¿Sus procesos están nublando su visión de los gastos?

Algunas preguntas sobre cómo añadir orden y supervisión a sus gastos.

Gestionar sus gastos nunca ha sido más importante ni difícil. Y si sus procesos y políticas no se adaptan a las realidades del trabajo remoto, probablemente tendrá incluso menos visión de sus gastos que antes de 2020, cuando todas las reglas fueron arrojadas por la ventana.

Sin embargo, hay una forma de aportar orden a todo este caos, y comienza con la visibilidad. La simplificación de sus procesos y la clarificación de sus políticas ayudarán en gran medida a definir mejor la visión de los gastos, pero ¿cómo lograrlo?

Para obtener la respuesta, hacen falta algunas preguntas más. 

¿Sus procesos y sus políticas para tarjetas corporativas se respaldan mutuamente?

Los datos son fundamentales para gestionar el cumplimiento normativo, y los mejores datos de gastos que verá son los de su tarjeta corporativa. Es una mirada directa a lo que realmente se gasta. No solo con exactitud, sino también con automatización. De esa forma, si un empleado añade una propina de USD 20 a una comida de USD 30, usted lo verá y podrá hacer algo al respecto.

Sin embargo, si ese empleado (o cualquiera de los cientos o miles que tiene) paga en efectivo, es posible que usted no note la infracción y en consecuencia no pueda hacer cumplir sus políticas.

Pregúntese:

• ¿Queremos que todo el mundo tenga (y utilice) una tarjeta corporativa?
• ¿Nuestras políticas respaldan ese compromiso con la tarjeta corporativa?
• Si no es así y queremos ofrecer más flexibilidad de pago, ¿tenemos los procesos necesarios para protegernos?
• ¿Disponemos de normas de auditoría para evaluar y corregir reservas que no cumplen con las políticas, sobregastos y fraude?

Estas preguntas no son sencillas, pero sin dudas son importantes. Y sobre todo ahora que la supervisión y el control de los gastos son más esenciales que nunca. Estas son algunas otras preguntas para que siga pensando.

¿Sus procesos respaldan su política de comprobantes de efectivo?

Cuando los empleados pagan en efectivo o utilizan su tarjeta personal, la única forma de saber qué se está gastando (y si esto cumple o no con sus políticas) es revisar pilas y pilas de comprobantes. Este proceso no solo requiere mucho tiempo sino que además es propenso a los errores. Entonces, ¿realmente está obteniendo los datos que necesita? 

Si simplificase el proceso y, por ejemplo, lo automatizase, ¿podría requerir comprobantes para más gastos y, por lo tanto, hacer cumplir eficazmente las normas? (Esta es fácil: sí).

¿Y qué hay de la posibilidad de tomar fotos de los comprobantes como una forma de eliminar los procesos de papel tan arcaicos y molestos? Sin duda, esta es una enorme ventaja respecto de la productividad, aunque la verdadera recompensa radica en la precisión y la inmediatez relativa de la información. La aplicación correcta le ofrece mucho más que una simple imagen: desglosa los datos contenidos en la imagen y automáticamente los detalla, categoriza y usa para completar informes de gastos.

Pregúntese:

• ¿Podemos deshacernos realmente de los errores causados por el ingreso manual de datos?
• ¿Podemos capturar datos más precisos y completos en cada carga?
• ¿Podemos asegurarnos de que el gasto en efectivo se ajuste a las políticas y a la vez reducir nuestros requisitos de comprobantes de efectivo y complacer a los usuarios?

Las respuestas a estas preguntas no varían entre “Sí” o “No”, sino entre “Sí” y “Por supuesto que sí”. Solo necesita implementar las herramientas adecuadas o expandir las que ya tiene.

Ok, estas son las últimas preguntas.

¿Su proceso es lo suficientemente flexible para adaptarse a los cambios en las políticas?

Como todos hemos aprendido en los últimos meses, el cambio realmente es una constante. Una jaqueca constante, para ser precisos. Por lo tanto, a medida que avance y empiece a pensar en la recuperación, es recomendable que incorpore la adaptabilidad a su proceso. A medida que los mercados, los consumidores y las organizaciones cambian, sus políticas tendrán que adaptarse.

¿Tiene la suficiente flexibilidad? Pregúntese:

• ¿Podemos añadir fácilmente nuevas categorías de gastos, como las necesarias para trabajar de forma remota (por ejemplo, equipos de oficina en el hogar, equipos de protección personal, etc.)?
• ¿Disponemos de normas de auditoría para corregir gastos que no cumplen con las políticas a medida que cada vez más empleados (sin tarjetas corporativas) toman cada vez más decisiones de gastos?
• ¿Podemos ver si los pagos de los proveedores que deberían estar en las órdenes de compra en realidad se están liquidando en los informes de gastos?
• ¿Sabemos cuánto se gasta por medio de tarjetas personales? ¿Sabemos por qué?

Una vez más, las herramientas adecuadas están ahí, y pueden dirigir los datos directamente hacia su sistema, eliminando eficazmente las brechas que mantienen ocultos los costos. Y si usted puede ver esos datos, será mucho más sencillo gestionar los gastos.

¿Qué opina?

Conozca las herramientas que necesita para manejar la gestión de viajes, gastos y facturas, pues le permitirán alinear los gastos incluso a medida que se modifiquen.