Alianza exitosa para la optimización en la rendición de cuentas: Inova Energy - Seidor -SAP

Para Inova Energy la falta de automatización en la gestión de gastos corporativos representaba un gran desafío, ya que incrementaba la carga administrativa, generaba errores y dificultaba la visibilidad y control de los gastos. Esto complicaba el cumplimiento normativo, las auditorías y la rendición de cuentas.

En este contexto, la implementación de SAP Concur en Inova Energy, en colaboración con Seidor, representa una iniciativa estratégica fundamental para mejorar la eficiencia operativa y optimizar los procesos empresariales relacionados con la rendición de cuentas y la gestión de gastos. Esta alianza no solo consiguió modernizar y automatizar los procesos internos, sino también asegurar mayor precisión y transparencia.

El proceso comenzó con una planificación meticulosa que involucró un análisis exhaustivo de los procedimientos de gestión de gastos y la identificación de áreas críticas, para luego diseñar una estrategia de implementación que garantizara una transición progresiva desde el sistema manual hacia la digitalización de la empresa, todo a través de una plataforma automatizada y eficiente.

Implementar SAP Concur ha permitido a Inova Energy gestionar sus recursos de manera más estratégica y efectiva, alineando sus procesos financieros con los objetivos empresariales a largo plazo.

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Caso de Éxito SAP Concur: Fratelli Branca

En colaboración con el partner Concentrix Catalyst, la empresa implementó soluciones tecnológicas como SAP Concur para automatizar sus procesos de gastos, mejorando la eficiencia, agilidad y control en sus operaciones. 

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1. Eficiencia mejorada

SAP Concur ha transformado radicalmente la eficiencia operativa en Inova Energy mediante la automatización del proceso de captura, registro y aprobación de gastos.

Reducción de errores manuales

Con el sistema manual, los errores eran comunes y podían llevar a discrepancias significativas en los informes de gastos. Sin embargo, con SAP Concur la entrada de datos es más exacta y coherente, lo que garantiza que los informes de gastos reflejen de manera fiel y precisa las transacciones realizadas.

Optimización de recursos

Con la digitalización de la contabilidad financiera de la empresa, el personal de esta área, puede dedicar menos tiempo a tareas rutinarias y más a análisis financieros, planificación estratégica y otras actividades que contribuyen directamente al crecimiento y la competitividad de la empresa.

2. Mayor transparencia y control

Con SAP Concur los datos se actualizan instantáneamente y están disponibles en tiempo real, lo que permite a los gerentes monitorear los gastos a medida que ocurren, facilitando la identificación de desviaciones presupuestarias y permitiendo una respuesta rápida y proactiva para mantener el control financiero.

Informes detallados y personalizados

Los informes pueden ser adaptados para resaltar categorías específicas de gastos, departamentos, proyectos o periodos de tiempo, lo que permite un análisis exhaustivo y una identificación precisa de las tendencias de gastos que facilita la transparencia interna y externa, simplificando el proceso de auditoría y asegurando el cumplimiento de las normativas.

Mejor toma de decisiones

La visibilidad en tiempo real y los informes detallados combinados proporcionan una base sólida para una toma de decisiones informada y oportuna.

Control riguroso y cumplimiento

La capacidad de SAP Concur para establecer controles automáticos y alertas permite que los gastos que no cumplen con las políticas internas sean automáticamente señalados y los gerentes reciban notificaciones para revisar y tomar las acciones necesarias.

3. Cumplimiento normativo

La plataforma de SAP permite la configuración de reglas y directrices específicas que deben seguir todos los informes de gastos, asegurando que cada transacción cumpla con las políticas internas de la empresa y con las regulaciones externas pertinentes.

Además, SAP Concur facilita la actualización y adaptación de estas políticas en tiempo real, respondiendo rápidamente a cambios en las normativas legales o internas, lo que mantiene a Inova Energy en conformidad continua y proactiva.

Alertas y notificaciones automáticas

La plataforma monitorea constantemente todas las presentaciones de gastos y envía alertas inmediatas cuando se detectan gastos que no cumplen con las políticas establecidas para corregir cualquier irregularidad antes de que se convierta en un problema mayor que repercuta de forma financiera o legal.

Facilita el proceso de auditoría

SAP Concur proporciona un historial detallado y fácilmente accesible de todas las transacciones, incluyendo las aprobaciones y las correcciones realizadas, a fin de que los auditores puedan revisar rápidamente los registros y confirmar la adherencia a las normas, reduciendo el tiempo y el esfuerzo necesarios para completar las auditorías y la rendición de cuentas a nivel empresarial.

4. Mayor productividad

La interfaz intuitiva y la funcionalidad móvil de SAP Concur permiten a los empleados de Inova Energy capturar recibos y generar informes de gastos de manera rápida y sencilla, directamente desde sus dispositivos móviles. Esta accesibilidad reduce drásticamente el tiempo dedicado a la rendición de cuentas, liberando recursos para actividades más estratégicas y productivas dentro de la organización.

Además, la integración fluida con otros sistemas empresariales asegura una transferencia de datos eficiente y una colaboración sin fisuras entre departamentos, optimizando aún más los procesos operativos.

Adopción de tecnología avanzada

La capacitación integral proporcionada a los empleados para utilizar SAP Concur, ha facilitado una rápida adopción y aprovechamiento de la nueva tecnología, fomentando una cultura de innovación y eficiencia dentro de la empresa que posiciona a Inova Energy para enfrentar los desafíos futuros con confianza y capacidad de respuesta.

Mejora continua y adaptabilidad

La capacidad de la plataforma de SAP Concur para escalar y ajustarse a las necesidades cambiantes del negocio garantiza que Inova Energy pueda mantenerse ágil y competitiva en un mercado dinámico. Por otro lado, la automatización de tareas repetitivas y la simplificación de los flujos de trabajo, liberan recursos humanos para actividades estratégicas y de valor añadido, promoviendo así un crecimiento organizacional sostenible y rentable.

5. Minimización de fraude

La implementación de SAP Concur en Inova Energy ha fortalecido significativamente la seguridad financiera mediante herramientas avanzadas de detección de fraudes. Esta capacidad no solo protege los activos de la empresa, sino que además promueve una cultura de transparencia y responsabilidad entre los colaboradores.

Mayor control y supervisión

SAP Concur proporciona una visibilidad detallada y en tiempo real de todas las transacciones financieras, asegurando que cada gasto sea legítimo y cumpla con las políticas corporativas establecidas.

Prevención de fraudes

Los análisis avanzados de datos y las alertas automáticas de SAP Concur permiten a Inova Energy identificar patrones de comportamiento sospechosos, fortaleciendo la capacidad de la empresa para mantener la integridad financiera y protegerse contra posibles pérdidas y daños de reputación.

La unión hace la fuerza

SAP Concur ha mejorado la eficiencia operativa y reducido los errores manuales en los procesos de gestión de gastos corporativos de Inova Energy al proporcionar visibilidad en tiempo real de las operaciones y un control riguroso que facilita la toma de decisiones informadas y la rendición de cuentas.

Además, esta alianza estratégica ha fortalecido el cumplimiento normativo, incrementado la productividad y reducido el riesgo de fraude, lo que ha asegurado una gestión financiera robusta y sentando las bases para el crecimiento sostenible y exitoso de la organización.

Si desea llevar su negocio a otro nivel, al igual que Inova Energy, le invitamos a agendar una cita con uno de nuestros asesores para diseñar un plan a la medida de su empresa. ¡Será un placer apoyarlo para hacer crecer su organización!