8 consejos para planificar viajes empresariales
Las herramientas tecnológicas han acortado las distancias y la pandemia de COVID-19 ha impuesto restricciones y límites a los traslados, pero los viajes empresariales siguen siendo una actividad imprescindible para el mundo de los negocios.
Por esta razón, a medida que se levanten las restricciones y se vuelva al ritmo de vida habitual, los viajes empresariales recuperarán su espacio.
¿Necesita planificar viajes empresariales? ¡Continúe leyendo y tome nota de los consejos que tenemos para usted!
1. Revisión de la política de viajes
Primero, se recomienda realizar una revisión y actualización de su política de viajes. Si no cuenta con una, es un buen momento para comenzarla.
Si cuenta con la política de viajes, verifique lo allí contemplado y siga el paso a paso que en ella se detalla para la planificación de los traslados empresariales, es decir, los costos, los proveedores preferentes y cómo deben procesarse las solicitudes de tus colaboradores.
Además, después de los cambios en la dinámica de los viajes a partir del 2020, es importante que no olvide actualizar las políticas en cuestiones como la seguridad y el deber de cuidado.
En caso de que su empresa no cuente con una política de viajes y gastos, entonces debe diseñarla, considerando los aspectos que le señalamos a continuación:
- Procesos de aprobación;
- Alojamientos;
- Medios de transporte;
- Proveedores preferentes;
- Control de gastos;
- Seguridad de los viajeros.
2. Organice la agenda
Es necesario tomar en cuenta los horarios del lugar de destino y si el vuelo es de larga duración, debe considerar la diferencia horaria y tomar un descanso antes de efectuar la primera actividad o reunión.
También es necesario tomar en cuenta el tiempo de los traslados, las horas de comida y de descanso, ya que esto garantiza un mejor rendimiento en el desempeño.
3. Proveedores preferentes
Tener una lista de proveedores confiables le facilitará el trabajo en gran medida, además de otorgarle un mayor control sobre los gastos a realizar.
Ya que una parte importante de su trabajo es garantizar la seguridad y comodidad de su cliente interno, es decir, del viajero, el contar con un listado de proveedores, cuyos costos y calidad de servicio ya conoce, es una forma de garantizar una buena experiencia a su colaborador.
Además, contará de antemano con información relevante como: costo de las habitaciones, precio del menú y servicios adicionales que ofrecen, lo cual le brinda la opción de comparar, elegir y conocer de la manera más fiel posible, el costo global del traslado.
4. Control de gastos
La política de viaje de la empresa seguramente dejará bien en claro la diferencia que existe entre los viajes empresariales y los de turismo. Por lo tanto el colaborador debe saber cuáles son los gastos que asumirá la empresa y cuáles correrán por su cuenta.
Esto variará seguramente, según el cargo que ocupe el colaborador en la empresa y las actividades que deba cumplir.
En caso de que el viajero tenga acceso a una tarjeta de crédito de la empresa, es preciso que tenga claro el monto máximo a utilizar y los soportes que tendrá que entregar como respaldo. De igual forma sucederá si los gastos son contra rembolso o si se le asigna una cantidad de efectivo.
Todo viajero debe presentar a su regreso un informe donde rinda cuentas sobre el cumplimiento de los objetivos del viaje, los gastos realizados y los soportes con las indicaciones previamente indicadas por la empresa.
En caso de que la empresa cuente con soluciones tecnológicas para el control y gestión de gastos, el proceso de envío y aprobación de recibos y gastos será mucho más sencillo.
Los lapsos para todo esto, deben estar claramente detallados en la política de viaje de la empresa.
5. Utilice herramientas tecnológicas
El uso de herramientas tecnológicas y la digitalización de los procesos de la empresa, es una de las formas más seguras e inteligentes de gestionar y controlar los gastos de su empresa en tiempo real.
Existe una gran variedad de herramientas y software que pueden ayudarlo y hacer más eficiente el proceso de planificar viajes empresariales.
Estas soluciones lo mantendrán actualizado sobre los gastos realizados, podrá realizar aprobaciones y reportes mucho más rápido y estará en contacto tanto con los viajeros como con sus proveedores de servicio. Así, ofrecerá a todos los involucrados una mejor experiencia y reducirá los costos en tiempo y dinero para la empresa.
Es importante también, que sus proveedores de servicios cuenten con herramientas tecnológicas que permitan la interacción para obtener información, efectuar las reservas, actualizar precios y servicios.
6. Reducción de presupuesto
El contar con una lista de proveedores preferentes, un sistema de control de gastos y el uso de herramientas tecnológicas, no solo le facilitará el planificar viajes empresariales y ofrecerá una mejor experiencia a su viajero, sino que además, podrá ahorrar dinero a la compañía.
¡Seguramente se estará preguntando por qué!
La respuesta es muy sencilla, con esos tres elementos de control, puede conocer y comparar presupuestos, recibir beneficios de fidelización de parte de los proveedores, hacer un uso adecuado de los recursos y llevar un registro detallado de los gastos, todo esto con seguridad, evitará contratiempos y en definitiva, reducirá los costos.
7. Escoja la forma de traslado
A fin de tener mayor seguridad, además de ahorrar tiempo y dinero, es recomendable que escoja y contrate con anticipación la forma de traslado. Las soluciones integrales de viajes le ayudarán mucho con este proceso.
Evalúe cuál es el más conveniente (taxi, alquiler de auto, servicio ejecutivo), según la ciudad o país de destino, pero en cualquier caso, ya debe estar contratado y listo para el momento de llegada.
8. Contrate un seguro de viaje de negocio
Este tipo de seguro además de incluir la atención de salud en el extranjero, ante cualquier accidente o imprevisto— el cual en algunos países tiene carácter obligatorio— también incluye la cobertura y resolución de algunos inconvenientes que pueda tener durante el traslado.
Los seguros de viajes de negocio le ofrecen cobertura para algunos imprevistos que puedan surgir durante los traslados, tales como: pérdida de vuelos, conexiones o reservas, así como en el extravío o robo de documentos, equipaje o aparatos electrónicos.
Si su puesto de trabajo le exige viajar con frecuencia, es posible que le resulte conveniente contratar este tipo de servicios, con una renovación anual.
¡Llegamos al final!
Planificar un viaje empresarial requiere una visión integral de cada etapa, y con las nuevas restricciones de movilidad, también requiere de especial atención a cada aspecto de la seguridad del viajero. Por ello es muy importante que su organización siempre esté a la vanguardia, incorporando herramientas que disminuyan los errores y garanticen un proceso más eficiente para todos sus colaboradores.
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