¿Cómo reducir los costos corporativos de manera definitiva?
El control de gastos dentro de una empresa es una de las estrategias más importantes de toda compañía para reducir costos corporativos y uno de los factores esenciales que garantizan el éxito de cualquier negocio.
La tarea de cuidar el dinero invertido en la compra de recursos, tecnología y viajes debe ser cuidadosamente pensada para evitar despilfarros que terminen por perjudicar las finanzas.
En las siguientes líneas, le daremos algunos consejos que tienen como objetivo reducir costos corporativos de manera sostenible en el tiempo.
¡Tome nota!
1. Administre sus viajes corporativos con eficiencia
En estos tiempos donde las opciones para automatizar los procesos son incontables, el dilema de las empresas para reducir costos corporativos no debería limitar sus oportunidades de negocio.
Actualmente, es posible contar con soluciones tecnológicas que le permitan establecer una política de viajes corporativos coherente sin afectar las finanzas de su empresa y, además, lograr la ansiada reducción de costos.
Algunas de las ventajas que ofrecen estas herramientas son:
- Captura de todos los datos de los viajes sin importar en qué lugar se encuentren reservados.
- Visualización de registros de viajes consolidados en un solo tablero.
- Facilidad para reservar vuelos, hospedaje y transporte mediante una herramienta en línea.
- Estimulación del cumplimiento de las políticas de viaje de su empresa.
Ahora bien, algunas recomendaciones para optimizar mejor esta tarea son:
- Solicite a quienes viajan hacia un mismo destino que salgan el mismo día para que no haya variación de precios y, así, puedan ahorrar costos.
- Establezca una política de viajes corporativos para indicar lo que está permitido y aceptado como gastos asociados a actividades de negocios. De esta manera, sus empleados sabrán qué hacer y no habrá excusas para salirse del presupuesto inicial.
- Nunca reembolse ningún gasto que no haya sido previamente revisado y autorizado según las políticas de viaje de su empresa.
- Ponga su enfoque en negociar tarifas que sean corporativas en todos los destinos más comunes de viajes.
- Pida a sus colaboradores que utilicen las tarjetas corporativas con la idea de reducir los gastos y llevar un mejor control, pues así podrá planificar presupuestos para futuros viajes con base en datos empíricos de su organización.
2. Automatice sus informes de desembolsos
La automatización de los informes de gastos es una opción válida para reducir costos corporativos, ya que le permite llevar un control de en tiempo real de los gastos, categorizándolos y gestionándolos de manera simplificada.
Cumplir con esta tarea es más sencillo cuando los gastos por concepto de tarjetas de crédito, proveedores y recibos se efectúan de manera automatizada.
Algunas ventajas de estas soluciones de automatización:
- Especificación sencilla de los gastos con recibos.
- Simplificación de la gestión de gastos.
- Cumplimiento de las políticas de su empresa.
- Reembolsos más rápidos para sus trabajadores.
3. Gestione inteligentemente sus gastos
Lógicamente, la automatización de los informes de gastos es útil cuando se hace una gestión inteligente de los desembolsos de la empresa con la idea de reducir costos corporativos.
Para tener éxito en este punto, hay que combinar tres capacidades muy específicas que mencionamos de inmediato:
- Gestionar todas las fuentes de los gastos.
- Dirigir los gastos de acuerdo a estrategias y necesidades del negocio.
- Reunir la totalidad de los datos de gastos en un solo lugar para tener una vista unificada.
4. Abarque más áreas en el control de desembolsos
Reducir costos corporativos no tiene que estar sujeto a un área determinada: hay que expandir el mandato de gestión a todas las fuentes y categorías que sean posibles.
En este sentido, usted requiere de un proceso de gestión de gastos que le permita:
- Aumentar sus operaciones comerciales para así liberar fondos que sirvan para innovar.
- Enfrentar decisiones de gastos con una rapidez mayor.
- Dar la facultad a los trabajadores para tomar decisiones de desembolsos con una menor supervisión, pero siempre respetando su política empresarial.
5. Haga auditorías
Con el fin de determinar el gasto de su empresa, es aconsejable realizar auditorías en las cuales se haga un estudio exhaustivo de cada puesto de trabajo, sus funciones y horarios.
Lo recomendable es que el trabajo sea efectuado por una consultora de Recursos Humanos que tenga comprobada experiencia.
Y es que, al tener la información completa y de forma adecuada, es posible generar un plan para realizar una mejor gestión de los recursos, y controlar los gastos de una forma más eficiente.
6. Utilice herramientas basadas en la nube
Las inversiones en aplicaciones de la nube —las que no solo automatizan, sino que además ofrecen una vista unificada de múltiples procesos de su empresa— también pueden ayudar a mejorar la productividad, minimizar los costos y hacer más eficiente el desempeño de la organización.
Estas soluciones orientadas a la gestión de gastos permitirán obtener reportes de gastos de forma automática con rapidez y precisión para mejorar la productividad y el control de los gastos de forma efectiva. Y lo mejor de todo ¡tienen altos niveles de seguridad!
7. Invierta en la formación del personal
La formación del personal nunca debe verse como un gasto para la empresa, pues siempre será una inversión.
La realidad indica que un personal con mejor formación, será más productivo a medio y largo plazo, por lo cual redundará en un ahorro para la compañía.
Cuando existe un entrenamiento continuo, los empleados pueden aprender técnicas administrativas nuevas, la utilización de sistemas automatizados y tecnologías de gestión de recursos, e inclusive es bueno prepararlos para cubrir distintas funciones. Todo ello se convierte en una mejor atención al cliente y más ganancias.
8. Controle los horarios de los empleados
El tema de control de las horas extras, es un asunto más importante de lo que muchos dueños de empresas consideran, a la hora de reducir gastos corporativos.
Evitarlas y ejercer un control eficiente en este aspecto, mediante la utilización de herramientas adecuadas, brinda la posibilidad de optimizar el rendimiento de la compañía y gestionar el registro y control horario de los trabajadores en tiempo real.
Gracias al apoyo de las métricas, es posible realizar una automatización y planificación del recurso humano, garantizar la minimización de los costos de las tareas y darle paso a la rentabilidad.
¡Eso es todo! Ahora, ya conoce algunos consejos que le servirán para reducir costos corporativos en su empresa.
Tómelos en cuenta y aplíquelos en su organización para que así pueda garantizar la solidez de sus finanzas y la vigencia de sus operaciones.
Si quiere conocer más sobre los consejos para reducir gastos, le invitamos a descargar el siguiente ebook: Cómo la gestión de gastos puede reducir los costos de su empresa.
