¿Cómo reducir las distancias de un mundo globalizado en los viajes corporativos gracias a la tecnología?

Gracias a que nuestro mundo se ha globalizado, el mercado ha pasado de ser un asunto local a disponerse alrededor de todo el mundo. Y a pesar de que esto ha traído grandes ventajas, como la internacionalización, también ha generado múltiples retos a las compañías, como la gran necesidad de hacer viajes corporativos.

Con el paso del tiempo, este tipo de viajes se han convertido en algo rutinario y ahora ha aparecido como un requerimiento importante el reducir las distancias, usando aliados como la tecnología.

Son múltiples las herramientas que se han desarrollado en los últimos años con el objetivo de reducir las dificultades que puede tener hacer viajes corporativos. De esta forma, no importa si necesitas viajar a países vecinos como Colombia o a algún país lejano, la tecnología ha hecho que el mundo globalizado no sea un obstáculo para las organizaciones, sino una ventaja de la cual apoyarse.

Avances tecnológicos en la gestión de viajes corporativos

Gestionar un viaje corporativo es una tarea que ha tenido muchos cambios en la manera en la que se realiza. La tecnología juega un papel importante en ello, puesto que los avances tecnológicos que se han implementado en los últimos años han logrado facilitar notablemente la forma en la que se gestionan. Entre los más importantes tenemos:

Aplicaciones móviles

Los teléfonos móviles se han convertido en un acompañante permanente de la mayoría de personas, ya que con la llegada de la digitalización todo lo pueden encontrar a un clic en sus smartphones, un gran beneficio que ningún colaborador puede dejar de aprovechar.

Por tal razón, han sido desarrolladas muchas aplicaciones que se encargan de gestionar los viajes corporativos en su totalidad: hospedaje, boletos o alquiler de autos son algunas de las tareas que hacen este tipo de aplicaciones, como SAP Concur.

Uso de inteligencia artificial

La IA tiene la capacidad de reconocer patrones no perceptibles para el ser humano, que le permiten llevar a cabo análisis y recomendaciones al cliente adaptadas específicamente a sus necesidades. Esto es posible gracias a multiples bases de datos, que incluyen información como su historial de reservas, últimos viajes realizados o sus destinos preferidos.

Software de gestión

Estos software de gestión de viajes corporativos son la mejor opción a la hora de acortar distancias en un mundo globalizado, ya que permiten la automatización de diversos procesos, como los pagos, reservaciones, búsqueda de mejores opciones, reembolsos, entre otros.

Al utilizar un software de gestión de viajes no será problema planificar un viaje a último minuto, puesto que cuentan con un sistema avanzado y automatizado. ¡Solo con algunos clics ya podrá planificar su viaje y estar listo para llevar a cabo su reunión de negocios!

Comunicación y colaboración en tiempo real

Una de las cosas que ha facilitado la tecnología es la comunicación. Gracias a los varios canales digitales que permiten enviar o recibir mensajes en tiempo real, es mucho más fácil organizar tareas, planear reuniones y administrar cualquier tipo de viaje corporativo.

Existen dos métodos de comunicación por vía digital:

1. La comunicación textual: se utilizan únicamente mensajes o métodos adicionales como notas de voz.
2. La comunicación en tiempo real de forma visual: un gran ejemplo son las videollamadas.

En la forma de mensajería hay muchas herramientas, como el correo electrónico, WhatsApp, Telegram, entre otros, que poseen varios grados de formalidad, siendo el primero de la lista el más común.

En la forma de videollamadas también hay múltiples herramientas, entre las más comunes se utilizan Zoom y Google Meet, dos instrumentos excelentes para llevar a cabo una reunión de trabajo, una entrevista o una simple conversación. Sin embargo, en un mundo globalizado, nada de esto podrá reemplazar a una reunión presencial. Por tal razón, la mejor forma de utilizar los medios de comunicación es para organizar un viaje corporativo que tenga el objetivo de asistir a una reunión presencial.

Automatización de procesos administrativos

Los procesos administrativos pueden ser la parte más tediosa de tener un viaje corporativo. Por eso, la tecnología ha sido utilizada para automatizar parte de estos.

Plataformas como SAP Concur se encargan de la gestión de gastos y de la captura y análisis de recibos, haciendo que la carga laboral del área administrativa disminuya notablemente. Esto permite tener un mayor enfoque a tareas más importantes.

Optimización de rutas y recursos

Un reto que quedó en el pasado tras la implementación de la tecnología fue la planificación de rutas y uso de recursos. Antes, era muy complicado organizar cuál era la mejor vía para llegar a un destino y saber cuánto recurso gastar. Afortunadamente, en la actualidad, con aplicaciones como Google Maps o de gestión de viajes como SAP Concur, es mucho más fácil conocer cuál es la ruta óptima en la que se gastan menos recursos para llegar a un destino.

Seguridad y cumplimiento normativo

Un problema bastante común a la hora de hacer un viaje corporativo es estar en línea al cumplimiento de todas las normas. Debido a que cada país o ciudad tiene sus propias normativas, resulta una tarea tediosa hacer un seguimiento de que todos los colaboradores cumplan con estas.

Por ello, se crearon aplicaciones que se encargan de ubicar todas las normativas que se deben cumplir antes de hacer un viaje y asegurar que todos los participantes del mismo las estén cumpliendo. Y, por supuesto, SAP Concur es una de ellas.

Además, la documentación en regla, las normativas de comportamientos como turistas o el asegurar cumplir el objetivo del viaje es una de las funciones que ofrecen este tipo de aplicaciones. Aumentando la eficacia y reduciendo costos del viaje corporativos sin tanto esfuerzo.

En un mundo globalizado, ¿es fácil acortar distancias?

Los viajes corporativos son algo que no puede ser reemplazado, ya que permiten que múltiples acuerdos se efectúen, así como negociaciones o relaciones empresariales importantes. Sin embargo, con el crecimiento de este mundo globalizado, cada vez ha sido más necesario realizarlos.

Los cambios que ha generado la presencia de la tecnología en el ámbito empresarial no han sido únicamente positivos. Ahora son muchos los entrevistadores que prefieren tener una videollamada antes que acordar una reunión presencial, pero esto no es lo recomendable, pues la presencia física genera mejores conexiones. Cuando hay un encuentro cara a cara es mayor la probabilidad de éxito, sobre todo porque es posible usar muchas más herramientas que a través de videollamadas se ven obstaculizadas.

Tomando todo esto en cuenta, sin duda es mejor utilizar la tecnología bajo otro enfoque: facilitar y optimizar los viajes corporativos, más no reemplazarlos.

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