Deber de protección: Ya no solo para emergencias

El deber de protección solía ser la gestión de crisis, utilizada en gran medida por las compañías de petróleo y gas y otras que operan en entornos remotos y propensos a peligros.

La pandemia de COVID-19 y la naturaleza evolutiva del trabajo cambiaron eso. Ahora, no es posible considerar al deber de protección como una respuesta a una emergencia cada cinco años aproximadamente. Uno no puede simplemente desempolvar el plan de crisis y responder.

“Los líderes ejecutivos reconocen que existe un énfasis mucho más amplio y un enfoque mucho más estratégico en el deber de protección”, afirmó Isaac Bowman, gerente sénior de Deloitte, durante una sesión sobre el tema durante la SAP Concur Travel Industry Summit. “Todos sabemos que los empleados son su activo más valioso. El programa de viajes es básicamente la logística de trasladar a esas personas, esos valiosos activos, por todo el mundo”.

La pandemia, por supuesto, hizo de la seguridad una preocupación cotidiana que afectaba por doquier tanto a los viajeros como a otros empleados. Las organizaciones se dieron cuenta de sus crecientes responsabilidades y han estudiado, cambiado y mejorado los sistemas y las prácticas.

Tienen controles más estrictos, como garantizar que los viajes sean aprobados por los líderes, quienes pueden recibir reportes periódicos y tener reuniones semanales para mantenerse informados sobre los cambios y requisitos de viaje. Han utilizado cada vez más la tecnología de seguimiento de viajeros que no solo permite a la compañía saber dónde están los empleados, sino que también puede informarles de las restricciones y otras preocupaciones.

"Uno de los cambios que hemos notado es que en el pasado los programas ligeramente gestionados solo dependían de TMC para encargarse de todo y estamos de acuerdo con eso", dijo Tony Peter, vicepresidente sénior de asociaciones estratégicas de Travel Incorporated y miembro del panel de la sesión. “Siempre hemos tenido excelentes herramientas interactivas... pero lo que hemos visto ahora desde la pandemia es que los clientes a cualquier nivel son realmente más activos y tienen acceso a esos datos”.

Todos los empleados, no solo los que viajan

A medida que la pandemia vaciaba las oficinas corporativas y convertía las habitaciones y mesas de comedor en lugares de trabajo, las diferencias entre los empleados que viajaban y los que no viajaban se redujeron. Al mismo tiempo, se amplió la definición de deber de protección y de quiénes abarcaba.

Así como las organizaciones se sentían responsables de controlar a los viajeros y sus ubicaciones, ahora tenían trabajadores a distancia con muchas de las mismas necesidades. Ponerse en contacto con un empleado ya no es un simple asunto de ir a su cubículo o buscar su dirección particular. Las organizaciones tenían que ir más allá de un enfoque único.

"Las funciones principales de lo que está dentro de un deber de protección tienen un valor mucho más amplio para la organización que simplemente responder a los desastres naturales", dijo Bowman. “En realidad, el trabajo está en cualquier lugar donde se sienta el empleado, y un día que podría estar en mi oficina en casa o en mi patio trasero, podría ser que estoy trabajando en una cafetería al otro lado de la calle, pero podría estar pasando la mitad del año trabajando en una casa de vacaciones”, en todo el estado, país o el mundo.

La salud mental y el equilibrio entre el trabajo y la vida personal

La visión más amplia del deber de protección se extiende mucho más allá de la capacidad de enviar alertas a los viajeros o de extraerlos del extranjero en caso de enfermedad.

Ahora, el deber puede extenderse a las oficinas domésticas de los trabajadores y abarcar la salud física y mental. Para cuidar y preservar sus fuerzas de trabajo, las organizaciones pueden evaluar y atender su ejercicio, dieta e incluso sus necesidades espirituales. Fuera de los límites y controles de las instalaciones de una compañía, la configuración incorrecta de una oficina en casa, las mesas de comedor no son ergonómicas, podría ser un problema de gestión de riesgos. Con un conjunto tan amplio de factores, el deber de protección va más allá del equipo de gestión de viajes hasta los departamentos de Recursos Humanos, seguridad, operaciones y más.

Las investigaciones muestran claramente el impacto de la pandemia en la salud mental. Las compañías deben estar conscientes de ello y acoger con satisfacción los debates al respecto.

“El deber de protección ha evolucionado y adquirido un significado mucho más amplio no solo para involucrar a los viajeros o las personas en la oficina, sino también a las personas que trabajan desde casa, y no solo para hablar de dolencias físicas y lesiones laborales, sino también para abarcar los problemas de salud mental", afirmó el Dr. William Hauptman, director médico de Asistencia en International SOS.

Información y aceptación

Una pregunta frecuente de los viajeros implica si deben hacer todas sus reservaciones a través de su sistema de gestión de viajes corporativos. La consulta común plantea problemas relacionados con la educación, la información y la aceptación.

Los gerentes de viajes suelen preferir un sistema cerrado porque les permite proteger y asesorar mejor a los viajeros y ayudar a que otros departamentos, como la seguridad, entren en el circuito. Sin embargo, con el deseo de los viajeros por la flexibilidad y las crecientes preocupaciones por el deber de protección, reconocen que deben tener la capacidad de capturar información externa de la reservación para que puedan contactar a los viajeros y mantenerlos informados.

Los sistemas y la educación de los empleados son esenciales.

"Podemos crear una gran política de cómo responder a cada tipo de contingencia bajo el sol. Sin embargo, si no tenemos procesos que puedan implementar esa estrategia y no tenemos datos disponibles para evaluar ese plan estratégico, la estrategia en sí misma no podrá despegar", dijo Bowman.

"Es genial que al viajero se le dé una nueva dirección, pero necesitan entender por qué y qué más está involucrado en ello para que sean participantes realmente activos y dispuestos", dijo Peter.

Obtener más información

La evolución del deber de protección: La sesión Cómo gestionar y anticipar riesgos de la SAP Concur Travel Industry Summit presenta a los panelistas Anne Hamilton, The Walt Disney Company; Isaac Bowman, Deloitte; Ralph Colunga, SAP Concur; Tony Peter, Travel Incorporated; y el Dr. William Hauptman de International SOS. Vea la sesión AQUÍ

El deber de protección ya no se refiere solamente a la seguridad de los viajeros. AQUÍ

Más que una cuestión de seguridad. AQUÍ

Encuesta global de gestión de riesgos de Deloitte. AQUÍ