¿Por qué la seguridad de sus viajes corporativos es diferente cuando una mujer viaja?

Los viajes corporativos son un factor clave para la expansión global de la empresa y el impulso de las relaciones comerciales. Sin embargo, es preciso considerar que cuando una mujer viaja, su experiencia puede diferir de la de sus colegas masculinos.

El reporte global de gerentes de viajes de negocios de 2022 – México, realizado por Wakefield Research y presentado por SAP Concur, reveló que comúnmente los viajeros corporativos rechazan traslados por dos motivos específicos:

• Enfermedad
• Preocupaciones de seguridad

Si nos enfocamos en el segmento de viajeras de negocios, encontramos que 3 de cada 4 mujeres encuestadas experimentaron asedio, acoso o discriminación durante viajes de trabajo, de acuerdo con el Business Traveler Report 2019 de SAP Concur.

En el informe, las profesionales entrevistadas también mencionaron que fueron objeto de preguntas incómodas por parte de desconocidos, acercamientos indeseados en centros empresariales e indiferencia de funcionarios. 

Estos datos sugieren que cuando una mujer viaja, puede tener necesidades de seguridad diferentes a las de sus compañeros, por lo que las empresas deben tomarlo en cuenta a la hora de diseñar sus políticas de viaje.

Si bien es necesario que las organizaciones destinen recursos para garantizar la protección de los empleados, durante viajes de negocios, es innegable que existen aspectos de seguridad únicos cuando se trata de las viajeras corporativas.

Consideraciones únicas en la seguridad de las mujeres viajeras

Cuando una mujer viaja por motivos de trabajo, hay consideraciones únicas que el travel manager de la empresa debe sopesar para garantizar una experiencia segura y placentera. Entre estas cuestiones destacan: 

1.  Alojamiento

Es crucial seleccionar establecimientos confiables ubicados en zonas seguras de la ciudad, con fácil acceso a medios de transporte y servicios, así como contacto con funcionarios públicos con capacidad para prestar asistencia en caso de emergencia.

Tenga presente que es recomendable que el alojamiento elegido cuente con un sistema de protección que priorice la presencia de personal de seguridad interno 24/7, cámaras de vigilancia, accesos controlados, cerraduras electrónicas y cajas fuertes. 

Actualmente, algunos hoteles disponen de pisos o secciones exclusivas para mujeres, atendidas por asistentes femeninas. Aunque no es una práctica popular, es una alternativa que el travel manager puede valorar antes del viaje.   

2.  Transporte

En este punto, es importante evaluar tanto el medio de transporte que utilizará la viajera para llegar al destino (avión, barco, tren, autobús, coche particular), como el que usará para desplazarse desde y hacia los lugares de trabajo.

Cuando una mujer viaja por razones de trabajo, debe tener acceso a opciones de transporte seguras y confiables. En la medida de lo posible, sugerimos reservar con anticipación este servicio, empleando proveedores locales reconocidos.

3.  Información relevante

El travel manager puede preparar un dossier o conferencia que exponga a las viajeras corporativas información sobre la situación de seguridad del destino al que se dirigen, incluyendo datos relevantes, tales como:

• Riesgos específicos.
• Horarios.
• Números de contacto de emergencia internos y externos (cuerpos de seguridad, embajadas, taxis, hoteles).
• Prácticas locales.
• Diferencias culturales significativas.
• Informe climatológico.
• Normas de seguridad.

4.  Apoyo y comunicación

Cuando una mujer viaja, es esencial que tenga acceso a canales de comunicación que le permitan entrar en contacto inmediato con el travel manager o el personal de asistencia en caso de una eventualidad.

Muchas compañías de seguros ofrecen a sus clientes el servicio de asistencia local 24/7 con la compra de la póliza de viaje, lo cual puede representar un ahorro significativo para la organización en los casos de viajeros frecuentes.

Otro recurso que la organización puede aprovechar son las soluciones digitales que facilitan las gestiones propias de los viajeros corporativos, mejorando con ello su experiencia y facilitando trámites como reservaciones y contactos.

Una muestra de ello es Concur Travel de SAP Concur, una herramienta que facilita el cumplimiento de la política de viajes de la empresa, a la vez que permite capturar gastos, hacer reservaciones y compartir itinerarios, entre otras funcionalidades.

Estrategias prácticas para garantizar viajes seguros para las empleadas

Para abordar las consideraciones únicas que forman parte de la dinámica organizacional cuando una mujer viaja por causas profesionales, es fundamental que las empresas implementen estrategias prácticas, como:

Políticas de viaje claras e inclusivas

Para las corporaciones actuales, las normas para los viajes de los empleados tienen doble importancia, dado que inciden en la reducción de gastos y redundan en el bienestar de los colaboradores.

Si tiene dudas sobre este particular o quiere reformular las directrices de su organización en esta área, consulte el ebook El camino hacia el éxito: elaborar su política de viajes, desarrollado por los expertos de SAP Concur.    

Las políticas de viajes claras e inclusivas, elaboradas bajo la perspectiva femenina y de otros colectivos sensibles, establecen pautas concretas para tratar asuntos como la selección de destinos, hospedajes y medios de transporte.

Asimismo, compilan las medidas de prevención y protección que pueden llevar a cabo las viajeras corporativas ante situaciones de peligro o potencial riesgo, dentro y fuera de los locales de trabajo.    

Programas de capacitación

Una vez que avance en los 4 pasos para elaborar su política de viajes y gastos, puede centrarse en la creación de programas internos de capacitación enfocados en seguridad, gestión de riesgo, defensa personal y conciencia cultural.   

La información es clave para los viajeros que se dirigen a un destino desconocido, en especial mujeres. En este sentido, las jornadas de formación prepararán a las viajeras corporativas para enfrentar diferentes desafíos con las mejores herramientas.

Sistema de asistencia en tiempo real

Crear un sistema que ofrezca asistencia las 24 horas del día y los 7 días de la semana, en tiempo real, contribuirá a proporcionar mayor seguridad a las viajeras corporativas. Los servicios pueden incluir:

• Asistencia telefónica.
• Aplicaciones (apps) móviles de seguridad.
• Contactos de emergencia locales (dentro y fuera de la organización).

Seguimiento continuo

El travel manager y el equipo de gestión de viajes tienen la responsabilidad de monitorizar la experiencia de la viajera corporativa, antes, durante y después del viaje, con el objetivo tanto de prestar asistencia como de detectar situaciones que requieran mayor atención o supongan un cambio en las políticas internas. 

Ejemplos de empresas que han adaptado sus políticas para abordar diferencias en la seguridad de los viajes

Diferentes empresas han adaptado sus políticas implementando un enfoque de género para promover la seguridad en los viajes, haciendo énfasis en la protección de viajeras corporativas y miembros de la comunidad LGBTQI+.

Un ejemplo de ello es AIG Travel, perteneciente a la aseguradora American Internacional Group (AIG). La compañía especializada en seguros de viaje y asistencia global cuenta con un sitio web que ofrece tips de seguridad para mujeres viajeras.

Igualmente, sus empleados y clientes tienen acceso a AIG Travel Assistance, que proporciona actualizaciones constantes sobre salud y seguridad en los viajes, con notificaciones vinculadas a los destinos que forman parte del itinerario.

Por otra parte, el desarrollador WeHelp Security lanzó al mercado Donna: Mujeres Seguras – SOS, una aplicación móvil de seguridad personal diseñada para mujeres de América Latina, que puede integrarse con populares asistentes virtuales.

La iniciativa pone al servicio de las usuarias funciones como monitoreo en tiempo real, botón de pánico SOS con alerta a contactos de confianza y asistencia en línea con agentes profesionales capacitados.

Apoyo a colaboradoras

La seguridad en viajes corporativos cuando una mujer viaja es un aspecto de vital importancia que requiere la atención de los líderes de la empresa, con el propósito de promover un entorno favorable y experiencias positivas durante los desplazamientos por motivos laborales.

Ahora que conoce más sobre por qué la seguridad de sus viajes corporativos es diferente cuando una mujer viaja, descubra cómo las soluciones digitales de SAP Concur pueden ayudarle a proteger a las viajeras de negocios de su organización. Contacte con nuestros especialistas y solicite su cotización. ¡Siempre estamos listos para atenderle!