Auditoría interna: ¿Por qué y cómo hacerla?

Seguramente ha escuchado que la auditoría interna es uno de los grandes recursos que tiene para mejorar el rendimiento de su empresa, pero quizá no conoce bien el proceso y tampoco está convencido sobre por qué debería realizarla.

Para que tenga toda la información necesaria al respecto y pueda implementar este proceso de la mejor manera en su negocio, le hemos preparado el siguiente contenido.

A continuación le proporcionamos los detalles que le facilitarán obtener el máximo provecho para su compañía. Comencemos con lo básico.

¿Qué es una auditoría interna?

Una auditoría interna es un análisis o evaluación general de todos los procesos y estructuras dentro de una empresa. Se lleva a cabo con el fin de mejorar el rendimiento operativo, optimizar recursos, evitar fraudes, sabotajes, incrementar la eficiencia y mejorar la calidad en productos y servicios.

Aunque su nombre podría hacer pensar que es un análisis que se lleva a cabo por miembros de la misma empresa, lo cierto es que más bien suele ser un proceso que lleva a cabo un auditor externo analizando los procesos internos de un negocio. Esto es así debido a que de esta manera podrá aportar una visión más objetiva de las condiciones de la compañía.

También puede efectuar una auditoría global, pero concentrarse en una auditoría que solo evalúe el desempeño interno de su estructura y procesos puede serle de mucha utilidad, le contamos por qué a continuación.

¿Por qué realizar una auditoría interna?

Las razones para darle prioridad a este tipo de auditoría tienen que ver con aspectos específicos, como un crecimiento acelerado en los últimos meses o la resolución de problemáticas detectadas en las finanzas o los flujos de trabajo dentro de una empresa.

En el caso de pequeños negocios, esto le permitirá que pueda garantizar a proveedores o socios que el funcionamiento de su compañía se encuentra en condiciones óptimas y que los procesos tienen la capacidad suficiente como para cumplir con las promesas de producción o servicios necesarios.

No obstante, es importante que considere que, si después de llevar a cabo una auditoría interna observa que los resultados de producción y eficiencia siguen teniendo problemas, planee e implemente una auditoría externa de forma independiente y adicional a la interna.

De esta manera logrará conseguir los mejores resultados de optimización para su negocio.

Cómo realizar una auditoría interna exitosa

A continuación le presentamos algunos consejos para que realizar la auditoría interna en su empresa le brinde la mayor cantidad posible de beneficios posibles.

1. Seleccione un auditor adecuado

Antes de cualquier otra cosa, la persona a cargo de la auditoría debe contar con las habilidades necesarias para efectuar este proceso del mejor modo. Aun si su empresa no es tan grande, elija al auditor con base en las características que le mencionaremos a continuación.

Un buen auditor:

Es íntegro, competente y profesional

Esto garantiza que su evaluación y sugerencias siempre serán honestas y buscarán ofrecer el máximo beneficio para la empresa y todas las personas que trabajan en ella.

Tiene a la objetividad como primera prioridad

Esto significa que no antepondrá intereses o simpatías por encima de los estándares de calidad. Además, entenderá las estrategias, políticas y estructuras de la organización que evalúa (más allá de si está de acuerdo con ellas o no), por lo que brindará retroalimentaciones efectivas y útiles.

Tiene la preparación necesaria y continúa su formación con actualizaciones constantes

Esto quiere decir que cuenta con las herramientas necesarias para comunicar la evaluación de una manera productiva y también que sabrá proponer las mejores estrategias para optimizar procesos y mejorar la organización.

Hace un análisis exhaustivo

Así no quedará pendiente una evaluación a los procesos, estructuras o políticas de la empresa. Esto, a su vez, permitirá que ofrezca soluciones y alternativas para mejorar el rendimiento a nivel organizacional.

No se olvida de la planeación de riesgos

Aunque la auditoría interna no es una auditoría de riesgos, un buen auditor se encargará de brindar un plan general que ayudará a la empresa para estar preparada ante inconvenientes e imprevistos.

2. Planifique la auditoría

Algunas personas sugieren realizar auditorías sorpresas, lo cierto es que los resultados del mejor desempeño que puede tener su empresa con el actual esquema lo obtendrá agendando la auditoría en cada uno de los departamentos y organizando de manera meticulosa los horarios de la evaluación.

3. Hable con los directores y jefes de departamento

Nuevamente, es importante que recuerde que para obtener los mejores resultados (y con ello las sugerencias y estrategias que llevarán a su empresa al siguiente nivel) es conveniente avisar sobre los procesos de auditoría. A nivel organizacional esto significa que los jefes y directores de cada área en su compañía sepan sobre la auditoría y conozcan la fecha y horario exactos.

Del mismo modo, es fundamental que conozcan que las evaluaciones se efectuarán para mejorar el rendimiento de los procesos y no para juzgar el trabajo que ellos llevan a cabo como líderes del departamento o proceso que les corresponde.

4. Permita que el auditor realice su trabajo

Una vez que ha seleccionado un auditor y ha preparado un plan y a todo el personal involucrado, es momento de realizar la auditoría.

Recuerde que los documentos oficiales tienen como estándar el protocolo ISO 9001, por lo que se buscará que la evaluación, de ser aplicable, obtenga resultados que cuadren con dicho documento.

5. Presente los resultados y guarde un registro de los mismos

Una vez realizada la auditoría, deberá realizar una junta en la que informe sobre los resultados. Asimismo es conveniente que genere un registro que le permita mantener los resultados de esta evaluación para futuras consultas.

Esto le ayudará a implementar las mejoras de una forma más precisa y también le permitirá efectuar un proceso de revisión previo a nuevas auditorías en años entrantes.

6. Haga un seguimiento

Lo último que queda por hacer es verificar que las sugerencias con posibilidades de realización inmediata se lleven a cabo sin contratiempos y que las observaciones ante inconformidades han logrado llegar a una solución alternativa.

Es importante que también tenga en cuenta que antes de la siguiente auditoría debe implementar sistemas de evaluación más enfocados dentro de su propia empresa.

Esto permitirá que logre un mayor desarrollo con la evaluación que le haya entregado el auditor y que la próxima vez los análisis arrojen información distinta que fomente el crecimiento y desarrollo de su empresa.

¡Hemos llegado al final!

Si le interesó esta información, le recomendamos nuestro artículo: "Control de gastos inteligentes" para seguir optimizando el rendimiento en su empresa.