Los retos del regreso de los viajes de negocio

Si algo está claro para todos es que la dinámica y las políticas alrededor de los viajes de negocio no volverán a ser como eran antes de la pandemia. Estamos en una etapa de reorganización compleja.

Hasta hoy, la mayoría de los ejecutivos de los grandes corporativos que solían hacer viajes de trabajo a ritmos considerables como parte de su ocupación aún no han reactivado su dinámica al 100%.

Si bien el regreso a las oficinas se ha ido incrementando conforme avanza la vacunación y el control de la pandemia, las empresas todavía están a la expectativa y en el proceso de reinventarse, añadiendo las nuevas mejores prácticas que surgieron a raíz de la emergencia, además de que en muchas organizaciones el control de gastos y el ahorro siguen estando en los primeros lugares de la lista de prioridades.

Por supuesto que, como menciona A21 en su artículo “Viajes de negocios aún por debajo de los niveles prepandemia”, para las compañías sigue siendo crucial reunirse con clientes y/o proveedores a menudo. Ésta es una actividad determinante para el éxito del negocio, sin duda. No obstante, según el estudio de la consultora Deloitte reportado por el medio, las empresas están buscando ahorros en los costos que se generaron durante el confinamiento (obligado a causa de la pandemia), además de que muchas planean ajustar sus políticas relacionadas con viajes de negocios para reducir su impacto ambiental.

Por todo lo anterior, la estimación de Deloitte es que podría faltar alrededor de un año para que el gasto por viajes de negocio en las compañías se acerque al comparado con lo que se registraba antes del 2020.

El camino se visualiza sinuoso. En SAP Concur hicimos una encuesta a 100 gerentes de viajes en México, de la que resultó que una avasalladora mayoría (98%) calculan que habrá retos en los próximos 12 meses: el principal está relacionado con la comunicación y la garantía del cumplimiento de políticas de viaje nuevas y revisadas, con el 58% de los respondientes, y el segundo desafío tiene que ver con cambios en las normativas gubernamentales (57%).

De nuestro Mexico Travel Manager Report 2021 se obtuvo más información interesante:

• Para la totalidad de los gerentes de viajes, es un hecho que se modificarán las políticas de viajes en los siguientes 12 meses. A su juicio las principales serán actualizaciones en tiempo real (63%) y mejor protección (59%).
• Sólo el 33% de los gerentes de viajes consideran que la flexibilidad es la prioridad para que el personal esté cómodo al viajar, pero esto es así para 8 de cada 10 viajeros (82%).
• El 77% de los viajeros de negocio desean viajar en los próximos 12 meses.
• El 95% de los gerentes de viajes esperan que los gastos por viajes de su compañía se incrementarán, pero el 35% afirman que en su empresa se harán únicamente los viajes esenciales.

Los ejecutivos de SAP Concur consideramos que estamos en el tiempo perfecto de hacer los cambios precisos, enfatizando en las regulaciones, la administración de gastos y de cuentas por pagar, el cumplimiento y las tendencias del mercado en materia de sostenibilidad, pero sin dejar de lado la importancia de la experiencia de los empleados, con el apoyo de plataformas tecnológicas que permitan les optimizar costos, agilizar procesos, organizar mejor las facturas y hacer más eficiente la operación, mientras faciliten la labor de las áreas de Administración y Finanzas, y ayudan a satisfacer al personal.