Cómo crear un asiento contable de viáticos de forma correcta

La correcta gestión de los viáticos es esencial para mantener una contabilidad precisa y asegurar el cumplimiento de las políticas fiscales y contables.

Estos elementos abarcan diferentes áreas de los viajes corporativos, como transporte, alojamiento y alimentación incurridos por los empleados, lo que los hace una tarea propensa a inconsistencias que pueden afectar tanto el control financiero como el cumplimiento de las normativas fiscales.

En ese sentido, saber cómo crear un asiento contable de viáticos no solo permite a la empresa mantener una perspectiva clara de sus gastos, sino también la elaboración de informes financieros. Además, evita posibles sanciones por parte de las autoridades fiscales. 

Entonces, ¿cómo crear un asiento contable de viáticos robusto? A continuación le guiaremos en el proceso, asegurando que estos gastos se registren correctamente en su contabilidad, lo que contribuirá a una gestión financiera más eficiente y a la tranquilidad de cumplir con todas las obligaciones fiscales.

¿Qué es un asiento contable de viáticos y por qué es importante?

Un asiento contable de viáticos es un registro formal en los libros contables de una empresa que documenta los gastos incurridos por los empleados durante viajes de negocios.

Estos gastos suelen incluir transporte, alojamiento, alimentación y otros desembolsos necesarios para llevar a cabo actividades laborales fuera de la oficina, detallando cada gasto de manera específica. Por ello, se debe asignar a las cuentas contables correspondientes, a fin de asegurar que estos se reflejen correctamente en los estados financieros de la empresa.

¿Por qué es crucial registrarlos?

Esto sucede por varias razones:

• Precisión en la contabilidad: el asiento contable de viáticos garantiza que todos los gastos relacionados con los viajes de negocios estén correctamente registrados y categorizados.
• Cumplimiento de normativas fiscales: un asiento contable de viáticos bien elaborado asegura que la empresa cumpla con las normativas fiscales, evitando posibles sanciones o auditorías.
• Control interno y transparencia: registrar correctamente los viáticos permite un mayor control interno sobre los gastos de la empresa, asegurando que los recursos se utilicen de manera eficiente y transparente. Además, ayuda a prevenir posibles abusos o fraudes.
• Facilitación de auditorías y reportes: cuando los viáticos están correctamente registrados es más fácil para los auditores verificar la autenticidad de los gastos y asegurar que se ajustan a las políticas y normativas de la empresa.

Para obtener todos estos beneficios, la comprensión y atención a los componentes es vital. Esto sin duda permitirá alcanzar una contabilidad completamente transparente y precisa.

Cumplimiento con confianza

Su organización necesita estar más segura que nunca de que está manteniendo su gobernanza, riesgo y cumplimiento de las reglas de gastos internos, las regulaciones del sector y las leyes locales en todos los lugares donde opere. 

Lee más

Componentes esenciales de un asiento contable de viáticos

Crear un asiento contable de viáticos de forma correcta implica identificar y registrar varios componentes clave, por lo que conocerlos es el primer paso.

• Fecha de la transacción: útil para mantener un orden cronológico y cumplir con las regulaciones fiscales que exigen la presentación de los gastos dentro de un período específico.
• Descripción de la transacción: por ejemplo, el propósito del gasto, el lugar donde se incurrió y cualquier otra información relevante.
• Monto del gasto: la cantidad total gastada con cualquier impuesto incluido, como el IVA.
• Cuenta contable: asignando cada gasto de viáticos a una cuenta correspondiente; por ejemplo, "Transporte y movilidad", "Hospedaje".
• Código o centro de costo: es necesario asociar cada gasto de viáticos con un código o centro de costo específico, lo que es particularmente útil para empresas que manejan varios proyectos o departamentos.
• Referencia de documentos de soporte: como facturas, recibos o comprobantes que respaldan cada gasto de viáticos.
• Tipo de cambio (si aplica): en caso de que los gastos de viáticos se realicen en una moneda extranjera.
• Impuestos aplicables: cualquier impuesto aplicable a los gastos de viáticos, como el IVA, debe registrarse de manera separada en el asiento contable.

Entonces, reconociendo todos estos componentes, podemos crear el asiento contable de viáticos para cada caso.

Guía paso a paso para crear un asiento contable de viáticos

Ahora bien, veamos cómo se puede crear el asiento contable de viáticos garantizando que cada gasto contribuya a la integridad de la contabilidad de la empresa.

1. Reunir todos los documentos de soporte

Lo primero y principal es recopilar todos los documentos que respalden los gastos de viáticos, como recibos, facturas, comprobantes de pago y estados de cuenta, los cuales serán la base para cada transacción que se registre en el asiento contable.

2. Verificar y clasificar los gastos

Revise cada documento de soporte para asegurarse de que corresponde a un gasto de viáticos legítimo y dentro de las políticas de la empresa. Luego, clasifique los gastos en categorías como transporte, alojamiento, alimentación, entre otros.

3. Registrar la fecha de la transacción

Para cada gasto, registre la fecha en la que se realizó la transacción y procure que coincida con la indicada en el documento de soporte. 

4. Ingresar la descripción del gasto

Incluya el propósito del gasto, el lugar donde se incurrió y cualquier otro detalle relevante que ayude a identificar claramente la naturaleza del gasto.

5. Asignar el monto del gasto

Ingrese el monto exacto de cada gasto en el asiento contable, asegurándose de que coincida con el monto indicado en el documento de soporte. Si el gasto incluye impuestos, como el IVA, desglóselo para que quede claro cuánto del monto total corresponde al impuesto.

6. Seleccionar la cuenta contable adecuada

Asigne cada gasto a la cuenta contable correspondiente, asegurando que cada uno entre en la categoría que correcta.

7. Incluir el centro de costo o código de proyecto (si aplica)

Si su empresa utiliza centros de costo o códigos de proyecto para asignar los gastos, asegúrese de incluir esta información en el registro contable.

8. Referenciar los documentos de soporte

Incluya una referencia a los documentos de soporte, como un número de factura o un código de recibo para cada gasto registrado, facilitando la localización para cada caso.

9. Revisar y validar el asiento contable

Antes de finalizar el registro, revise toda la información ingresada para asegurarse de que sea correcta y esté completa. Verifique que los montos sean precisos, que las cuentas contables sean las adecuadas y que todos los documentos de soporte estén correctamente referenciados.

10. Guardar y archivar el asiento contable

Una vez que haya validado el asiento contable, guárdelo en el sistema contable de la empresa y archive todos los documentos de soporte de manera ordenada.

Asegure su contabilidad y cumplimiento fiscal

Registrar correctamente los viáticos es una tarea esencial para mantener la precisión contable de su empresa y asegurar el cumplimiento con las normativas fiscales.

Un registro adecuado no solo garantiza la integridad de los estados financieros, sino que también contribuye al control interno, a la transparencia y a la optimización de los recursos financieros. 

Si desea simplificar aún más el proceso de gestión de viáticos, le invitamos a considerar el uso de una solución automatizada como SAP Concur.

Con SAP Concur puede enviar, revisar y aprobar informes de gastos sobre la marcha, conectarse con su ERP para obtener un panorama financiero completo y mejorar la elaboración de presupuestos y la predicción.