El debe y haber de la contabilidad: Aprenda a automatizar su gestión de gastos

Hoy en día manejar una empresa no es una tarea fácil, ya que es necesario llevar una gestión financiera impecable que permita tener registro de cada movimiento dentro de la misma. Al haber tanto dinero en juego, surgió la necesidad de crear un sistema que mantenga la administración correctamente, es decir, aparece la importancia de la contabilidad.

Este sistema de administración se basa en dos pilares fundamentales para existir el debe y haber en la contabilidad. Por tal razón, cada organización financiera se basa en ello. Una vez la contabilidad empezó a ser utilizada, se empezaron a aplicar nuevas herramientas como la gestión financiera automatizada. Sin embargo, son cada vez más los avances que permiten llevar de forma más rápida y segura toda la economía de una empresa. ¿Le gustaría saber más?

Principios básicos de la contabilidad

Los fundamentos de la contabilidad son sencillos, definiéndose como el registro sistemático de todo egreso o ingreso a las finanzas de una empresa. No obstante, se rige mediante un concepto llamado debe y haber en la contabilidad.

El debe hace referencia a la entrada de recursos y los gastos y el haber a la salida de recursos y los ingresos. Con esto, se vuelve un sistema de doble entrada, que se basa en que para que haya deudas, también tiene que existir alguien que las deba; para que exista el deudor debe haber un prestamista.

En otras palabras, si alguien recibe dinero es porque otra persona se lo dio y para que esa persona deba ese dinero es porque alguien necesita recibirlo.

Gracias a esta metodología, la contabilidad puede asegurar que todos los movimientos financieros sean registrados de forma exacta y equilibrada.

Sin embargo, la contabilidad no es sencilla, aunque lo parezca. Cualquier decisión incorrecta o ecuación mal hecha puede generar una imagen falsa de la salud económica de la empresa, lo cual lleva a tomar decisiones no fundamentadas que causarán daños en la misma.

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Importancia de la gestión de gastos en la contabilidad empresarial

Gestionar los gastos mediante el debe y haber en la contabilidad es un componente imprescindible para el mantenimiento de la economía de una empresa, ya que al gastar de forma indebida o desproporcionada se terminan usando fondos ya destinados para necesidades vitales de la empresa. Sin embargo, son muchas las razones por las cuales gestionar los gastos es importante, tales como:

Controlar y reducir costos

Cuando hay una visibilidad clara de todos los egresos que posee la empresa, es más fácil desviar fondos a tareas más importantes y reducir costos en donde sea posible sin afectar la calidad del trabajo.

Planificar y presupuestar

Conocer los gastos de la empresa permite planificar los futuros egresos con más preparación, así como armar presupuestos viables basándose en los gastos que ya han sido registrados anteriormente.

Tomar decisiones informadas

Las decisiones dentro de una empresa son un parámetro delicado, pues cualquier pieza que sea movida en una casilla errónea podría causar mayores retos en un futuro.

Al conocer todos los gastos que tiene la organización, es posible utilizarlos como datos de base para tomar una decisión y reducir el riesgo de cometer un error.

Beneficios de la automatización en la gestión de gastos: reducción de errores, ahorro de tiempo y mejora de la precisión

Con la llegada de tantas herramientas capaces de automatizar la gestión de gastos, se ha vuelto primordial utilizarlas para mejorar la eficacia de la contabilidad en su empresa. La razón de ello es que ofrece muchos beneficios que a la larga mejoran las posibilidades de que su institución sea exitosa. Algunas de las ventajas son:

Reducción de errores

Una herramienta que gestiona de forma automática los gastos de su empresa reduce el margen de error por debajo del 10%.

Ahorro de tiempo

Una de las mayores cualidades de una herramienta de gestión de gastos automatizada es que reduce el tiempo de trabajo en gran cantidad.

Visibilidad y control

Con una herramienta de gestión de gatos usted tendrá acceso a toda la información relacionada con los egresos de su empresa las 24 horas del día, de forma fácil y rápida.

Además, tendrá capacidad de controlar cualquier gasto de manera sencilla y saber el estado financiero de la organización sin problema.

Herramientas y soluciones tecnológicas para automatizar la gestión de gastos

En la actualidad, hay un amplio catálogo de opciones o herramientas que implementar dentro de su empresa para la gestión de gastos automatizada.

Software de gestión de gastos

Programas como SAP Concur permiten a la empresa gestionar sus gastos de forma automatizada y segura, posibilitando acceso las 24 horas del día, además de control y un muy bajo margen de error.

Integración con sistemas ERP

Utilizar herramientas como un sistema de gestión de gastos Enterprise Resource Planning (ERP) permite un flujo constante de datos financieros, permitiendo que se puedan administrar los gastos a tiempo real.

Inteligencia artificial

En la actualidad, existen cientos de inteligencias artificiales que son capaces de darles el toque final a su gestión de gastos, ya que son capaces de analizar patrones de consumo y hasta proporcionar recomendaciones para optimizar todos los gastos que sean necesarios.

Implementación de un sistema automatizado de gestión de gastos: consideraciones clave y mejores prácticas

Antes de implementar su sistema automatizado de gestión de gastos basado en el debe y haber en la contabilidad, es necesario que tome en cuenta algunas consideraciones clave para que pueda sacarles el mejor provecho:

Evalúe sus necesidades

Cuando evalúe la idea de utilizar este tipo de herramientas, primero debe plantearse varias interrogantes, como qué tantos datos planea manejar. ¿Quiere que cualquiera pueda tener acceso a la información de los gastos? ¿Es necesario que tenga la posibilidad de hacer cambios cada vez que quiera?

Integración con sistemas existentes

Debe verificar que esta herramienta sea capaz de coexistir con los sistemas contables que ya posea, o sistemas ERP.

Capacitación al personal

Una buena práctica es capacitar al personal necesario para que pueda utilizar la herramienta por usted y así disminuir su carga de trabajo.

La mejor aliada

La contabilidad no es un trabajo que se debe tomar a la ligera, por lo que la implementación de este tipo de herramientas debería ser una de sus prioridades para este año. Gracias al debe y haber en la contabilidad, muchas empresas han alcanzado el éxito más rápido.

¡En SAP Concur nos aseguramos de que usted pueda gestionar todos sus gastos de forma limpia y automatizada! Si desea conocer más al respecto, no dude en agendar una cita con nosotros. ¡Estamos dispuestos a ayudarle!