Riesgo de flujo de caja: el rol de la digitalización para mitigarlo

La mitigación de los problemas o riesgos de flujo de caja en una empresa debe estar en la parte superior de la lista de prioridades. Después de todo, si bien los errores en el servicio al cliente o la gestión de la cadena de suministro son ciertamente indeseables, los errores en el flujo de efectivo tienen el potencial de paralizar un negocio o empresa.

La buena noticia es que con algo de planificación financiera y otras medidas proactivas, los riesgos de flujo de caja no se vuelven obstáculos imposibles. Emprender una preparación a largo plazo y tomar otras medidas claves puede mitigar el problema.

En este artículo le proporcionaremos una mirada más cercana al riesgo de flujo de caja y mencionaremos algunos puntos de atención a tomar en cuenta para su sana administración.

¡Vamos a ello!

¿Qué es el flujo de caja?

Se define como la cantidad de dinero que entra o sale del negocio. Se utiliza para indicar la acumulación neta de activos líquidos durante un periodo concreto, incluyendo:

• Pagos realizados o ganancias obtenidas de la compra o venta de inversiones del negocio.
• Transferencia de dinero entre la empresa, sus propietarios, inversionistas y acreedores.

Las ventas, y sus resultados, y sus cuentas por cobrar, juegan el papel más importante en la gestión del flujo de caja de las empresas. Sin clientes que quieran comprar sus productos o servicios, no importa cuánto capital inicial, préstamos o inversores tenga, su negocio no sobrevivirá.

Recuerde, el flujo de efectivo es diferente a las ganancias:

• La ganancia es lo que le queda al final del mes o del año después de haber cubierto todos los gastos de su negocio.
• El flujo de caja es el saldo neto de efectivo que entra y sale de su negocio en un momento específico.

¿Por qué necesita administrar el flujo de caja?

Cuanto más líquido tenga su efectivo y otras inversiones disponibles, mejor preparado estará para administrar sus obligaciones comerciales a corto plazo.

Gestionar su flujo de efectivo puede prepararlo para los altibajos de su negocio:

• Administrar gastos inesperados: Las operaciones diarias de las pequeñas empresas suelen ser impredecibles y sus recursos pueden ser limitados. Puede planificar los gastos generales esperados, como el alquiler o los servicios públicos, los suministros y los salarios, pero la pérdida repentina de un cliente habitual o la avería inesperada del equipo pueden desequilibrar su negocio.
• Mantener el control del negocio: Cuando el negocio no funciona según lo planeado, puede sentirse como si estuviera cayendo en pedazos. Administrar su flujo de efectivo le brinda más control y perspectiva de su negocio y lo ayuda a tomar decisiones importantes para innovar, introducir nuevos productos o servicios y expandirse a nuevos mercados.
• Solicitar préstamos: Los banqueros, prestamistas e inversionistas generalmente analizan la entrada de efectivo relacionada con las actividades operativas para tomar una decisión sobre la inversión y el financiamiento de sus actividades.
• Expansión y crecimiento de fondos: Un flujo de efectivo positivo también le permite reinvertir y expandirse, para que pueda aumentar sus ganancias y su base de clientes.

¿Cuáles son los problemas de flujo de caja?

Muchas empresas son víctimas de problemas comunes de flujo de caja. Al ser conscientes de cuáles son algunos de estos problemas, podemos ser proactivos en la gestión del flujo de efectivo y, con suerte, evitar estos problemas:

• Anticipando obtener una ganancia: Los empresarios y dueños de nuevos negocios a veces sienten que todo lo que tienen que hacer es abrir una nueva tienda o sitio web y las ganancias llegarán rápidamente. Esto puede generar un gasto excesivo en los primeros días y la posibilidad de que el efectivo disponible se agote antes de acumularse las ganancias reales.
• No crear el presupuesto adecuado: En términos generales, un buen presupuesto cubre el efectivo que una empresa anticipa recibir (generalmente los próximos 30 días), así como también la cantidad de efectivo necesaria para pagar deudas. Sin un presupuesto, una empresa puede quedarse corta a la hora de pagar facturas o salarios.
• No tener en cuenta los gastos generales: Los gastos de una empresa, desde la compra de equipos hasta el arrendamiento del lugar de trabajo, pueden aumentar rápidamente. Los dueños de negocios que enfrentan altos costos generales deben buscar formas de disminuirlos para generar ganancias y un flujo de efectivo fluido.
• No centrarse en las cuentas por cobrar: Es posible que esté realizando una gran cantidad de ventas, pero si los clientes no pagan a tiempo, podría tener problemas. La constante falta de efectivo disponible puede socavar las oportunidades de crecimiento y aumentar la dificultad de realizar sus propios pagos a proveedores, y otros, a tiempo.
• No extienda demasiado su inventario disponible: Solicitar productos en exceso podría significar involucrar fondos en un inventario innecesario. El inventario inactivo puede desviar fondos que podría utilizar para el desarrollo de nuevos productos. Asegúrese de tener una comprensión clara de las necesidades probables de inventario.
• No se quede sin colchón: Siempre puede ocurrir algo inesperado, en cuyo caso, el dinero disponible puede ser la mejor defensa. Incluso, un pequeño colchón para gastos discrecionales o elementos inesperados, mantiene un presupuesto flexible a medida que cambian las condiciones comerciales a lo largo del año.

Los peligros o riesgos de flujo de caja para un nuevo negocio son obvios. Sin embargo, incluso las empresas establecidas, deben monitorear qué tan bien fluye el efectivo dentro y fuera del negocio y, de esta manera, evitar encontrar algunos de estos y otros problemas relacionados con el flujo de efectivo en el futuro.

¿Cómo la digitalización ayuda con el flujo de caja?

Para mitigar los riesgos de flujo de caja en su negocio, considere la opción de usar un software de contabilidad, como los que dispone SAP Concur, que trabajan en línea. Con ellos es posible efectuar el pago de facturas, facturar a clientes, calcular y presentar impuestos y compartir datos financieros con un contador.

Esta herramienta de automatización y tecnología financiera, le brinda las siguientes bondades:

• Digitaliza sus pagos para mover efectivo más rápido.
• Optimiza el capital de trabajo, aumenta la liquidez y, por ende, mitiga el riesgo.
• Libera el potencial humano con soluciones habilitadas para máquinas.

¡Ahora ya está listo para pasar al mundo digital!

Encuentre más información complementaria en nuestro artículo: Finanzas digitales: por qué es importante en los controles financieros de su empresa.