Viajes corporativos, ¿cómo planear una nueva estrategia exitosa?

Ante la rápida evolución por la que han pasado los negocios y los nuevos retos alrededor de los viajes de trabajo, las empresas necesitan actualizar su política de viajes y gastos.

Si bien la llegada de la pandemia a causa del Covid paralizó los viajes de negocios por un tiempo, ahora es evidente que hemos sobrepasado la crisis, como también lo es que el proceso se ha transformado: hoy hay más necesidad de que los viajes sean seguros en todos los sentidos, también hay mayor conciencia sobre la optimización de tiempos y el cuidado de los costos, la sustentabilidad es un tema prioritario, la digitalización ahora permea el proceso de punta a punta y, al final de todo, lograr una óptima experiencia es una meta crucial.

En todo esto, para las organizaciones de cualquier tamaño está claro que aprovechar las tecnologías adecuadas es fundamental. En SAP Concur nos enorgullecemos de mantenernos en el lugar No. 1 en el más reciente reporte de participación del mercado de software de gestión de T&E de IDC. Como lo señalamos en el “IDC Worldwide Travel and Expense Management Software Market Shares, 2021”, disponible para descargarse gratuitamente desde nuestro Centro de Contenidos, ocupamos el primer sitio, con una participación del 49%, la cual creció 3.9% entre 2020 y 2021.

Ahora bien, más allá del elemento tecnológico, ¿cómo lograr que la estrategia de viajes de los negocios sea exitosa? Uno de los pasos esenciales es lograr ceñirse a un presupuesto establecido. Según indica 11Onze, esto nunca había sido tan importante como ahora, ya que según un informe de Global Business Travel Forecast, en 2023 se estima que habrá un encarecimiento de los viajes de negocios, por diversos factores.

En el artículo Cómo reducir gastos en un viaje de negocios, el outlet noticioso brinda una serie de consejos para que los negocios no sólo ahorren costos en relación con los viajes de sus ejecutivos, sino también maximicen la eficacia de las reuniones de trabajo. Destaca la importancia de planificar anticipadamente, el establecimiento de un límite económico, el cuidado de la ubicación y las distancias, y la flexibilidad de tiempos, anteponiendo los ahorros que puedan obtenerse con esto.

Establecer pautas claras siempre es importante. Por ello, en SAP Concur recomendamos contar con una política de viajes y gastos acorde a los tiempos, considerando la evolución que han tenido los modelos de negocio y los desafíos actuales de las gerencias de viajes.

Para apoyarlo en la creación o actualización de su política, le invitamos a descargar nuestro libro electrónico “El camino hacia el éxito: cómo elaborar su política de viajes y gastos”, el cual está disponible sin costo en nuestro Centro de Contenidos. Esta guía le permitirá contar con un documento útil, que prioriza lo que hoy por hoy es importante, tanto para las empresas como para sus empleados.

Para la elaboración de una política de T&E, como lo referimos en el mencionado e-book, es preciso comprender que no existe una solución única, aunque sí impulsores comunes, tales como: hacer más eficiente el negocio, mejorar la productividad de los empleados y facilitar la automatización de procesos, sin dejar de lado el análisis de datos.

Nuestra sugerencia es definir objetivos y metas claros, priorizar la mejora de la experiencia del empleado, cuidar la seguridad y el bienestar de los ejecutivos viajeros, tener la vista puesta en la productividad y la satisfacción del personal a cargo de la gestión de viajes y costos, y considerar la importancia de la sostenibilidad.