15 herramientas para el teletrabajo que van a mejorar la productividad en su empresa

Aunque el teletrabajo no es algo nuevo, la pandemia de COVID-19, sumada a las nuevas tecnologías, la disponibilidad de espacios de coworking y los eventos globales, ha hecho que muchas empresas y personas lo descubran por primera vez, lo que a su vez significa que el uso de herramientas para teletrabajo es indispensable.

El teletrabajo tiene un historial de éxito comprobado tanto para empleados como empleadores. Cuando se hace bien, puede mejorar la productividad, la creatividad y la moral del personal.

Lo que implica mayores ingresos, menos rotación de los empleados, una mejor capacidad de reclutamiento y en definitiva una mayor ventaja competitiva.

Ahora bien, implementar una política de teletrabajo no se trata simplemente de enviar a los empleados a sus casas y esperar que hagan lo mejor que puedan. 

Para cambiar hacia el trabajo desde casa de manera efectiva, se debe contar con un conjunto de herramientas esenciales.

En este post, le mostraremos 15 herramientas para teletrabajo indispensables para mejorar la productividad de su empresa.

1. Concur Travel y Concur Expense

Probablemente su equipo tenga que viajar por trabajo, y también necesitan hacer un seguimiento de los gastos de viaje.

Concur Travel y Concur Expense integran las reservas de viajes y los gastos en un mismo sistema. Tanto si su programa de viajes de negocios es gestionado o no, tener datos más exactos e informes más detallados le ayudarán a tomar mejores decisiones.

Concur Travel, por un lado, funciona con cualquier agencia de viajes, cualquier emisor de tarjetas de crédito corporativas y cualquier GDS para facilitar el cumplimiento de las políticas mientras ahorra tiempo y dinero.

Por otro lado, la herramienta de reservas de viaje ofrece contenido de viajes globales y acorde con las políticas de su empresa, son fácilmente accesibles y están disponibles en cualquier lugar del mundo.

Además, los viajeros pueden contar con una amplia gama de opciones de viaje basadas en las políticas de la compañía y en las preferencias individuales del viajero.

Podrán hacer reservaciones de vuelos nacionales e internacionales con facilidad, así como automóviles de alquiler, hoteles y trenes.

2. Trello

Trello es un software de gestión de proyectos online muy popular, que permite a sus usuarios colaborar con otros miembros y ejecutar tareas relacionadas con sus proyectos sin necesidad de cambiar de una herramienta a otra.

Con solo una mirada, los miembros del equipo pueden ver las tareas y a quienes están asignadas, así como aquellas que ya se han completado. Además, mover las tareas a través de la plataforma es muy sencillo y permite saber rápidamente cómo va el progreso del proyecto.

Para mostrar el progreso, los usuarios pueden mover las listas a los tableros adecuados y almacenar las tareas en la nube o en su propio perfil.

Los usos más importantes de Trello son:

• Organización de actividades diarias: la aplicación ayuda a los usuarios a realizar un seguimiento de sus tareas diarias utilizando una sola plataforma. La comprobación y actualización de las tareas no es nada confuso gracias a la naturaleza visual de la herramienta.
• Gestión de un proyecto o equipo: este es uno de los usos más populares de Trello, ya que permite a los gerentes supervisar un proyecto y crear tableros con tareas específicamente para uno o varios miembros.
• Ejecución de un presupuesto: también se puede emplear para realizar un seguimiento de los gastos e ingresos. Se pueden emplear diferentes tarjetas de ingresos y gastos para ayudar a tener un mejor control de las finanzas.
• Seguimiento del tiempo: desde el cobro por hora de trabajo hasta el tiempo que se tarda en completar una tarea o un proyecto, Trello ayuda a aumentar la productividad en los empleados.

3. Google Docs

Muchas empresas usan Google Docs como una forma de aumentar la eficiencia y usabilidad de la información, gracias a que sus productos permiten crear, editar, almacenar y compartir archivos con otros usuarios en línea, desde cualquier ubicación y en tiempo real.

Hablando sobre herramientas de teletrabajo, Google Docs es una de las más usadas. Además, más allá de almacenar información en línea, es totalmente interactiva y permite la colaboración entre los empleados, así como compartir archivos y datos individuales.

Las ventajas de usar Google Docs son:

• Hay varios tipos de archivos disponibles: desde documentos tipo Word, hasta hojas de cálculo, dibujos, presentaciones, formularios y mucho más.
• Compatibilidad con Google Drive: la compatibilidad con esta herramienta permite ver y abrir casi cualquier tipo de archivo, como doc., xls., docx., odt., xlsx., ppt. y otros.
• Variedad de información para gestionar y compartir: muchos temas de la empresa se pueden discutir o realizar con los archivos compartidos.
• Facilidad de comunicación corporativa: la colaboración en el trabajo se simplifica al utilizar Google Docs. El tiempo de retraso que ocurre con el envío de documentos por correo electrónico se elimina, ya que la comunicación es en tiempo real y el acceso a los documentos está disponible en cualquier parte del mundo.
• Fácil de usar y aprender: si los empleados tienen experiencia usando los programas de Microsoft Office, como Word, Excel y PowerPoint, entonces no tendrán ningún problema en utilizar Google Docs.

4. Google Drive

Almacenar documentos para facilitar la colaboración siempre ha sido un tema de interés y preocupación para los equipos que trabajan juntos en un proyecto, pero con Google Drive ya no será un problema.

Las características de esta herramienta para home office son:

• En primer lugar, es compatible con todos los archivos de Google Docs.
• Es gratuito, por lo que es útil tanto para empresas grandes como pequeñas.
• La interfaz es amigable, familiar y fácil de aprender.
• Con una cuenta gratuita se tienen disponibles 15 GB de almacenamiento que se comparte con la cuenta de Gmail, Google Photos y Google Drive.
• Permite que la colaboración entre los miembros del equipo sea fácil y rápida. Ya no tienen que preocuparse de guardar y cerrar el documento antes de que otra persona pueda trabajar en él, ya que Google Drive permite que todo el equipo trabaje a la vez.
• Permite el uso de complementos, como Workflows, una solución para proyectos que requieren de aprobación antes de finalizarlos.

5. Active Collab

Esta herramienta para teletrabajo es una plataforma digital de administración de proyectos y colaboración, que ayuda a los equipos a ser más eficientes y a trabajar de manera fluida.

Permite a los empleados mantener toda la información en un solo sitio donde los miembros del equipo pueden comunicarse, actualizar información y ver las tareas en las que deben trabajar en cuestión de segundos.

Además, cuenta con una sólida seguridad, por lo que pueden estar tranquilos al trabajar con clientes.

Las principales ventajas de Active Collab son:

• Excelente colaboración: ya sea que usted y su equipo están trabajando en la misma oficina o desde diferentes ubicaciones, esta herramienta garantiza que todos estén en sintonía. Active Collab cuenta con una amplia variedad de características que agilizan el intercambio de archivos, la delegación de tareas, la comunicación interna y mucho más.
• Seguridad de datos robusta: se pueden establecer permisos basados en roles para determinar que pueden ver y acceder los miembros del equipo, así como los clientes. Esto permite que se puedan incluir a todo aquel que esté involucrado con el proyecto sin temor a que se vulnere la confidencialidad y la seguridad de los datos.
• Flujo de trabajo más organizado: con esta herramienta se pueden crear listas de tareas y subtareas, lo que hace que el flujo de trabajo sea más organizado. Lo primero que verán los usuarios al ingresar en la plataforma es la lista de tareas con la que podrán monitorear fácilmente el progreso del proyecto, saber cuáles son las tareas que no cumplieron con la fecha límite y cuáles están en curso.
• Integración con el correo electrónico: el email, así cómo la integración de las notificaciones online, permiten que todos los que están involucrados con el proyecto hablen entre sí sobre los detalles, se mantengan actualizados y generen ideas.
• Registro del tiempo: Active Collab permite que sus usuarios lleven un seguimiento de las horas pagaderas, lo que hace que sea útil en la gestión de nóminas. Además, también facilita el cálculo de los cargos que deben incluirse en la factura del cliente.

6. Confluence 

Confluence es un espacio de trabajo que se puede utilizar para ayudar a los equipos a colaborar y compartir conocimiento de forma eficiente.

Con esta herramienta, se pueden capturar los requisitos del proyecto, asignar tareas individualmente y administrar varios calendarios a la vez. Además, los espacios ayudan a su equipo a estructurar, organizar y compartir el trabajo, de modo que cada miembro involucrado con el proyecto tenga visibilidad y acceso a la información que necesita para hacer bien su trabajo.

Confluence es para equipos de cualquier tamaño y tipo, desde aquellos que necesitan un espacio para construir una cultura de equipo y relacionarse entre sí de una manera más abierta, hasta aquellos con proyectos urgentes o de alto riesgo que necesitan el máximo rigor en cada una de sus prácticas.

Las principales características de Confluence son:

• Editor colaborativo: es un poderoso editor colaborativo, ya que permite crear notas de reuniones, planes de proyectos y requisitos de productos, al mismo tiempo que otros usuarios editan y ven todos los cambios simultáneamente.
• Espacios de trabajo organizados: en la plataforma se puede crear un espacio para cada equipo, departamento o proyecto para compartir información y mantener el trabajo organizado.
• Trabajar desde cualquier lugar: Confluence se puede sincronizar con dispositivos iOS o Android, lo que permite que los usuarios puedan realizar un seguimiento de la actividad del equipo y enviar comentarios.
• Control de versiones de páginas y archivos: se puede realizar un seguimiento de todas las versiones y cambios que realice en una página.

7. Jira

Jira es un popular software de gestión de proyectos gracias a su flexibilidad. En todo el mundo, más de 65.000 empresas de todo tipo lo utilizan, por lo que es de esperar que cada organización pueda usarlo a su manera.

Jira se creó precisamente para manejar los desafíos típicos que aparecen en la gestión de proyectos. En la plataforma se pueden administrar todas las tareas del proyecto, y las tareas incluyen toda la información necesaria como archivos adjuntos, subtareas, estado de la tarea, a quién fue asignada, entre otros.

Con base en los tableros donde se muestran las tareas, se pueden crear hojas de ruta del proyecto que ayudan a tener una comunicación productiva entre las partes interesadas, y la administración sobre presupuestos y requisitos de funciones.

8. Asana

Asana es otra excelente herramienta de gestión de proyectos y es una de las más populares.

Permite a un administrador de proyectos generar tareas como parte de un gran proyecto, asignarlas a miembros específicos y establecer una fecha límite para completarlas.

Los equipos pueden colaborar en las tareas que tienen acceso enviando comentarios instantáneos y adjuntando archivos para compartir documentos. Los usuarios también pueden recibir notificaciones en su bandeja de entrada sobre el estado de las tareas que les fueron asignadas y los plazos de entrega.

Asana es útil tanto para proyectos de corto como largo plazo y da la opción de guardar proyectos completos para usarlos o revisarlos en un futuro.

Aunque no cuenta con una función de seguimiento como otras herramientas, es muy fácil de utilizar, y se enfoca en la gestión de tareas y la colaboración entre los miembros del equipo.

9. Slack

Slack es una herramienta de comunicación que nació con el objetivo de reemplazar el correo electrónico en las empresas, aunque su función terminó siendo otra, ya que realmente se puede considerar cómo una herramienta de mensajería que sirve cómo complemento del email.

El correo electrónico tradicional es eficiente para compartir documentos importantes con compañeros de trabajo y clientes, pero no está diseñado para conversaciones. Ahí es donde entra Slack, puesto que es perfecto para mensajes que necesitan una respuesta rápida.

Entre las principales ventajas de esta herramienta de trabajo en casa, están las siguientes:

• Permite crear canales de comunicación dentro de la empresa. Por ejemplo, se pueden crear canales para cada cliente que incluya a todos los empleados que están involucrados con el proyecto.
• Los canales pueden ser públicos, privados, compartidos o servir como un multiespacio de trabajo.
• Ayuda a que sea muy fácil compartir y colaborar en tiempo real, lo que es excelente cuando se necesita una respuesta rápida para cumplir con una fecha límite.
• Los datos dentro de la plataforma siempre están protegidos gracias a la gran seguridad de Slack.
• Se puede descargar tanto en el escritorio como en un dispositivo móvil, y ambos se pueden sincronizar.
• Es fácil compartir algo divertido que no esté relacionado necesariamente con el proyecto con los compañeros de trabajo.

10. Skype

Skype es un software de comunicación online bastante extendido y conocido, tanto por usuarios individuales como por empresas.

Se trata de una herramienta muy práctica que permite realizar llamadas, videollamadas, enviar mensajes instantáneos y compartir archivos con otros usuarios que también estén registrados en el software.

Una de sus mejores características es que permite realizar llamadas directamente a números telefónicos, por lo que no es necesario que la otra persona tenga Skype.

Entre sus muchos beneficios están: 

• Es fácil de usar y es muy intuitiva. 
• Skype Empresarial está conectada con Office 365, por lo que, si se cuenta con el paquete completo, se puede convertir en la mejor plataforma para compartir documentos, presentaciones y conferencias telefónicas.
• Funciona en todos los dispositivos. No importa si quieres conectarte en una computadora, tablet, teléfono inteligente o incluso en una consola de videojuegos. Siempre tendrás acceso instantáneo a tus contactos, información, mensajes y podrás recibir llamadas en cualquier parte del mundo.

11. HubSpot 

HubSpot es un software completo que ofrece soluciones de inbound marketing y automatización que permite a las empresas ejecutar, administrar y medir todas sus actividades de marketing.

Básicamente, es una herramienta que cuenta con todo lo necesario para ejecutar campañas exitosas sin problemas.

Entre sus soluciones, el CRM es ideal para empezar porque es gratuito y permite profundizar en las relaciones con los clientes y brindar la mejor experiencia posible.

Además, es fácil de usar y tiene muchas funciones que no son tan complejas como otras alternativas de CRM.

12. Zoho CRM

Zoho CRM es otro famoso CRM en el que confían unas 250.000 organizaciones en todo el mundo. En esencia, sirve para convertir más clientes potenciales, interactuar con los clientes actuales y aumentar los ingresos.

La plataforma se puede personalizar fácilmente para que sea útil para las necesidades únicas de cualquier tipo de empresa, por lo que es ideal tanto para pequeñas, grandes, nuevas o antiguas compañías.

Los beneficios de Zoho CRM son:

• Simple y fácil de usar: a diferencia de otros CRM, no necesita un título en TI para poder usarlo, personalizarlo y monitorearlo. La plataforma se divide en módulos, cómo clientes potenciales, contactos, proveedores y acuerdos, para una gestión de datos precisa en una base de datos compartida.
• Acceso en tiempo real: brinda acceso en tiempo real para monitorear el ciclo de ventas, el historial de contactos, el tamaño de la transacción, el perfil de la competencia y muchos otros datos que permiten dirigirse a los clientes correctos durante el proceso comercial.
• Migración sin problemas: ofrece un proceso de migración desde hojas de cálculo y otros CRM con facilidad. Una vez que se tienen los datos en el formato adecuado, Zoho CRM tiene la particularidad de que asigna automáticamente los archivos de importación a los módulos dentro del CRM.
• Comunicación omnicanal: se puede acceder y utilizar el CRM en todos los canales, como correo electrónico, teléfono, redes sociales y chats en vivo. Podrás recibir notificaciones en tiempo real cuando sus clientes respondan e interactúen con usted.

13. Dashlane

Dashlane es una plataforma que sirve como administrador de contraseñas y puede guardar toda la información personal del usuario en un solo lugar, lo que permite tenerlos a la mano para utilizarlos al instante con total seguridad y en cualquier lugar.

También permite modificar contraseñas antiguas que son poco seguras por otras más difíciles de vulnerar, y sin necesidad de tener que memorizarla o almacenarla en otra parte.

Dashlane es muy útil porque ofrece una excelente seguridad, es compatible con computadoras personales, de oficina, dispositivos móviles y hasta tiene una extensión de navegador, es fácil de usar, intuitiva, y cuenta con un plan gratuito.

14. InVision

InVision es una plataforma unificada que sirve para el diseño de productos digitales. Es un software detallista que permite la colaboración entre diferentes partes interesadas a lo largo del flujo de trabajo del diseño de la interfaz de usuario, desde la ideación hasta el desarrollo final.

Aunque es usado por muchas empresas grandes, también está diseñado para equipos más pequeños.

Con InVision, los usuarios pueden crear patrones de navegación de interfaz de usuario, diseñar prototipos y planificar el viaje del usuario. De igual forma, permite que diferentes usuarios den su opinión simultáneamente para mejorar los diseños, planes y presentaciones.

15. Headspace 

La salud mental de los empleados es un factor tan importante como cualquier otro, incluso mucho más relevante. Headspace funciona como una guía para practicar la meditación y la atención plena.

Se trata de una aplicación de salud mental para organizaciones modernas que entienden su importancia. Brinda la posibilidad de acceder a cientos de ejercicios de meditación, concentración y sueño, y permite a los equipos mantenerse comprometidos y felices.

Mejores prácticas de teletrabajo

No todas las herramientas para teletrabajo son iguales y escoger incorrectamente puede obstaculizar el trabajo desde casa.

Para asegurarse de que elige las soluciones de home office adecuadas, las herramientas deben tener las siguientes características:

• Deben funcionar en todos los dispositivos en cualquier lugar: si solo funciona en la oficina, no sirve. La herramienta debe ser capaz de funcionar en cualquier dispositivo con conexión a Internet.
• Mejorar la comunicación interna y externa: las herramientas que ayudan a realizar reuniones individuales o grupales con el personal son imprescindibles.
• Fáciles de usar: si la aplicación es demasiado compleja y requiere de una elevada curva de aprendizaje, olvídese de ella y escoja una con características similares, pero mucho más sencilla.

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