Cierre fiscal: ¿cómo hacerlo de forma ideal?

El cierre fiscal es una etapa crucial para cualquier empresa, ya que asegura la integridad de los informes financieros anuales y el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Por ello, un proceso de cierre fiscal bien estructurado no solo previene errores y sanciones, sino que también contribuye a una gestión financiera eficiente y precisa.

Ahora bien, muchas empresas enfrentan desafíos significativos durante el cierre fiscal, especialmente por la falta de preparación adecuada e, incluso, la complejidad en la recopilación y verificación de datos.

Por ello, en este post le mostraremos qué es el cierre fiscal y el paso a paso para realizar este proceso de forma efectiva, desde el punto de vista de las regulaciones, normativas y cumplimiento mexicano.

¿Qué es el cierre fiscal y por qué es importante?

El cierre fiscal es el proceso mediante el cual una empresa revisa y consolida toda la información financiera generada durante un ejercicio fiscal, que, en México, abarca del 1 de enero al 31 de diciembre.

Durante el cierre fiscal, se lleva a cabo una serie de actividades que incluyen la verificación de ingresos y gastos, la conciliación de cuentas, y la preparación de los estados financieros, como el balance general y el estado de resultados. El objetivo principal es asegurar que toda la información financiera sea precisa, completa y esté alineada con las normativas fiscales vigentes impuestas por el SAT (Servicio de Administración Tributaria).

Ahora bien, ¿por qué es tan importante?

Pues, el cierre fiscal es importante porque garantiza la transparencia y la exactitud en la presentación de los informes financieros, lo que es esencial tanto para el cumplimiento de las obligaciones legales como para la evaluación interna del rendimiento financiero de la empresa.

Además, se consiguen los siguientes objetivos:

• Contrastar la información recogida internamente en la empresa, con lo reportado en el SAT en el cierre contable.
• Evitar sanciones o multas por la falta de pago de impuestos, retrasos o moras.
• Identificar y corregir datos imprecisos, enviando aclaraciones al SAT.
• Mejorar la gestión de recursos de la empresa.
• Aprovechar estrategias legales para reducir el pago de los impuestos.

Gracias a este concepto, las empresas son capaces de protegerse e, incluso, favorecerse financieramente al tener un registro detallado y preciso de sus gastos e ingresos.

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7 pasos esenciales para un cierre fiscal efectivo

Para realizar un cierre fiscal totalmente efectivo y transparente, es necesario realizar siete pasos fundamentales; los describimos a continuación:

1. Registro de operaciones

El primer paso en el cierre fiscal es asegurarse de que todas las transacciones realizadas durante el ejercicio fiscal estén debidamente registradas en los libros contables.

Por ello, la recopilación de información clave, como estados de cuenta, facturas, nóminas y otros documentos relevantes es lo primero en la lista, y constituye una tarea que empieza desde el día después de la presentación del cierre fiscal anterior.

2. Conciliación de cuentas

Una vez que todas las operaciones estén registradas, lo siguiente es verificar que los saldos de las cuentas contables coincidan con los registros bancarios.

Este paso, conocido como conciliación de cuentas, implica revisar y ajustar las cuentas por cobrar y por pagar para asegurar que reflejen la realidad financiera de la empresa.

3. Realización de ajustes

En esta etapa, se deben hacer los ajustes necesarios para obtener montos fiscales precisos. Por ello, es necesario considerar aspectos como la depreciación de activos, la consideración de la inflación y el cálculo de impuestos diferidos.

Estos ajustes permiten reflejar de manera adecuada los ingresos, gastos, activos y pasivos de la empresa, garantizando que los estados financieros sean un reflejo fiel de la situación financiera de la empresa.

4. Preparación del resultado financiero

Lo que viene después es la preparación de los estados financieros, como el balance general y el estado de resultados.

Estos documentos permiten conocer la situación económica y financiera de la empresa, así como determinar la utilidad o pérdida, resultado de la diferencia entre los ingresos totales y los gastos; lo que permite dar el siguiente paso: el cálculo de impuestos.

5. Cálculo de impuestos

Aquí llegamos a una etapa crucial del cierre fiscal, ya que, basándose en el resultado financiero obtenido, se determinan los impuestos a pagar.

En ese sentido, se aplican las tasas impositivas correspondientes, considerando las deducciones y beneficios fiscales a los que la empresa pueda tener derecho; lo que halla el Impuesto sobre la Renta (ISR) anual y el coeficiente para los pagos provisionales.

6. Preparación de declaraciones fiscales

Una vez calculados los impuestos, es momento de preparar las declaraciones anuales de ISR.

Ahora bien, antes de preparar la declaración es muy importante asegurarse de que toda la información incluida en estas declaraciones sea precisa y esté actualizada antes de presentarlas al SAT. Por lo que se debe tomar el tiempo necesario para evitar inconsistencias y errores.

7. Archivado de documentos

Finalmente, una vez completado el proceso de cierre fiscal y presentada la declaración anual, lo que sigue es archivar y guardar toda la documentación relacionada, ya que servirá en caso de una consulta fiscal o auditoría por parte de las autoridades.

Mejores prácticas para evitar errores en el cierre fiscal

Para finalizar, daremos algunos consejos para evitar errores que puedan llevar a sanciones o problemas financieros:

Mantenga un registro preciso y actualizado

Asegúrese de que todas las operaciones estén registradas de manera oportuna y precisa, por ejemplo, al utilizar una herramienta automatizada de gastos puede permitir que su equipo envíe, revise y apruebe informes de egresos sobre la marcha, asegurando que toda la información esté centralizada y actualizada.

Conciliación regular de cuentas

Realice conciliaciones periódicas para detectar y corregir discrepancias de inmediato. Existen herramientas de gastos que se integran con los ERP, permitiendo obtener un panorama financiero completo de su empresa y facilita la conciliación de cuentas en tiempo real.

Utilice herramientas automatizadas para la gestión de gastos

El uso de herramientas automatizadas para gestionar los gastos, las facturas y los viajes corporativos puede reducir significativamente el riesgo de errores.

Por ejemplo, SAP Concur, puede rastrear la información de gastos de manera segura y permitir que tecnologías avanzadas como la inteligencia artificial y el machine learning analicen los informes.

Mejore la elaboración de presupuestos y la predicción

Asimismo, SAP Concur le permite mejorar la elaboración de presupuestos y la predicción, al ofrecer datos precisos y en tiempo real que facilitan la toma de decisiones informadas. Esto ayuda a prevenir sorpresas de última hora y asegura que su empresa esté preparada para enfrentar cualquier eventualidad.

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