10 preguntas que debe hacerse para evaluar su capacidad de control de gastos corporativos

Uno de los aspectos que más preocupa a los responsables de finanzas de las empresas es el manejo de gastos, ya que de estos depende la estabilidad financiera de una compañía.

¿La razón? Por ejemplo, si hay un error en algún desembolso o no se dispone de suficientes recursos para cancelar una factura, esto significa que usted no tiene el control total de lo que sale de las arcas de su empresa.

En las siguientes líneas, le presentamos 10 preguntas que debe hacerse para evaluar su capacidad de control de gastos corporativos.

¡Tome nota!

1. ¿Está controlando el flujo de gastos de sus empleados?

Esta es una de las preguntas principales que se debe hacer como responsable del manejo de gastos de su organización, ya que es tan indispensable como la realización de una auditoría.

No importa dónde y cómo trabaje su equipo o si cuentan con suficientes tecnologías de la información, los trabajadores tienen la posibilidad de comprar lo que necesiten en función de hacer negocios, pero tienen que contar con la absoluta confianza de que la totalidad de las adquisiciones cuentan con aprobación y están dentro de las políticas de desembolsos de su empresa.

2. ¿Cuenta con las soluciones tecnológicas necesarias para controlar los flujos de caja?

En función de la pregunta anterior, es bueno hacerse otra interrogante esencial: ¿mi organización cuenta con las herramientas tecnológicas que permiten ejercer un verdadero control en cuanto a los gastos de los empleados? ¿Garantizan dichas herramientas la rentabilidad de mi empresa?

Si bien contar con los informes de gastos en papel puede seguir siendo importante, un flujo de trabajo digitalizado es imprescindible para brindar solidez y rapidez a los datos que son parte del manejo de gastos, especialmente en los nuevos tiempos.

Debe entender que controlar el efectivo mediante una gestión de gasto digital permitirá a los responsables de finanzas tomar mejores decisiones con base en los datos sistematizados. En efecto, esto debería ser una de las prioridades estratégicas durante la transformación digital financiera dentro de cualquier compañía que quiera cuidar su inversión.

A continuación, dos de las ventajas de estas soluciones:

• Mejoramiento en la gestión de gastos, lo cual implica que podrá obtener una cuenta precisa de los desembolsos y, así, actuar de manera pertinente ante eventualidades.
• Visibilidad global del gasto, es decir, podrá realizar un seguimiento de las facturas y del presupuesto.

3. ¿Sus procesos de informes de gastos respaldan sus políticas y viceversa?

En el manejo de gastos, este es uno de los puntos más importantes: representa la garantía de que lo que observa en las cuentas —que le han sido presentadas— está en sintonía con sus políticas de desembolsos de acuerdo con las necesidades de su empresa.

Los responsables de finanzas de su compañía deben entender que lo que esté reflejado en los gastos no debe estar fuera de lo que realmente haya sido establecido. De ocurrir lo contrario, hay algo que resolver.

4. ¿Con qué recursos económicos cuenta la empresa?

Para el manejo de gastos, es esencial que evalúe con qué recursos económicos cuenta la empresa, tanto en activos como en corrientes: esto tiene que ver tanto con la tesorería como con los saldos con clientes, mientras que los no corrientes están relacionados con vehículos, mobiliarios y oficinas.

Debe considerar que existen algunos activos —entre ellos, los inmobiliarios— que pueden adquirir más valor con el paso del tiempo, lo cual puede traducirse en una mayor solvencia económica de la empresa.

5. ¿Cuáles son las deudas de la empresa?

Para el control de gastos es bueno hacer una evaluación a conciencia de cuáles son los pasivos de la empresa, es decir, nóminas pendientes, proveedores, impuestos y préstamos que deben ser cubiertos con los activos.

Recuerde que si sus pasivos son mayores que sus activos, su organización estaría en una situación financiera poco conveniente y debería aportar capital para resolverla.

6. ¿Cuánto costó producir el total de las ventas?

Dependiendo de cuál sea el rubro de la compañía sobre la cual tenga responsabilidad, responder a esta pregunta sobre la capacidad de control de gastos será más o menos fácil.

En efecto, no es igual una empresa que tenga que ver con una actividad comercial sobre la compra de productos para revenderlos que una de servicios o una industria.

La respuesta a esta pregunta dirá mucho sobre su capacidad de manejo de gastos.

7. ¿Cuál fue mi margen de beneficio bruto?

En el control de manejo de gastos, esto es vital, ya que tiene que ver con saber cuál fue la diferencia entre el costo de las ventas y su precio de ventas sin impuestos como el impuesto al valor agregado (IVA).

Debe tener presente que con ese margen ha debido cubrir los gastos de estructura, también conocidos como gastos generales.

8. ¿Cuánto gastó en estructura?

En el manejo de gastos, esto tiene que ver con el resto de gastos generales que no están relacionados de forma directa con el producto o servicio que usted ofrece en su compañía.

En estos entran, por ejemplo:

• Gastos de administración y promoción.
• Alquiler de oficinas y otros espacios.

9. ¿Cuál es el importe de los saldos a pagar?

En este punto, para el manejo de gastos es indispensable saber cuál es el saldo de las deudas por pagar, es decir, el dinero que debe pagar la empresa por concepto de deudas con proveedores.

Si este está creciendo, puede ser por dos razones:

• Mayores compras por un aumento de las ventas.
• Un incremento en el plazo de pagos para mejorar la situación de la tesorería de la empresa.

10. ¿Cuál fue el porcentaje de los saldos a pagar con relación a los saldos a cobrar?

En aras de llevar un manejo de gastos eficiente, establecer este cociente es indispensable para saber si habrá problemas de liquidez a corto plazo: si debe más a los proveedores que lo que adeudan los clientes de la compañía, es posible que tenga problemas con las finanzas.

¡Hemos llegado al final! Esperamos que estas 10 preguntas sobre el manejo de gastos le sean de gran ayuda en su empresa: lo importante es que —usted como gerente de finanzas— pueda responder estas para enfrentar cualquier eventualidad y tomar las mejores decisiones a tiempo.

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