¿Cómo aplicar la cultura ágil en todo tipo de organizaciones?
La cultura ágil surge como respuesta a las exigencias del mercado de generar servicios y productos de manera más rápida y eficaz para satisfacer las exigencias de los clientes en un entorno cada día más competitivo.
Los tiempos han cambiado y las empresas que desean seguir en el mercado deben adaptarse a la nueva dinámica global de hacer negocio, que varía de un día para otro.
Las compañías están llamadas también a centrarse en las personas, fomentar el aprendizaje y la mejora continua asumiendo el conocimiento como fuente de valor y de riqueza.
Con esto en mente hemos preparado este post donde analizaremos qué es la cultura ágil, cuáles son sus principios, valores, cómo incorporarla en todo tipo de organizaciones y el papel de la tecnología en este proceso.
¿Qué es la cultura ágil?
Es una forma de trabajo que nació en el año 2001 en la industria del desarrollo de softwares. Hoy, gracias a las ventajas que ofrece, se ha adaptado y extendido a otras industrias con excelentes resultados.
La cultura ágil o agile, en inglés, es una filosofía de trabajo que adopta un abordaje colaborativo para ajustar la forma en que un equipo realiza sus funciones a las exigencias del proyecto, para ejecutarlo de forma rápida, flexible y adaptada a las circunstancia, logrando la plena satisfacción del cliente.
Más allá de seguir un proceso, agile es una nueva mentalidad de trabajo y por esta razón su introducción a las organizaciones requiere que todos sus miembros entiendan para qué se hace cada práctica y se comprometan.
En pocas palabras, la cultura agile es un modelo que permite reconfigurar estructuras, estrategias, personas, tecnología y procesos de manera rápida y eficaz con el objetivo de captar oportunidades, al mismo tiempo que se crea y preserva valor.
Las organizaciones con cultura ágil obtienen ventajas competitivas en condiciones volátiles, inciertas, complejas y ambiguas.
Los 12 principios de esta filosofía
La metodología agile fue creada y se rige por los siguientes principios:
- La prioridad es la satisfacción del cliente a quien se le debe entregar un servicio o producto cada vez con mayor valor.
- Los cambios no son un problema sino una oportunidad para agregar valor y ventajas competitivas.
- Las entregas se realizan en corto tiempo.
- Debe existir una comunicación bidireccional entre los responsables del negocio y los desarrolladores, que permita la coordinación entre los equipos de trabajo.
- La motivación de las personas y los equipos de trabajo es indispensable para el desempeño eficiente de sus funciones. Para fomentar esta motivación en necesario proporcionar a los equipos de trabajo el entorno y las herramientas adecuadas y necesarias.
- Reuniones y eventos cara a cara como estrategia para mejorar la comunicación entre los miembros de los equipos de trabajo.
- El producto final debe ser de calidad y satisfacer al cliente.
- Los procesos deben ejecutarse en el tiempo y con los recursos fijados.
- La incorporación de la tecnología digital es indispensable en todas las etapas del proyecto.
- Los procesos deben ejecutarse de la forma más simple posible.
- Los equipos deben contar con un buen liderazgo y organización.
- Evaluación y mejora permanente para ser más efectivos en la respuesta a las incidencias.
Los 4 valores que la rigen
Veamos entonces con más detalle cuáles son los cuatro valores en los cuales se sustenta esta filosofía de trabajo:
1. Las personas y su interacción son más importantes que los procesos y herramientas
Las personas son lo más importante y están por encima de los procesos.
Es decir, que los procesos y herramientas deben ser solo un apoyo para la capacidad creativa e innovadora de las personas y los equipos de trabajo, en el cumplimiento de los objetivos.
2. La calidad del producto final es más importante que los contratos
La satisfacción del cliente y la calidad de producto final son más importantes que un documento detallado sobre el producto o el servicio.
El feedback temprano con los clientes ayudará al equipo a desarrollar mejor el proyecto.
3. La colaboración con el cliente es una prioridad
Este valor sugiere que en realidades cada vez más dinámicas y cambiantes, tiene más sentido ir creando el producto con la retroalimentación de los clientes, pues en esta cultura este es un miembro más del equipo de trabajo.
4. La flexibilidad y adaptabilidad son más importantes que seguir un plan
Flexibilidad y adaptabilidad ante los cambios para ser competitivos en un entorno volátil.
Métodos y herramientas que se utilizan en la cultura agile
La filosofía ágil es un modelo de trabajo que se encuentra basada en los valores y principios que nombramos en los segmentos anteriores. Los métodos y herramientas más usados hoy en día son los siguientes:
- Agile/Scrum: es una metodología colaborativa con enfoque interactivo a través de feedback empírico.
- Lean IT: esta metodología trabaja con información suministrada por usuarios y registrada en una base de datos. Estos datos sirven para interactuar con los usuarios y crear valor real para el cliente en la entrega o desarrollo de servicios.
- Lean Startup: es un método para lanzar al mercado servicios y productos en entornos de incertidumbre. Permite recibir la retroalimentación de los usuarios y efectuar las mejoras.
- Kanban: es una herramienta que posibilita optimizar el flujo de trabajo, asegurando la entrega de valor.
- Kaizen: es un proceso que, a través de la colaboración participativa, busca la optimización y analiza las causas para establecer mejoras a todos los niveles de manera periódica y consistente.
- Design thinking: es un método que promueve el diseño de productos y servicios en entornos desconocidos con planteamientos innovadores.
- DevOps: marco de trabajo que facilita el desarrollo de aplicaciones de forma rápida y ágil mediante un entono colaborativo y su rápida publicación.
- Continuous delivery: implementa los cambios de código automático en un entorno de prueba o producción aprovechando la ingeniería de softwares.
6 ventajas de migrar a la cultura ágil
A continuación, revisaremos las ventajas que adoptar esta metodología de trabajo aporta a las empresas:
1. Mejora la calidad reduciendo errores y problemas
Esto se logra con la constante comunicación y sinergia que existe tanto entre los equipos de trabajo involucrados en el proyecto como con el cliente.
Gracias a esta colaboración, es posible conocer directa y oportunamente las necesidades del cliente y las dificultades que los equipos de trabajo van encontrando.
El resultado final será un producto o servicio de alta calidad y perfectamente ajustado a las necesidades del cliente.
2. Aumenta la satisfacción de los clientes
El cliente conoce de primera mano cómo avanza el proyecto, ya que está en contacto permanente con el equipo de trabajo durante todo el proceso y podrá dar su feedback sobre cada una de las tareas que se van completando.
En la cultura agile es muy importante que el cliente se involucre y aporte su punto de vista: es por eso que cada vez que el equipo termina una tarea, informa a este lo que han hecho hasta el momento.
3. Mayor compromiso, motivación e implicación
El contacto permanente crea lazos entre los miembros del equipo generando sentido de compromiso y responsabilidad entre ellos y con la ejecución eficiente del trabajo.
Además, a medida que avanzan el proyecto se produce un sentimiento de optimismo y todos los miembros se entusiasman por llevar el proyecto a feliz término.
4. Disminución de costes debido a mayor rapidez y eficiencia
Todas las partes del proyecto se desarrollan al mismo tiempo y esto permite una reducción de costos y de tiempo en la eficiente conclusión del mismo.
A su vez, el cliente se implica en el proceso aportando sus ideas sobre aquellos aspectos con los que no está conforme, para ir corrigiendo los errores sin necesidad de esperar hasta terminar todo el trabajo.
5. Aumento de la productividad
Este tipo de organización permite reducir los tiempos de ejecución y disminuir los costes, aumentando la productividad de la empresa.
6. Acelera el retorno de inversión
Como una forma de ir rentabilizando el producto a medida que se va desarrollando, la cultura agile contempla la posibilidad de pactar con los clientes para recibir pequeños pagos por las etapas que se van terminando una vez que estas reciban el visto bueno.
¿Cómo implementar la cultura agile en las organizaciones?
Esta metodología se basa principalmente en la conformación de grupos multidisciplinarios de trabajo y la fragmentación de proyectos para hacer más eficiente su desarrollo y ejecución.
Por otra parte, establece una sinergia permanente entre el cliente y los equipos de trabajo para corregir los errores que surjan y agregar valor.
Esta filosofía de trabajo nació especialmente para las empresas desarrolladoras de softwares. Sin embargo, se adapta perfectamente a cualquier proyecto de autónomos, pequeñas start-up o grandes compañías, sea cuál sea su rubro, cumpliendo con los 9 pasos que presentamos a continuación:
- Identificar el problema. Debe ser un problema crítico que requiera la coordinación de varias áreas y que necesite resolverse en un corto plazo.
- Conformar equipos multidisciplinarios. El siguiente paso es conformar un equipo multidisciplinario integrado por un representante de cada área de trabajo (entre 5 y 9 personas aproximadamente), para no desatender las actividades diarias.
- Establecer tiempo y presupuesto a cada proyecto. Esto es necesario desde el inicio.
- Dar al equipo autoridad y empoderamiento. Se debe comunicar a todos los departamentos de la empresa el inicio del proyecto y solicitar el apoyo de todas las áreas para ejecutarlo en tiempo y forma.
- Monitoreo. La clave del éxito del proyecto se encuentra en el seguimiento permanente de los avances y la ejecución.
- Evaluar y documentar éxitos y aprendizajes. Este aspecto se refiere a la retroalimentación que debe existir entre el cliente y los equipos de trabajo durante cada etapa del proyecto para captar los errores y resolverlos.
- Comunicado de resultados y reconocimiento. La motivación y el compromiso de los equipos es indispensable para el éxito del proyecto y es por eso que se deben comunicar los resultados y las mejoras logradas, al tiempo que se reconoce el buen desempeño de los colaboradores.
- Congelamiento para procesar y adaptarse a los cambios.
- Descongelamiento para nuevos retos. En el nuevo proyecto es necesario conformar otro equipo con colaboradores que no hayan participado anteriormente, para dar oportunidad a todos, crear y fomentar la cultura ágil.
Es importante recordar que la adopción de esta metodología de trabajo requiere necesariamente el compromiso y cambio de mentalidad por parte de todos los miembros de la organización.
Cultura ágil y transformación digital
Existen dos razones principales para que la metodología agile deba ir tomada de la mano de la transformación digital y son las siguientes:
Cambio de la cultura empresarial
Como lo señalamos en segmentos anteriores, la adopción de esta metodología supone en sí misma un cambio en la manera de trabajar que modifica la cultura empresarial, facilitando el proceso de transformación digital.
La cultura y la forma de hacer las cosas en las empresas tradicionales no apoyan con facilidad los cambios tecnológicos y la innovación. Esto es realmente un problema a la hora de hacer una transformación digital rápida y eficiente.
Adaptarse rápidamente al entorno
Para que una empresa triunfe y sea rentable, es necesario que sea flexible, innovadora y capaz de adaptarse a los cambios de forma rápida y eficiente.
Agile es un método de trabajo flexible y dinámico que prepara a la empresa para adaptarse a los cambios y abrazar la tecnología, proporcionándole mayor velocidad de respuesta a las continuas variaciones del mercado.
¡Llegamos al final! Esperamos que toda esta información le sea de provecho para hacer su negocio más rentable y competitivo.
No olvide que para que una empresa tenga un crecimiento sostenido y sustentable, debe evolucionar y adaptarse a las necesidades y los cambios generacionales.
Adoptar la cultura ágil aumenta la productividad de las empresas debido a que contribuye con el máximo aprovechamiento del potencial de cada uno de sus colaboradores, disminuyendo así el tiempo y los costes de ejecución.
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