Conciliación de facturas y tarjetas de crédito: no necesitas ser una gran empresa para tener procesos sofisticados

La conciliación de facturas y tarjetas de crédito es un proceso fundamental para tener un control eficaz de los gastos, evitar errores, fraudes y multas en las empresas. Y va aún más allá, pues permite a las organizaciones, de cualquier tamaño, tomar decisiones basadas en datos fiables.

Básicamente, es un procedimiento que busca comprobar que los registros contables y los movimientos realizados con las tarjetas y las facturas son exactos o iguales.

No obstante, llevar a cabo la conciliación de facturas y tarjetas de crédito no es una tarea fácil. Existen múltiples desafíos como:

• mucho volumen de datos;
• plazos de pago diferidos;
• o diferentes formatos.

Por eso, muchas empresas recurren a soluciones automatizadas que les permiten simplificar, agilizar y optimizar este proceso.

En este artículo, le explicaremos los beneficios de la conciliación de facturas automatizadas, los requisitos para implementarla y algunos ejemplos de herramientas que pueden facilitar esta tarea en su organización.

Desafíos comunes en la conciliación de facturas y tarjetas de crédito

La conciliación de facturas y tarjetas de crédito es un procedimiento de contabilidad importante para las empresas pequeñas y medianas (pymes).

La razón principal es que permite a las organizaciones tener conciencia de sus ingresos y gastos, así como un mayor control para evitar errores. A su vez, es una ayuda que facilita la toma de decisiones financieras informadas.

Sin embargo, para que la conciliación de facturas y tarjetas de crédito sea eficaz, es necesario superar algunos desafíos que son comunes en las pymes. Entre estos retos u obstáculos se encuentran:

• Tener una mala organización en los documentos complica el seguimiento de las facturas emitidas y recibidas. Esto también afecta los cargos y abonos de las tarjetas de crédito.
• Poseer notas de débito o crédito que no hayan sido registradas, terminan generando incongruencias entre los saldos contables y todos los extractos bancarios. Como consecuencia, se necesitarán ajustes posteriores.
• El error al registrar un concepto o un valor puede originar discrepancias entre las facturas y los pagos, o entre los gastos y los reembolsos.
• El error en la entidad bancaria puede ocasionar cargos indebidos, duplicados o incorrectos en las tarjetas de crédito. También, demoras en la acreditación de los pagos.

Para superar estos desafíos, las pymes pueden recurrir a algunas soluciones, como:

• Mantener un archivo ordenado y actualizado de las facturas, los pedidos y los acuerdos con los clientes y proveedores, y de los comprobantes de los pagos y cobros realizados con tarjetas de crédito.
• Establecer un calendario de facturación y pago, y revisar periódicamente las fechas de vencimiento, los plazos y las condiciones de cada operación.
• Registrar todas las notas de débito o crédito que se emitan o reciban, y verificar que se reflejen correctamente en los registros contables y bancarios.
• Un paso imprescindible es chequear de forma minuciosa todos los conceptos y valores de las facturas y pagos. A su vez, corregir cualquier error que se detecte.
• Reclamar ante la entidad bancaria cualquier cargo indebido, duplicado o incorrecto que se observe en las tarjetas de crédito, y solicitar la devolución o el ajuste correspondiente.

Además, las pymes pueden aprovechar las ventajas de la automatización de la conciliación de facturas y tarjetas de crédito.

Mediante el uso de software especializados, se pueden:

1. Simplificar y agilizar estos procesos.
2. Reducir los errores humanos.
3. Facilitar la detección de incongruencias.
4. Brindar una mayor transparencia y confiabilidad a los datos financieros.

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Herramientas accesibles para pequeñas y medianas empresas

Existen muchas herramientas que permiten que la conciliación de facturas y tarjetas de crédito sea una tarea más fácil y manejable. Sin embargo, muchas de estas son costosas o difíciles de manejar.

Por ello, le mostraremos algunas herramientas accesibles para pequeñas y medianas empresas.

QuickBooks

Este software es conocido por ser un apoyo en la gestión financiera. Es capaz de ayudarle con múltiples herramientas, pero su principal forma de trabajo es que se conecta con la cuenta bancaria de la empresa.

De este modo, es capaz de realizar conciliaciones bancarias automatizadas, sin tener que ser controlada por un humano. Además, también acelera la automatización de facturas y la conciliación con las tarjetas de crédito.

La suscripción a QuickBooks no suele ser tan costosa, lo que hace que sea más accesible para las (pymes)

Wolters Kluwer

Esta empresa es capaz de ofrecer servicios para la gestión fiscal y contable de una empresa. Entre los productos que ofrece se encuentra el programa A3CON, que facilita la gestión contable y fiscal de las pymes.

El programa permite la conciliación e importación de extractos bancarios, la gestión de facturas electrónicas, la presentación de impuestos, la elaboración de estados financieros y muchas otras funciones.

Estrategias para optimizar procesos de conciliación financiera

Los procesos de conciliación financiera suelen ser tediosos y necesitan una inversión de tiempo y dinero. Además, es común que ocurran errores, así como el tener que repetir todos los procesos de nuevo.

Por ello, es importante encontrar múltiples estrategias que ayuden a establecer buenas prácticas como el Corporate Compliance y que ayuden a optimizar los procesos de conciliación financiera en las empresas.

Automatización

La mejor forma de optimizar los procesos de conciliación financiera es automatizándolos mediante tecnologías como los software de gestión contable.

Contar con la ayuda de la tecnología es realmente un apoyo muy funcional, que puede reducir costos, tiempo y estrés.

En vez de pagarle a un contador para que lo haga o intentar hacerlo por usted mismo, es mejor opción automatizar e invertir el tiempo y dinero sobrantes en otros aspectos de tu empresa.

Estandarización y preparación

Organizar los procesos necesarios para la consolidación de facturas es imprescindible si desea optimizar al máximo todo el trabajo y obtener mejores resultados sin errores.

Esto se puede llevar a cabo mediante la organización de todos los pasos a seguir, la clasificación de la documentación necesaria y el predestinar un tiempo específico del día para hacerlo.

Verificación

La mejor forma de optimizar la conciliación es mediante la verificación.

Verificar una segunda vez los resultados, la exactitud de los datos y comparar documentos entre sí, disminuirá casi en su totalidad los errores y la necesidad de tener que volver a hacer el trabajo.

¿Cómo ayuda la implementación de procesos sofisticados de conciliación?

Implementar todo este tipo de procesos sofisticados en tu empresa, mejora casi en su totalidad la situación de tu organización.

Por un lado, ayuda a reducir los errores y por el otro, agiliza el tiempo usado para la conciliación. Esto, a futuro, permitirá una evolución notable para la organización.

Si desea conocer más sobre cómo optimizar los procesos de conciliación de facturas y tarjetas de crédito, le recomendamos agendar una cita con nuestro equipo de expertos.