Cómo prepararse para el futuro de los viajes de negocios

Las formas de hacer negocios podrían cambiar para siempre, pero encontraremos una nueva estrategia para hacerlo ¡por más inusual que parezca!

Por Ángel Morfín, Director General de SAP Concur en México

Estamos en medio de uno de los mayores cambios de paradigma que el mundo moderno ha presenciado y, para aquellos que colaboramos con la industria de viajes y hospedaje, lo que estamos experimentando es un hecho sin precedentes.

Lo único certero que esta pandemia expone es que la seguridad es un factor del cual no podemos prescindir. Para las compañías esto no es opcional, de ahí que mantener la seguridad de nuestros colaboradores debe ser prioritario en la reestructura de los negocios. Las soluciones tecnológicas nos ofrecen certeza de que a los lugares donde nuestros colaboradores tengan que ir cuentan con las nuevas medidas de seguridad y que los proveedores de servicios de hospedaje cumplen con las medidas sanitarias.

¿Qué pueden hacer entonces los profesionales de viajes?

Si bien el futuro cercano aún es incierto, existen muchas preguntas que deberíamos de empezar a plantearnos y buscar sus respuestas para agilizar la reincorporación a la nueva normalidad: ¿Qué puedo hacer como gerente de viajes para ayudar a estabilizar a mi empresa en el presente y prepararse para lo que está por venir? ¿Cuál sería mi plan de acción para comunicarme con mi equipo y prepararme para el retorno gradual de operaciones?

Ya sea una empresa grande o pequeña, de cualquier industria, existe una lista inicial de acciones clave que los profesionales de viajes pueden considerar y poner en práctica en esta nueva normalidad empresarial:  

• Cambiar paradigmas y ajustar el programa de Gestión de Gastos y Viajes (T&E) para enfrentar y ajustarse a un entorno empresarial cambiante
• La transparencia es necesaria​ para asegurar reportes de gastos completos
• Construir puentes y romper barreras​ para alinear las prioridades de los stakeholders con las nuevas normativas y requisitos locales e internacionales
• Prepararse para próximas eventualidades, así como tener listo un plan mejorado de contingencia como parte del programa de viajes
• Establecer alianzas a largo plazo a través de relaciones más sólidas con actores internos como las áreas de Recursos Humanos y Finanzas, asimismo con proveedores como agencias de viajes (TMCs) y socios estratégicos

Ahora, el enfoque de un gerente de viajes debe ser el de un líder de gestión digital para poder preparar a su empresa para el futuro. La comunicación fluida con la dirección de la empresa y comunidad de viajeros es esencial para comprender sus necesidades, así como para elevar aún más la función de su gerencia dentro de la empresa.

Aunque no podemos predecir cómo será el mundo posterior a la pandemia, considero que saldremos más fuertes como individuos, como proveedores de servicios, como empresas y como comunidad global. Las formas en las hacemos negocios podrían cambiar para siempre, pero encontraremos una nueva estrategia para hacerlo ¡por más inusual que parezca!

Viajes de negocios con buenos cimientos y grandes ahorros

En México contamos con empresas que se han posicionado a nivel global con mejores prácticas en su gestión de viajes de negocio. Me refiero a Elementia, empresa con presencia internacional que fabrica y comercializa productos para la industria de la construcción en ocho países y que gracias a soluciones en la nube como SAP Concur, ha logrado revolucionar la experiencia de sus seis mil colaboradores en todo el proceso que involucra la gestión de viajes.

A tres años de la implementación de nuestra solución y una adopción del 90 por ciento por parte de sus colaboradores, esta compañía ha logrado ahorros que ascienden a los 10 millones de pesos anualmente y 50 por ciento en el tiempo para la creación de reportes de gastos, así como contar con procesos de gestión de viajes en tan solo 15 minutos.

Con ejemplos como estos estoy convencido de que empresas con sólidas estrategias de viajes podrán hacer frente a los cambios en los paradigmas de negocios y el sector turístico. Nos encontramos en el momento ideal para replantear nuestras prioridades, ajustar nuestras políticas y prepararnos para la realidad que estamos creando. Si no aprendemos de estas lecciones y no actuamos en función de éstas, difícilmente tengamos oportunidad de presenciar acontecimientos que nos obliguen a hacerlo. ¡El momento es hoy!