¿Qué es una cultura de cumplimiento y cómo diseñarla?

Responsabilidad social, liderazgo, legalidad y ética, son algunos de los principios que deben fungir como pilares de cualquier organización.

Las empresas, sin importar su tamaño necesitan constituirse y funcionar tanto interna como externamente, con base en valores que le acrediten el respeto y la confianza de sus trabajadores, sus socios comerciales, los clientes y la sociedad.

El buen desempeño empresarial, su competitividad en el mercado, así como el respeto y la confianza dependen en buena parte de una su cultura de cumplimiento.

¿Te interesa conocer más sobre la cultura de cumplimiento? ¡Continúa leyendo hasta el final para que descubras qué es, para qué sirve y qué aspectos debes tomar en cuenta para su diseño!

¿Qué es una cultura de cumplimiento empresarial?

Se entiende por cultura de cumplimiento al conjunto de normas éticas y legales que rigen el funcionamiento de una organización internamente y con relación a los con clientes y proveedores, así como en su interacción social.

Es la responsabilidad y compromiso de la empresa que va más allá del simple cumplimiento de las leyes. La cultura de cumplimiento implica que una organización esté comprometida con hacer siempre lo correcto, lo cual suma una carga moral a su desempeño y agrega valor al negocio. 

 ¿Para qué sirve la cultura de cumplimiento empresarial?

Para empezar, la cultura de cumplimiento debe estar firmemente constituida y suficientemente difundida en todas las áreas y sectores de la organización.

Está dirigida hacia el cumplimiento del marco legal y los principios éticos de la organización para el efectivo cumplimiento de sus objetivos, así como la eficacia y transparencia de sus procesos.

La existencia de una cultura de cumplimiento es fundamental para desalentar, evitar y combatir la corrupción y la comisión de delitos en la estructura organizacional, al tiempo que contribuye a promover una competencia limpia y honesta con sus pares.

Deja claro que no todo está permitido, pues existen normas tanto legales como éticas que regulan las actuaciones, en la consecución de sus objetivos.

Podemos decir entonces que la cultura de cumplimiento sirve para:

• Reducir al máximo la posibilidad de incurrir en delitos tales como: fraude, estafa, evasión de impuestos, corrupción o colusión (pactar contra terceros).
• Mejorar la reputación de la empresa aportando valor al negocio.
• Ayuda a detectar riesgos de cumplimiento para prevenirlos o eliminarlos, según sea el caso.

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¿Cómo diseñar la cultura de cumplimiento de una empresa?

El diseño de la cultura de cumplimiento de una empresa debe estar basado en el marco legal no solo del país donde se encuentra constituida, sino también, de ser el caso, del marco jurídico de aquellos a los cuales se extiende su campo de acción.

Pero, como hemos señalado en segmentos anteriores, la cultura de cumplimiento abarca mucho más que lo referente al cumplimiento de las leyes, responde además a valores éticos y morales que respaldan y benefician la reputación de la organización.

En tal sentido, el diseño y práctica de una cultura de cumplimiento debe estar respaldado y liderado por la alta gerencia como garante de la observancia de la misma, en toda la estructura de la empresa.

Para diseñar la cultura de cumplimiento de una empresa es necesario tomar en cuenta los siguientes aspectos:

1. Escoger y designar un oficial de cumplimiento

El oficial de cumplimiento es el encargado, junto a la gerencia, del diseño, difusión, aplicación, monitoreo, evaluación y observancia de la cultura de cumplimiento por parte de todos los miembros de la organización.

Adicionalmente, este actor debe:

• Impulsar la actualización y corrección de la cultura de cumplimiento.
• Demostrar resultados.
• Hacer seguimiento del cumplimiento y presentar informe a la directiva.
• Promover programas de capacitación en el área.
• Evaluar los informes de auditoría y tomar medidas sobre las fallas.

2. Identificar las actividades o áreas más susceptibles a incurrir en incumplimiento

En el diseño de la cultura de cumplimiento es necesario tener en cuenta que existen áreas que pueden ser más susceptibles que otras a incurrir en incumplimiento.

Estas deben ser identificadas con precisión, para ejercer una mayor supervisión, evaluación y control sobre las mismas, prever posibles escenarios de riesgo y diseñar soluciones efectivas para cada caso.

3. Establecer protocolos y procedimientos para la toma y ejecución de decisiones

Estos protocolos y procedimientos para la toma de decisiones, deben ser coherentes con la cultura de cumplimiento de la empresa, es decir, deben estar alineados con la misma, sin existir contradicciones entre ellos.

4. Disponer de modelos o marcos de referencia adecuados

Aun cuando la cultura de cumplimiento de cada organización debe ser particular y adaptada a su realidad, existen metodologías que aportan cierta garantía de éxito, basadas en la experiencia y el estudio.

5. Evaluación y sanciones

Es importante considerar en este punto, que dentro de toda organización hay que aprender a lidiar con la naturaleza de las personas que la integran, las cuales tienen diferentes formas de reaccionar ante las normas:

• aquellos proclives a cumplir con las normas que no incurrirán en faltas, por lo menos de forma consciente;
• los que dependiendo de las circunstancias podrían incurrir en incumplimiento;
• y los que piensan que el fin, siempre justifica los medios.

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Gestión del gasto y la cultura de cumplimiento

Uno de los factores más importantes a considerar para garantizar la cultura de cumplimiento de su organización es la gestión del gasto. Para ello, es esencial que considere las políticas y procesos que mantengan su resultado final bajo control. Algunos consejos para lograrlo son:

• Aplicar controles en toda su política de gastos generales.
• Utilizar tecnología inteligente.
• Reducir los gastos no conformes.
• Aprovechar los reportes y la analítica para revisar su desempeño en relación con las políticas establecidas.

Recuerde que en el diseño de una cultura de cumplimiento deben incluirse las pautas para su evaluación, establecer un sistema de sanciones y también uno de recompensa por su observancia.

Para que funcione, es vital que todos los miembros de la empresa la conozcan y se encuentren alineados en su vigilancia y acatamiento. Para lograr esto, debe promoverse un cambio de mentalidad en los empleados, fundamentado en la identificación y sentido de pertenencia hacia la organización, los principios y valores sobre los cuales se fundamente.

Además, es necesario establecer herramientas de gestión, control y seguimiento que permitan estimar su desempeño.

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