Ideas para lograr una variación favorable en el regreso de los viajes de negocio

El regreso de los viajes de trabajo está aquí. Es momento de estar preparados y utilizar la tecnología a nuestro favor para hacer el mejor uso posible del presupuesto.

No cabe duda de que un manejo consciente y adecuado del presupuesto y rentabilidad de una empresa es sumamente importante, hoy y siempre.

Según explica Economía Industrial en el artículo “Qué es una variación favorable? – Definición | Significado | Ejemplo”, la planeación del presupuesto suele comenzar por incluir el análisis de la estrategia financiera particular de la organización y de los factores externos para tratar de estimar cuáles van a ser los ingresos futuros, y ajustar la planificación de gastos a ello.

Posteriormente el área de Finanzas debe evaluar, junto con la Gerencia, qué tan bien se logró este ajuste a las cifras consideradas inicialmente, pudiendo encontrarse con una variación favorable, en la que el desempeño real del negocio es mejor que el proyectado, o con una variación desfavorable, en la que los ingresos fueron menores de lo estimado. No es difícil imaginar lo que significa este último escenario para un negocio.

Si nos centramos, por ejemplo, en los presupuestos y gastos de viajes de negocio, en SAP Concur reconocemos que para las organizaciones hay una complejidad que resolver, y es que se están encontrando con la urgencia de adaptarse a una nueva forma de gestionar estos viajes. Como lo señalamos en nuestro e-book titulado “¿Su compañía está lista?”, la forma de manejar los presupuestos y los gastos de viaje, así como la de apoyar a los ejecutivos viajeros, debe reexaminarse para acoplarse a la nueva realidad en que nos encontramos.

La pregunta es ¿cómo poder alcanzar una variación favorable, cuando hablamos de viajes de negocios? Si bien no hay una fórmula mágica, en el libro electrónico mencionado arriba (que, por cierto, está disponible para su descarga ahora mismo) hemos recopilado algunos consejos que consideramos esenciales.

Lo primero es aceptar que no hay vuelta atrás en el regreso de los viajes por trabajo, así que ese incremento en el rendimiento final del 2020 y, al menos, la primera mitad del 2021 que probablemente tuvo su compañía a causa de la suspensión de gastos de viajes y generales, tal vez este año se revertirá debido al repentino aumento en la demanda de este tipo de actividades con el objetivo de impulsar las ventas y cuidar el relacionamiento con clientes y proveedores.

Además de otro tipo de sugerencias, el documento en cuestión también enfatiza en la necesidad de ahorrar, partiendo del uso de tecnologías que habiliten la automatización de procesos, y cuidar el factor de sustentabilidad inherente en este tema.

Para lograr que los presupuestos asignados a viajes no se salgan de las manos, los negocios deben considerar ciertas medidas, como:

• Asegurar que los datos de gastos están integrados al sistema de contabilidad de la empresa, para que no sea necesario ingresarlos dos veces o bien perder tiempo e incrementar el riesgo al tener que trasladar la información de una a otra plataforma.
• Aprovechar las facturas y recibos electrónicos, evitando así el malgaste de recursos y tiempos, como el espacio físico de la oficina (que se pierde en almacenamiento y tratamiento de documentos físicos) y las horas dedicadas a generar reportes de gastos

Finalmente, conviene también contar con el apoyo de un experto en tecnologías innovadoras para una mejor gestión de los gastos del negocio. No olvide que estamos aquí para ayudarle.