío automático de los mismos de manera que en la fecha indicada se realice el abono al proveedor: en resumen, el proceso es más fácil y rápido de hacer.
5. Elaboración de informes financieros en segundos
La automatización de cuentas por pagar permite que se puedan obtener informes con tan sólo unos clics, lo cual brinda información oportuna que sirve para tomar mejores decisiones cuando es necesario.
Gracias a la elaboración de estos reportes se pueden obtener datos referentes a la situación económica de una empresa, las deudas totales acumuladas, los documentos pendientes de pago, el movimiento del flujo de caja o cualquier otro elemento de gastos en general.
De esta manera, también se podrá conocer si un negocio tiene los recursos suficientes para cumplir con las obligaciones pendientes o, si por el contrario, necesita buscar y obtener otras alternativas como posibles fuentes de financiamiento, lo cual facilita una administración más eficaz del flujo de efectivo en una empresa.
¡Hemos llegado al final! Como puede apreciar, estos son solo algunos beneficios que pueden surgir a partir de la automatización de las cuentas por pagar.
Por supuesto, la optimización del tiempo es uno de los aspectos y objetivos claves para que las empresas logren crecer en un mercado altamente competitivo en el que la tecnología avanza muy rápido: junto con ella, también existen posibilidades que permiten adaptarla e implementarla para mejorar la eficiencia de los procesos en cualquier organización.
¡Apóyese en la tecnología y logre un crecimiento exponencial en su empresa!
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