Altos costos de viajes de negocios: ¿cómo enfrentar este problema?

Dentro de la administración avanzada que requieren las empresas para estimular un flujo de trabajo continuo, constante y saludable financieramente está gestionar los costos de viajes de negocios, en los cuales se incluyen, por supuesto, todos los costos: desde la misma concepción y planificación del viaje hasta las facturas no contempladas en el inicio para favorecer la venta o el trato.

Los viajes de negocios son actividades que pueden ayudar a las organizaciones a generar mayores oportunidades de crecimiento, entablar relaciones y hacer sociedades. Eso sí, en dichos viajes los ejecutivos y colaboradores de la empresa necesitan una serie de cuidados, productos y servicios que si no se gestionan correctamente pueden ser un dolor de cabeza.

Pensando en ello, en las siguientes líneas le vamos a mostrar las mejores soluciones para controlar los altos costos de viajes de negocios mediante la incorporación de herramientas y productos de gestión, reservación y control de gastos.

¡Buena lectura!

Analice sus costos de viajes de negocios específicos

Como medida protocolar, la planificación de los viajes de negocios debe considerar desde el inicio ciertos gastos esenciales y fijos para poder ejecutarse.

Por ejemplo, durante un viaje de negocios siempre se necesitarán boletos de avión o traslados por tierra o mar, hospedaje, comidas y consumos como hidratación y lavandería, entre otros.

Para controlar los altos costos de viajes de negocios, es fundamental identificar los gastos obligatorios: realizar esta acción le dará a su organización una idea mucho más clara de los requerimientos básicos para evitar imprevistos que puedan impactar negativamente el objetivo del viaje.

Para determinar estos costos, lo mejor es separar los gastos de acuerdo a la actividad o su naturaleza. Una posible manera de hacerlo es la siguiente:

Gastos de carácter formal

Aquí se pueden incluir aquellos costos relacionados con la imagen —como el vestuario o la preparación personal— que son esenciales debido a los protocolos sociales y empresariales: este aspecto es de suma importancia para dar una impresión positiva a los clientes y proveedores.

De la misma forma, ciertas cortesías como almuerzos, cenas, bebidas o incluso salidas turísticas deben contemplarse para amenizar la reunión y estimular la relación comercial.

Planificación y organización de las actividades

Por otro lado, no debe de salir de la mente de los gestores que el propósito de los costos de viajes de negocios —y de toda la actividad en general— es cerrar tratos con la mayor eficiencia financiera y empresarial posible.

Para que se puedan incrementar las posibilidades de lograrlo, es necesario tener una idea muy clara de elementos como:

• Objetivos de la empresa: las metas que se desean alcanzar.
• Tareas necesarias para cerrar el trato: como reuniones, eventos y otras actividades.
• Tiempos proyectados: planificar los días u horas que tomará cerrar el trato.
• Actividades según el grado de prioridad: clasificar las tareas según su importancia en relación a los objetivos de la empresa.

Gastos personales

Una de las principales recomendaciones que se suele dar dentro de la gestión de costos es ejecutar investigaciones con el mayor detalle que se pueda sobre los costos promedio de las ciudades destino: por ejemplo, el precio del combustible, plato promedio en un restaurante y tarifa de hospedaje, entre otros.

Al determinar estos costos que no se relacionan directamente con el trato, pero que son esenciales para poder provocar la relación de negocios, su empresa podrá descubrir puntos mucho más claros y precisos del presupuesto para abaratarlo y tener una mejor perspectiva del mismo.

Elimine la complejidad de los altos costos de viajes de negocios

Al ver todo lo mencionado anteriormente, cabe destacar que estas tareas no deben ser —ni pueden ser en la actualidad— ejecutadas de manera manual o analógica.

Esto quiere decir que si su programa de viajes está gestionado o no, existen herramientas de control de gastos de viajes para ayudar a cualquier tipo de organización a alcanzar sus objetivos y eficientar el uso de sus recursos.

Estas herramientas, llamadas gestión de gastos de viaje o travel expense management, son un recurso sumamente valioso para acceder a un control eficiente de las finanzas y proveedores y fomentar el cumplimiento para que su empresa alcance sus objetivos de la forma más optimizada posible.

Características de la gestión de gastos de viaje

Algunas de las acciones que se pueden realizar gracias a este tipo de solución o producto de gestión son:

Capturar los gastos

Mediante una captura fotográfica desde un teléfono inteligente o tablet se pueden agregar gastos a los viajes de negocios de manera automática para liberar de carga de trabajo al departamento de contabilidad.

Visualizar los datos en tiempo real

En un solo tablero se pueden vislumbrar todos los costos de viajes de negocios de manera organizada en tiempo real, lo que permite que los directivos puedan tomar decisiones, aprobar costos e incluso rechazarlos.

Reservar servicios

Acceder a decenas e incluso cientos de opciones de proveedores de viajes, hospedaje, traslados terrestres y marítimos con una cierta cantidad de promociones para reducir lo más posible los costos de viajes de negocios y, por consiguiente, darle a su organización las mayores posibilidades de crecer.

Controlar el cumplimiento

Vigilar y monitorear el cumplimiento de políticas por parte de los colaboradores y directivos es otra de las ventajas de contar con un sistema de gestión de costos de viajes de negocios. De esta manera, evitará que su organización incurra en multas o faltas más graves que impacten negativamente las actividades de su empresa.

Simplificar tareas

Dentro de sus muchas opciones, este tipo de productos puede eliminar un compendio de tareas repetitivas en su flujo de trabajo para usar el talento de sus colaboradores en actividades mucho más técnicas o creativas que son necesarias para el crecimiento de la organización.

Como puede ver, al contar con un software o una solución para la gestión de costos de viajes de negocio, su empresa puede dedicar sus esfuerzos y recursos en tareas que realmente estimulen su evolución y, de la misma forma, permitir que sus representantes viajeros puedan concentrarse en los aspectos relacionados al trato en lugar de preocuparse por elementos propios del traslado.

¿Quieres seguir conociendo sobre estos temas? ¡Visita nuestro blog y aprende más sobre la administración de negocios a través de la transformación digital y estrategias de gestión!