Digitalización de facturas: Descubra sus ventajas y cómo hacerlo correctamente

La digitalización de facturas es un proceso que beneficia a las empresas de múltiples formas. Si bien la mayoría de las compañías ya trabajan bajo este esquema, existen algunas que aún utilizan el formato tradicional en papel. Esto se traduce en procesos manuales lentos y mayor susceptibilidad a errores.

En este artículo abordamos la importancia de la digitalización de facturas y cuáles son las ventajas que le dará a su negocio este cambio en sus procesos empresariales.

¡Comencemos!

¿Qué es la digitalización de facturas?

Digitalizar las facturas es el procedimiento mediante el cual se pasa de un formato físico a otro digital y legal. La regulación de estos documentos digitales, es responsabilidad de las autoridades de cada país. Por otra parte, la mayoría de los países permiten las copias digitales de facturas emitidas en papel, siempre y cuando cumplan con requisitos básicos como:

1. Autenticidad de origen
2. Integridad de contenido
3. Legibilidad
4. Accesibilidad

Ahora, vamos a establecer la diferencia entre la digitalización de facturas y la facturación electrónica. Son dos procesos distintos, empleados con diferentes fines. Para que no exista confusión, aquí está la diferencia entre ambos:

• Las facturas digitalizadas por lo general se presentan en formato PDF y Word. Estas representan una versión digitalizada de una factura escaneada. Este formato permite un fácil proceso de archivo y se ensambla fácilmente con cualquier software. (Posee la apariencia de una factura común).
• Por otro lado, la factura electrónica se presenta como un formato XML y es un comprobante fiscal digital generado mediante internet. Este puede ser leído por un sistema informático, lo que permite registrar el archivo de una manera simple y automática.

¿Cuáles son los beneficios de la digitalización de facturas?

Son muchos los beneficios a los que podemos acceder con el proceso de digitalización. Los tiempos del área de facturación pueden mejorar considerablemente, junto con su precisión y eficiencia.

Para comprenderlo mejor, estas son las principales ventajas que proporciona:

Reducción de costos

Con una menor cantidad de recursos se pueden gestionar una mayor cantidad de documentos. Ya no es necesario ocupar oficinas con archivos, se eliminan los espacios físicos innecesarios dentro de la empresa. Esto quiere decir, que ya no será necesario pagar por una habitación solo para tener pilares de archivos.

Los procesos se agilizan y los costos se reducen considerablemente. Además, no existen las pérdidas por daños físicos, irresponsabilidad o malicia.

La manipulación temprana de información, ayuda a la empresa a determinar si los gastos producidos, se encuentran dentro de los aprobados por las políticas de la empresa.

La reducción de costos es uno de los puntos más favorecidos por la digitalización de facturas.

Procesos ágiles

Gracias a la inteligencia artificial y a la agilización de los procesos de facturación, se pueden evitar los datos recurrentes y mejorar considerablemente los tiempos de auditorías.

Además, gracias a la tecnología de Machine Learning, algunos de los datos pueden ser completados en cientos de facturas de manera automática. Esto nos presenta un ahorro de tiempo y dinero nunca antes visto.

Por otra parte, este mecanismo permite fortalecer y mejorar las relaciones existentes con compradores y proveedores.

Seguridad

Al encontrarse en un formato digital, ya no debe temer por la seguridad de la información. El tiempo y los factores ambientales tampoco serán una preocupación. A su vez, se pueden evitar las pérdidas de facturas que muchas veces son un verdadero dolor de cabeza.

Por otra parte, al transformarse en archivos digitales, los mismos pueden ser archivados y protegidos con claves de bloqueo. Esto impide que personal no autorizado tenga acceso a información clasificada. Además, muchas empresas de software cuentan con certificaciones de seguridad que avalan la protección de la información sensible de su empresa.

Autenticidad

Al incorporar normativas de regulación sobre la digitalización de las facturas, se reducen los problemas por falsificaciones y garantiza la legalidad de la documentación archivada.

Reducción de espacios

Al eliminar el formato papel dentro de los archivos de la empresa, no solo ahorrará costos, también logrará recuperar espacios que se podían considerarse inertes. En el formato digital, toda la información puede concentrarse en sectores especializados, permitiendo que las demás áreas puedan enfocar su productividad en otras tareas.

Accesibilidad

Se puede contar con toda la información de una manera más organizada y accesible desde cualquier punto de conectividad. Esto mejorar la toma de decisiones y la productividad dentro de la organización.

Automatización de procesos

La posibilidad de automatizar procesos mejora la trazabilidad documental. Esto le permitirá simplificar las tareas administrativas, mediante la programación de procesos de validación y control en tiempo real.

La automatización de tareas ligada al uso de machine learning, impide los reprocesos y la reducción de errores radicalmente. El empleo de tecnología inteligente aumenta la productividad de la empresa e impulsa el valor comercial.

Mejora los tiempos

Al poder acceder de una manera más rápida la información, se pueden realizar procesos que antes podían llegar a demorar días, en menos de la mitad del tiempo. Ahora podrá emplear el tiempo sobrante en una mejor calidad de atención a los clientes y proveedores.

¿Cómo realizar la digitalización de las facturas?

Para este proceso, la tecnología brinda excelentes plataformas que ofrecen estos servicios de manera segura, eficaz y sencilla. Desde ellas, es posible realizar todo el procedimiento de digitalización de las facturas mediante un par de clics.

El proceso es muy simple:

1. Primero, la empresa recibe las facturas de los proveedores vía mail, correo postal o electrónicamente.
2. Luego, los datos como nombre del proveedor, número de factura, fecha, número de orden de compra y otros, se capturan mediante tecnología OCR.
3. Para finalizar, los datos capturados son validados por la plataforma.
4. La factura se envía para su aprobación y pago.

Ambas partes ahorran tiempo y dinero en algo que, hasta hace unos años, era un verdadero dolor de cabeza. La aplicación de este software en el mundo actual ya no es una posibilidad o sugerencia, es una necesidad.

Uno de los expertos en tecnologías de automatización y procesamiento de facturas es SAP Concur, que ofrece excelentes soluciones para facilitar la digitalización de facturas de forma ágil y profesional.

En conclusión

Si aún no cuenta con una plataforma para facilitar la digitalización, aprobación y el envío de facturas, es el momento de pensar en cómo dar sus primeros pasos hacia la transformación digital. Ya no hay lugar para métodos clásicos en un mercado tan competitivo como el actual. Con la digitalización y automatización su empresa podrá ahorrar tiempo, dinero y espacio. ¿Qué espera para comenzar a implementarla en su organización?

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