¿Por que el outsourcing es importante para su negocio?

Las empresas proyectan sus actividades con el objetivo de crecer y obtener más ganancias, pero en ocasiones sus procesos de expansión se detienen porque su recurso humano es finito, no tienen talentos especializados o la infraestructura requerida. En estas situaciones, el outsourcing aparece como una solución eficaz.

Por esta razón, es importante que las gestiones empresariales conozcan y valoren la importancia del outsourcing, también conocido como subcontratación.

¿Quiere saber más? ¿Conocer por qué puede ser una solución efectiva para su empresa? A continuación, ¡todas las respuestas!

¿Qué es el outsourcing?

La palabra outsourcing significa literalmente “externalización” y se refiere a la práctica de las compañías de tercerizar servicios en otras empresas, por diferentes razones.

Esta forma de contratación es de gran valor para las empresas, ya que resuelve múltiples problemas, sin necesidad de hacer cambios en la propia estructura.

La subcontratación de áreas de trabajo o de producción y de expertos por fuera del propio negocio se utiliza para:

• Reducir la carga de trabajo en departamentos específicos (por ejemplo, tercerizar la liquidación de sueldos o nóminas, utilizar un servicio de recursos humanos externo, etc.)
• Contratar compañías especializadas con expertos en ciertos rubros (por ejemplo, el área de asuntos legales, los servicios de limpieza, la capacitación y formación de los trabajadores, la gestión contable, la distribución de productos, etc.)
• Complementar áreas de producción (por ejemplo, tercerizar la fabricación de ciertas partes de nuestros productos o ensamblar los artículos en otra compañía)
• Contratar talento para proyectos especiales en áreas determinadas (por ejemplo, digitalizar los procesos, lanzar nuevos productos o servicios, etc.)

Estas son las áreas más comunes, pero la externalización pude aplicarse a muchos más procesos. Todo depende de cual es el objetivo de la empresa, lo que determinará la finalidad del outsourcing.

¿Cuál es la finalidad del outsourcing?

Existe un antiguo dicho popular que dice “Zapatero a sus zapatos” y el outsourcing se trata justamente de eso: buscar el talento empresarial en cada rubro para sumar y avanzar juntos y de manera cooperativa.

En definitiva, el outsourcing es una técnica de contratación cuya finalidad es delegar tareas en expertos externos, para tener los mejores resultados posibles.

La idea es que la estructura de la empresa se dedique con toda su energía al negocio principal y las compañías subcontratadas hagan lo propio en su especialidad.

De este modo se optimizan los flujos de trabajo, se reducen los tiempos de ejecución, se gasta menos y se logran los objetivos propuestos mucho más rápido.

Externalización: ¿Cuándo lo necesita tu negocio?

El outsourcing se aplica en áreas no estratégicas de las empresas, pero su contratación o no incide directamente en su productividad.

Existen algunas preguntas clave para saber si la empresa necesita utilizar la externalización:

• ¿La productividad está estancada porque necesita personal especializado en algún proceso?
• ¿Las inversiones de tiempo y dinero se dispersan en tareas secundarias al core del negocio?
• ¿Las áreas no estratégicas generan problemas que afectan los flujos de trabajo?
• ¿Necesita separar las funciones principales de la empresa de otras que son complementarias y necesarias, pero no centrales?
• ¿Quieres incorporar tecnología para optimizar procesos y necesitas el mejor talento del rubro tecnológico?

Si respondes de manera positiva a 2 o más preguntas, el outsourcing podría brindarte la solución.

¿Pero qué tipo de contrataciones se necesitan? Vamos a conocer las formas en las cuales se puede implementar la tercerización.

Tipos de outsourcing

Existen distintas formas de organizar esta forma de contratación:

Según el objetivo:

• Táctico: se subcontrata otra empresa para un trabajo temporal o para una labor específica con la finalidad de reducir costos. De este modo la organización no tiene que enfocar sus recursos y sus energías en una tarea secundaria.
• Estratégico: se construye una relación de colaboración estrecha con la empresa contratada ya que se trata de sumar a la organización talentos externos para mejorar los procesos de trabajo, la calidad o la capacidad de la producción.

Según la delimitación de responsabilidad:

• Co-Sourcing: las tareas se realizan dentro de la empresa contratante, pero ambas partes tienen responsabilidad sobre los resultados del trabajo. Es una relación de asociación.
• Out-tasking: como la palabra lo indica, las tareas se realizan fuera de la empresa que contrata y bajo la responsabilidad del tercerizado.

Según el lugar físico donde se realiza el trabajo:

• In house o in site: las labores se realizan dentro de las instalaciones de la empresa contratante.
• Off house u off site: los servicios se ejecutan en instalaciones de la compañía subcontratada y desde allí se distribuyen a los clientes y consumidores.

Según la ubicación geográfica

• Offshoring: cuando se terceriza un trabajo o servicio a una empresa que se encuentra ubicada en el extranjero.
• Nearshore: es el mismo caso anterior, pero cuando se hace con un país limítrofe.
• Onshore: la empresa contratante y la subcontratada se encuentran en el mismo país.

En cualquiera de los modelos descriptos, el outsourcing como sistema de subcontratación tiene las mismas características, que son las que describimos a continuación.

Características del outsourcing: conózcalas y aprovéchelas

Esta forma de organización entre empresas se caracteriza por:

Reducir los gastos

El costo de un contrato de outsourcing es más bajo que el de hacer una contratación directa de empleados.

Bajar los riesgos

Si no cuentas con personal capacitado en ciertas áreas, la tercerización te permite contar con él y reducir la posibilidad de errores en los procesos, con los consiguientes retrasos y riesgos asociados.

Abarcar áreas diversas

Es posible recurrir al outsourcing en áreas técnicas, administrativas, recursos humanos, producción, capacitación, etc.

Compatibilizar con la digitalización y el trabajo remoto

Los flujos de trabajo entre la empresa contratante y contratada se pueden organizar y conectar por internet, aunque se encuentren a miles de kilómetros de distancia.

Flexibilidad y versatilidad

La tercerización es versátil y puede aportar soluciones a nivel local, nacional o internacional, así como adaptarse a empresas de diferentes rubros y tamaños.

Ventajas y desventajas del outsourcing

Definido el concepto de outsourcing, sus tipos y características, lo siguiente es descubrir cómo puede favorecer a la empresa y que aspectos negativos podría tener su utilización.

Ventajas

• Optimización de los gastos operativos y de recursos humanos.
• Reducción de los costos gracias a la especialización.
• Aprovechamiento de los adelantos tecnológicos sin necesidad de adquirirlos de manera directa.
• Respuesta rápida a las necesidades de cambios en los flujos de trabajo, los procesos o la tecnología.
• Construcción de una red corporativa confiable.
• Aumento de la competitividad y de la capacidad productiva.
• Aplicación de mejoras tecnológicas con la colaboración de expertos.
• Mejora de los servicios de la empresa.

Desventajas

• Depender de terceros para aplicar innovaciones.
• Aislamiento respecto a las novedades tecnológicas que podrían mejorar los procesos.
• Compartir información sensible con otras empresas.
• Reducción del control en los procesos de producción o de entrega de los servicios o productos.
• Asumir la responsabilidad de la ineficiencia de la empresa subcontratada en caso de retrasos o problemas de calidad.
• Inconvenientes por diferir entre empresas en cuanto a la cultura organizacional.
• Mal uso de la herramienta, utilizando las subcontrataciones para tomar empleados temporales y precarizar a los trabajadores.

Para evitar algunos de estos problemas que pudieran presentarse, es necesario que el proceso del outsourcing sea planificado y controlado desde la empresa contratante, ya que es su organización la que expone su prestigio y nombre.

Además, es preciso tener leyes claras y control por parte de los estados y las instituciones pertinentes, a fin de evitar abusos en la utilización del proceso de externalización.

Áreas para aplicar el outsourcing en las empresas

Dependiendo de lo que su empresa produce es más o menos factible utilizar el recurso de la tercerización, pero en líneas generales, las áreas donde más se aplica el outsourcing son:

Área Financiera

Es una práctica común que grandes empresas contraten expertos para el análisis y asesoramiento en el área de finanzas. Los informes de estos especialistas son relevantes ya que definen con que recursos cuenta la empresa, cual es su solvencia, su liquidez, sus posibilidades de expandirse y crecer.

Servicios informáticos

La subcontratación de empresas especialistas en informática es una decisión de outsourcing de las más inteligentes.

En el área de la tecnología, los avances son tan rápidos que sería casi imposible para una empresa tener a su personal capacitado correctamente al mismo tiempo que realiza las tareas dentro de la compañía.

Además, la cantidad de expertos en especialidades informáticas que se pueden subcontratar es enorme y no podría una organización, tenerlos en su plantilla.

Uno de las estrategias de outsourcing más desarrolladas en el área tecnológica es la migración de los sistemas informáticos de las empresas de modelos on-premise a arquitecturas on-cloud que traslada la gestión del área de informática a servicios externos.

Recursos Humanos

El reclutamiento, contratación, capacitación y evaluación de personal son de gran importancia para las empresas, ya que las proveen del recurso humano que necesitan para producir.

Realizar este trabajo en una estructura completamente independiente y especializada garantiza los mejores resultados.

Servicios de vigilancia y limpieza

Para estas tareas es necesario tener una plantilla de personal extensa y capacitada para trabajar en diferentes ámbitos. Es una de las áreas en las que, mayoritariamente, las grandes empresas recurren al outsourcing.

Sistemas administrativos

Las tareas administrativas abarcan diferentes trabajos y cada uno de ellos se puede externalizar. Algunos de los que más se subcontratan son: la liquidación de nóminas, la atención al cliente, la gestión de pagos, etc.

Logística, transporte y envíos

Si su empresa fabrica productos físicos, tercerizar esta parte del proceso es una buena idea ya que la infraestructura que necesita requiere de una gran inversión de tiempo y de colocar capital en actividades que conllevan riesgos ajenos a la empresa, como son el transporte y la distribución.

En la evaluación de los gastos, es mucho menos redituable para una empresa comprar un camión que adquirir maquinaria nueva para aumentar la productividad.

Investigación de mercados y marketing

Conocer el mercado, los nichos propios y los potenciales, los tipos de clientes, las segmentaciones, la posibilidad de que un producto funcione o no, es fundamental para la toma de decisiones empresariales. Por esta razón, es normal que las empresas subcontraten a expertos para realizar esta sensible tarea.

Luego de esa investigación de mercado, se toman las acciones de marketing. Al igual que en el tema tecnológico, el marketing es tan dinámico que necesitas personal especialmente formado y que tengan claro las últimas tendencias y actualizaciones en el rubro.

Elegir la empresa para las subcontrataciones: qué tener en cuenta

Para llevar adelante un proceso de externalización y encontrar el partner ideal que su negocio necesita, es imperante hacer una investigación previa y determinar cuál es el estado de la empresa a subcontratar, en base a los siguientes aspectos:

Legalidad

Las compañías a contratar deben garantizar el cumplimiento integral de las leyes vigentes en el territorio que operan. Esto es imprescindible para evitar problemas legales que pueden perjudicar los flujos de trabajo e involucrar colateralmente a su empresa.

Garantía

La subcontratación implica que la empresa elegida debe garantizar que la operatividad se ajuste a los planes y objetivos de la compañía contratante.

Nivel de especialización

Uno de los factores relevantes para aplicar el outsourcing es la búsqueda de talento con alto nivel de especialización, imposible de contratar de forma directa, pero factible de hacerlo por subcontratación para la ejecución de proyectos específicos.

Confianza y seguridad

Las empresas que externalizan servicios buscan poder construir con sus subcontratadas relaciones seguras y confiables ya que ambas deben funcionar de forma complementaria, sincronizadas y con un mismo objetivo.

Acuerdos transparentes

Ambas empresas deben estar dispuestas a firmar contratos donde se establezcan situaciones como la duración, las condiciones, las restricciones, los acuerdos de confidencialidad, etc.

Compromiso de calidad

Es necesario firmar un documento donde se establezcan los estándares de calidad del servicio o producto a entregar. Recuerda que lo que está en juego es la marca de su empresa, su trayectoria y prestigio.

Comunicación constante

La subcontratación requiere que ambas partes estén en contacto activo a lo largo de toda la relación contractual con la finalidad de lograr los resultados esperados.

Precios y planes de pago preestablecidos

Al iniciar el proceso del outsourcing las empresas deben presentar por escrito los precios y formas de pago de los servicios.

Ejemplos de empresas que utilizan servicios de outsourcing

Las grandes empresas multinacionales aplican el outsourcing en diferentes formas, conoce algunas de ellas.

Nike

El universo de las marcas deportivas es enorme, pero seis empresas se destacan en él: Adidas, Nike, Reebok, Fila, New Balance y Converse.

La mayor parte del mercado la tiene Nike, que curiosamente no tiene ninguna fábrica importante. Su éxito se basa en las subcontrataciones de empresas que producen los artículos de la marca en Vietnam, Filipinas, Indonesia, Taiwán y China.

Toyota

Se calcula que la marca japonesa utiliza el outsourcing para la producción del 70% de sus autos. Sus acciones de subcontratación incluyen el ensamblaje en empresas del extranjero y el desarrollo de tecnología a través de empresas especializadas.

A través de la tercerización Toyota busca, además de reducir costos, tener cercanía con sus mercados y reducir los tiempos de entrega.

Samsung

La empresa coreana aceleró la producción de su marca de móviles a través de la externalización en plantas ubicadas en China.

En este caso, la estrategia es desarrollar en ese país los dispositivos de gama media, para dejar en la empresa las innovaciones más complejas.

Decathlon 

La marca deportiva francesa del sector textil externaliza su logística de distribución con la subcontratación de una flota de transportes

Ejemplos de empresas que ofrecen servicios para el outsourcing

El mercado de la tercerización está en pleno auge, especialmente con la globalización y el desarrollo tecnológico. Estos son algunos ejemplos:

Randstad Outsourcing

Esta compañía ofrece soluciones en el área de contratación de trabajadores y sus servicios son utilizados en todo el mundo. Es una de las más elegidas para el outsourcing del área de recursos humanos.

Grupo Eulen

Empresa de origen español con operaciones a nivel internacional (Estados Unidos, México, Chile, Portugal, Qatar, Jamaica, Omán, etc.). Las grandes empresas confían en esta prestigiosa marca para externalizar el servicio de limpieza y de vigilancia.

SAP Concur

Con sedes en varios países SAP ofrece soluciones de software basado en IoT, Machine Learning y analíticas profesionales. Miles de empresas han elegido a SAP para externalizar su proceso de control de gastos a través de sus sistemas Concur Expense, Concur Travel y Concur Invoice.

Webhelp

La firma francesa se conoce como "el gigante de los call center" está presenta en 49 países brindando servicio de atención a clientes para empresas, de forma tercerizada. Ellos son la voz de marcas internacionales como Vodafone, Direct Energie, Valentino, Sky, Bouygues, , KPN y Michael Kors.

Descubra porqué el outsourcing es importante para su negocio

Luego de conocer los múltiples aspectos que involucran a un proceso de subcontratación, es necesario señalar la importancia que tiene el outsourcing para su empresa.

Para comenzar, es bueno saber que lo mejor de esta estrategia de organización empresarial es que puede aplicarse a compañías pequeñas, medianas y grandes. Además, su versatilidad es asombrosa y su uso tiene que ver más con los objetivos de crecimiento de cada negocio, que con el tamaño del mismo.

El outsourcing ofrece una alternativa viable cuando ciertos procesos están ralentizando la expansión y se retrasa el aumento de la productividad y, con ello, la posibilidad de ganar más dinero.

También resuelve los temas de las tareas secundarias que son relevantes para la operatividad, pero no imprescindibles para el core de su empresa.

Con respecto a la tecnología, la externalización permite que llegue a la organización lo más innovador y eficiente para el rubro, que luego se traduce en procesos de trabajo ágiles, dinámicos y más rentables.

El outsourcing en la era digital

La digitalización abrió un campo de trabajo enorme para la implementación del outsourcing en el ámbito tecnológico, ya que las empresas que quieren iniciar su transformación requieren de servicios especializados.

Ante esta oportunidad, surgieron en todo el mundo compañías dedicadas a dar soporte informático de forma externa.

La migración de servicios a la nube, el tratamiento de los datos, la ciberseguridad, el desarrollo de soluciones tecnológicas para procesos administrativos, financieros y de gestión, entre otros, requiere de software y personal experto, capacitado en lo último de la vanguardia tecnológica.

Sumar este tipo de estructuras sería económicamente inviable para las empresas, por lo cual el outsourcing es la solución perfecta para que las compañías puedan adoptar la tecnología más eficiente para optimizar sus procesos.

Outsourcing: un recurso flexible

En conclusión, el outsourcing es una herramienta eficaz para ampliar la capacidad de brindar servicios o productos de su empresa, sin necesidad de sumar estructuras al propio negocio.

Lo más atrayente de este recurso es su flexibilidad y posibilidad de adaptarlo a diferentes tamaños de empresas, rubros y actividades, además de ser escalable a nivel local, nacional o internacional.

Es una forma inteligente de contratar más talento, acceder a la tecnología que realmente su compañía necesita y potenciar su crecimiento.

En definitiva, gracias al outsourcing es posible optimizar la productividad, mejorar procesos administrativos e incluso, brindar soporte a la gestión de finanzas de la empresa.

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