5 estrategias para reinventar los viajes de negocios

Es innegable que existe una gran expectativa en el mundo empresarial por la reactivación de los viajes de negocios. También, por el regreso de los programas de viajeros corporativos a una frecuencia más cercana a la que tenían antes de 2020.

Sin duda, esta es una situación que puede dejar más interrogantes que respuestas en la mente de quienes encabezan empresas, corporaciones y transnacionales.

¿Cómo hay que prepararse para retomar los viajes de negocios? ¿Y si los empleados prefieren seguir en trabajo remoto y salir menos de casa? ¿Cómo deben reinventarse las empresas para satisfacer la adaptación a los cambios y la integración de su personal?

Volver a las oficinas y retomar los viajes corporativos implica todo un proceso de reinvención en la dinámica de las empresas, así como en la gestión de sus recursos humanos y administrativos.

Para ayudar a encontrar respuestas, hoy le compartiremos 5 estrategias para reinventar los viajes de negocios que toda organización puede emprender.

1. Salud y seguridad como prioridades

Para que los empleados regresen a la dinámica de tomar un avión, recorrer kilómetros en auto o alojarse en hoteles mientras van por negocios, la primera estrategia de reinvención es emprender mejoras en programas y políticas centradas en la salud y seguridad.

No es extraño que con la vuelta de los viajeros de negocios a los aviones y vías, sus principales preocupaciones sean la seguridad del transporte y la limpieza del hotel, antes que el equipaje que llevan.

Según una encuesta de BCD, las preocupaciones más apremiantes de los viajeros son:

• Las medidas de cuarentena posteriores al viaje (67%).
• El distanciamiento social durante los viajes (67%).
• La limpieza durante el viaje (66%).

Al respecto, Bill McDonough, quien preside FCM Americas, refiere que hoy existe mucha información accesible para apoyar a los viajeros corporativos y que las compañías de gestión de viajes o TMC, pueden facilitar este proceso.

2. IA y automatización al cruzar fronteras

Traspasar las fronteras implica mayores restricciones para los viajeros. Desplazarse con criterios de elevada seguridad y menores riesgos y complicaciones es una de las premisas más importantes para los viajes corporativos.

Al respecto, Michael Bertolino, líder global de EY People Advisory Services, recomienda a las organizaciones incorporar más inteligencia artificial y automatización para informar de manera más eficiente a los empleados que su viaje es más seguro.

Ejemplos de este tipo de reinvención son:

• El Rastreador de Movilidad de EY que brinda datos actualizados de bajas médicas de emergencia y fiscalización en 70 jurisdicciones del mundo.
• El socio de SAP Concur, Rocketrip, que incluye enlaces directos a protocolos de limpieza de hoteles y aerolíneas al hacer las reservaciones de SAP Concur Travel.
• La aplicación de reservas para estacionar, SpotHero, con su filtro para facilitar a los viajeros la localización de estacionamientos con autoservicio y cero contacto.
• El modelado de datos de FCM Travel Solutions que permite predecir patrones de viajes y su recuperación, cruzando datos del COVID-19 por países.

3. Optimización de los reembolsos a viajeros

Automatizar los cálculos y pagos de los reembolsos a los empleados que hacen viajes de negocios así como reevaluar los costos por kilometraje, conducción y mantenimiento de vehículos es necesario para una mejor reinvención.

Un reciente informe sobre tendencias de kilometraje apunta el retorno gradual a las carreteras en un 54%, en comparación con el 2019.

Esto hace que sea oportuno incorporar sistemas que permitan reducir los fraudes hacia las empresas y hacer cálculos más precisos sobre pagos en combustible y kilometraje.

Incorporar la automatización en las cuentas por pagar, por ejemplo, beneficia a los pagadores al optimizar su flujo de trabajo y reducir costos. A los empleados, les ayuda a planear mejor el flujo de caja y hacer pagos más rápidos.

4. Más valor y satisfacción para el viajero corporativo

Mejorar la experiencia de los empleados talentosos para que no migren de sus trabajos corporativos ya era una advertencia mucho antes de la aparición del COVID-19.

Un estudio de Rocketrip, antes de la pandemia, revelaba que casi cinco de cada diez viajeros de negocios estaban inconformes con las políticas de viajes de las empresas.

Así que incorporar un mayor significado y reconocimiento a los trabajadores es crucial para una reinvención en este campo.

Okta, socio de SAP Concur, antes de la pandemia sumó un concepto de trabajo remoto que denominó “trabajo dinámico”. La estrategia es dar mayor flexibilidad, empoderamiento y experiencias satisfactorias a los empleados por teletrabajo.

Su director ejecutivo, Todd McKinnon, señala que implementaron programas de voluntariado, locales para preparación física y una cultura corporativa más cercana. También con un acceso seguro y mayor blindaje confidencial a los dispositivos de los usuarios remotos mediante app de autenticación móvil y biometría.

Otra iniciativa es la de recompensar el trabajo remoto con incentivos. Los empleados reciben recompensas por ahorrar costos, apoyar causas benéficas o canjear equipos. Esta es una política que aplica Rocketrip.

5. Viajar con menos huella de carbono

Quedarse en casa puso en evidencia las mejoras en la calidad del aire y el impacto positivo en los espacios naturales. Así que muchos viajeros frecuentes comprenden ahora que menos viajes por avión pueden reducir el impacto medioambiental de las emisiones globales por quema de combustibles fósiles.

Muchas empresas ya han procesado la reinvención de los viajes de negocios para atender estas nuevas necesidades de sus socios y clientes ¿Qué estrategias proponen? Pues, básicamente, alinear los valores de sustentabilidad con la cultura corporativa.

La directora ejecutiva de Jet-Set Offset, Anna Ford, dice que para muchos es incongruente “apagar su conciencia ambiental cuando empaca su maleta”.

En virtud de que los viajes de negocios pueden ser responsables de la mitad de la huella de carbono que emite una compañía no manufacturera, Jet-Set Offset en alianza con SAP Concur sumó este tipo de cálculo a sus cuentas.

Así pueden asociar la cantidad de millas que han volado sus empleados, desde 2019, con la emisión de carbono en sus desplazamientos.

Como podemos concluir, una planificación de viajes enfocada en la sustentabilidad es mucho más determinante en la actualidad para la readaptación de los vuelos de negocios.

La clave es sencillamente adaptarse con tecnología e innovación a los cambios.

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