Manejo de T&E en 2022: Renovarse o morir

Los viajes de negocio están regresando al día a día de las organizaciones, pero las modificaciones que han tenido lugar llevan a las áreas financieras a la necesidad de que la gestión de gastos y viajes también evolucione.

Es de todos sabido que las empresas han pasado por muchos cambios en el último par de años, a los cuales han tenido que adaptarse, y hacerlo rápido y bien ha sido algo mandatorio para mantener los negocios operando. Es así que, aunque en el 2020 se suspendieron por completo los viajes corporativos e incluso se llegó a hablar del fin de esta práctica por parte de las compañías, ahora vemos que a lo que se refería esta predicción es al fin de los viajes de negocios tal y como se conocían hasta entonces.

Este 2022 los ejecutivos y la fuerza de trabajo en general han vuelto a hacer maletas, pero hablar de la simple reactivación de los viajes sería quedarnos cortos: en la era actual, que se rige por el trabajo flexible, las operaciones remotas y los procesos digitales, viajar parece ser más importante que nunca, tanto como una forma de hacer resurgir las interacciones comerciales, generando nuevos contactos y ampliando los horizontes, como para impulsar la satisfacción de los empleados al brindarles más libertad en cuanto a dónde deciden trabajar.

En la reinvención de esta dinámica se han agregado diversos ingredientes que, hoy por hoy, son vitales, entre ellos la seguridad y el deber de protección de los empleados, así como la atención a la sustentabilidad. Adicionalmente, de acuerdo con El Espectador, se estima que los viajes corporativos aumentarán 38% durante este año, cifra que hace aún más importante poner atención en que este incremento no vendrá de forma tradicional.

En el artículo “¿Cómo está avanzando la reactivación de los viajes de negocio?”, la publicación relata algunos puntos interesantes a tomar en cuenta. De ellos destacamos la importancia de comprender que es necesario valorar la verdadera necesidad de cada viaje, y hacer únicamente los que hagan total sentido. Asimismo, éste es el mejor momento para planificar y ejecutar nuevas prácticas y métricas que consideren la responsabilidad con el medio ambiente y la sostenibilidad.

Dentro de esta reinvención que se está dando en las empresas, uno de los principales retos de los departamentos de Finanzas es la gestión de viajes y gastos (T&E). Esto es porque la renovada dinámica en el entorno laboral, a raíz de la pandemia, incluye nuevas características que hay que considerar al hacer la administración de gastos de la empresa. No sólo hablamos de ajustes en el número de viajes que los ejecutivos de las áreas de negocio hacen, sino de temas como nuevos tipos de pago y recibo electrónico, la consideración de gastos adicionales (como costos por cuarentenas, tests y vacunas), desafíos en la cadena de suministros, nuevas expectativas de los empleados, cambios en las prioridades empresariales y muchos más.

Por ello hemos preparado un amplio libro blanco, titulado “Prepararse para el futuro al reinventar la gestión de T&E”, que está a su disposición y que cubre los puntos que los equipos financieros necesitan dominar en esta nueva era, tales como gestión de riesgos, cumplimiento, experiencia del empleado, generación de crecimiento, el factor tecnológico en la generación de controles, y otros.

Este e-book sin duda presenta información vital para que las compañías aprovechen al máximo sus soluciones de T&E, destacando la importancia de la automatización y la inteligencia para abrir el camino de los negocios de forma segura y en cumplimiento.