Aprenda las diferencia entre caja chica y fondo fijo
El control de gastos es parte esencial de cualquier política de gestión empresarial expansiva, sin importar en que segmento de mercado se desenvuelva su organización o el tamaño de la misma. Y dentro de este ámbito, entender la diferencia entre caja chica y fondo fijo es crucial.
Las exigencias del mercado actual, es decir, de un mercado globalizado, empujan constantemente a las empresas a mejorar su gestión administrativa y al uso de soluciones digitales.
Así las cosas, la contabilidad es la historia de su empresa contada a través de números, y consiste en el registro de todas las cuentas y transacciones que son producto o resultado del giro comercial, permitiendo un rastreo de todas las operaciones.
Con esta digitalización avanzada, podemos hacer seguimiento de la caja chica y el fondo fijo con efectividad. Para ello, antes hay que entender estos conceptos.
¡Siga leyendo para conocerlos a profundidad!
¿Qué es la Caja Chica?
La Caja Chica es un fondo de dinero que se destina para gastos menores o de menor cuantía, el objetivo de este es que en la empresa haya dinero disponible para los gastos de simple administración, por lo cual no sea necesario o amerite emitir cheques o transferencias de tipo de electrónica.
Algunos ejemplos de estos gastos son las dietas, compras en negocios pequeños, materiales de oficina y suministros en general.
El encargado o responsable del fondo tiene la responsabilidad de llevar un control de gastos, y para obtener un reembolso debe hacer entrega material de las facturas y los comprobantes de los desembolsos. A cambio de las facturas o los comprobantes, la administración repone los fondos.
Igualmente, la administración debe de establecer periodos de fiscalización o de arqueo; recomendamos enérgicamente que sea aleatorio para desalentar el fraude empresarial.
El responsable del fondo asimismo nunca debe tener acceso a los registros contables para evitar para evitar cualquier tipo de manipulación
Sumado a esto, el fondo fijo de caja chica nunca debe ser utilizado para hacer préstamos o pagar los salarios de los colaboradores
La caja chica, al ser un fondo en dinero, debe de tener un resguardo y tratamiento.
A los efectos, la administración tiene que designar una persona que se encargue del cuidado y control de esta. A dicho encargado se le conoce como custodio de caja chica.
¿Qué es el fondo fijo?
El fondo fijo es un importe fijo a utilizar para gastos pequeños; los pagos cubiertos con este tipo de fondo tienen la característica de no ser realizados mediante cheques o medios electrónicos.
Este fondo además está supeditado a las necesidades propias de la empresa y tendrá el tamaño de la organización, pues entre más grande esta, más grande es su gasto operativo.
Lo importante aquí es que cada fondo fijo tiene la magnitud o el tamaño que la empresa necesite y es constituido por la administración con base a las necesidades propias de la empresa. Incluso puede haber tanto fondos fijos como la empresa así lo amerite.
Diferencia entre caja chica y fondo fijo
La caja chica y el fondo fijo están en los valores pragmáticos dentro de una organización, así como en su tratamiento contable íntimamente relacionados, aun así, no son lo mismo, y aunque resulte un poco difícil diferenciarlos teóricamente trataremos a continuación de sintetizar sus diferencias.
- Variación entre el gasto y el fondo: Ya hemos dicho que la caja chica es una cantidad pecuniaria determinada por un fondo fijo, es decir, la primera diferencia en que el fondo fijo - como su nombre lo indica - es “fijo”, no varía, a diferencia del gasto de la caja chica que cambia dependiendo de las necesidades de la empresa.
- Aprobación del equipo de gerencia: La finalidad de la constitución de la caja chica, es que para cubrir estos gastos menores no haya la necesidad de la aprobación inmediata de la gerencia o administración de la empresa; en el caso del fondo fijo este debe ser aprobado por la administración, que además determinará su cuantía y discutirá su aumento o disminución en función de distintos parámetros.
- Inclusión presupuestaria: La caja chica está destinada a cubrir gastos necesarios, pero en algunos casos imprevistos, incluso de emergencia, que no están programados en el presupuesto de la organización, y que no pueden ser pagados por cheques, en cambio el fondo fijo sí está incluido en el presupuesto de la empresa y es parte de los gastos fijos de la misma.
Manejo de la caja chica y fondo fijo: tratamiento común
Si bien son conceptos y elementos distintos, ambos forman parte de la globabilidad de la contabilidad y demandan tratamiento común. Algunas buenas prácticas para administrarlos son:
- Es importante asignar custodios o responsables, que hagan seguimiento de estos valores en las diferentes etapas de la organización.
- Es necesario hacer auditorias y arqueos periódicos sobre los fondos y el manejo por parte de la empresa y los involucrados.
- La persona que maneja el fondo o la caja chica debe estar en conocimiento de los parámetros y políticas sobre los cuales va a tomar decisiones de gastos.
Conclusión
En el mundo de los negocios, llevar un correcto control de gastos es fundamental, pues para poder tomar decisiones empresariales correctas y hallar áreas de oportunidad se debe conocer en concreto cuáles son las utilidades de la empresa y más aún por dónde se puede estar filtrando el dinero.
La caja chica representa a veces uno de los mayores retos al respecto y su confusión con un fondo fijo trae aún más inconvenientes para lograr su control y además la optimización en el proceso de gastos.
Temas como reposición y control, así como manejos comunes y su tratamiento contable, deben tener especial atención en la agenda de su equipo de gerencia y de usted como líder organizacional.
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