Cinco desafíos a los que se enfrenta RR. HH. en los viajes corporativos (y cómo resolverlos)

Los departamentos de Recursos Humanos (RR. HH.) desempeñan un papel crucial en los programas de viajes corporativos: Son el intermediario entre una compañía y sus empleados, y ayudan a garantizar que ambas partes se beneficien de los viajes de negocios, en colaboración con un gerente de viajes interno o una compañía externa de gestión de viajes (TMC, travel management company).  

RR. HH. desempeña un papel fundamental para mejorar la experiencia general de los viajes, adaptando las políticas a las necesidades de los empleados y los objetivos de la organización, basándose en comentarios anecdóticos y en datos. Los profesionales de RR. HH. pueden ayudar a identificar tendencias, evaluar el cumplimiento y tomar decisiones informadas que mejoren las políticas con el tiempo.  

Sin embargo, ser el intermediario puede conllevar fricción. Los profesionales de RR. HH. pueden enfrentarse a varios desafíos relacionados directamente con los viajes. Por ejemplo, puede ser difícil garantizar que los empleados mantengan el cumplimiento, especialmente a medida que aumenta el alcance de las responsabilidades de RR. HH.  

Otro reto, a medida que los RR. HH. se sitúan en lo más alto de las prioridades de los directivos, es equilibrar la experiencia del empleado con la reducción de costos. La encuesta global de viajes de negocios de SAP Concur de este año reveló que, aunque el 35% de los gerentes de viajes globales afirman que su compañía se centra principalmente en satisfacer las necesidades de los empleados en cuanto a opciones de viaje flexibles, otro 32% señala que su compañía se centra en reducir los costos de los viajes de negocios. Muchos departamentos de RR. HH., incluso cuando cuentan con el apoyo de un gerente de viajes o TMC, se encuentran navegando entre estos intereses contrapuestos. 

En SAP Concur, hemos descubierto que existen algunos desafíos a los que se enfrentan los profesionales de RR. HH. en los viajes corporativos y, por suerte, hay soluciones para todos ellos. 

1. Cumplimiento y claridad de la política 

• Desafío: Es posible que los empleados no comprendan completamente las políticas de viajes corporativos, lo que puede conducir a problemas de cumplimiento y a un aumento de los costos para las compañías. En una encuesta anterior de gerentes financieros, el 58% dijo creer que los gastos no conformes se derivan de políticas poco claras. 
• Solución: Asóciese con un gerente de viajes o TMC para desarrollar políticas de viaje claras que contemplen las situaciones comunes que los viajeros de negocios puedan encontrar en su viaje. Desarrolle programas de formación para educar a los empleados sobre las políticas y utilice formatos fáciles de leer, como infografías o videos, para ayudar a familiarizar a los empleados con las expectativas de la compañía. 

2. Gestión de costos 

• Desafío: Controlar los costos mientras se asegura que los empleados tengan una experiencia positiva puede ser difícil. En el último año, los empleados han experimentado recortes en las prestaciones y solicitudes enfocadas en la comodidad para reducir costos. Estos recortes han incluido pasar la noche para evitar un largo día de viaje en una excursión de un solo día, pagar más para obtener un vuelo directo o sin escalas, utilizar la clase business o premium, o recurrir a opciones como taxis o aplicaciones de transporte compartido en lugar del transporte público. 

• Solución: Busque compensaciones inteligentes que los empleados puedan aceptar. Comience por identificar las políticas que tienen más valor para los empleados y escuche sus opiniones antes de realizar ajustes orientados al ahorro de costos. Por ejemplo, tal vez haya un compromiso entre una gran asignación para comidas y un presupuesto más ajustado para viajes compartidos.  

3. Preocupaciones sobre salud y seguridad 

• Desafío: Garantizar la seguridad y el bienestar de los empleados puede ser complejo. De hecho, las preocupaciones de seguridad son la principal razón por la que los viajeros de negocios rechazarían un viaje de negocios, especialmente debido a: 
  • Preocupaciones de seguridad sobre el destino del viaje (el 44%). 
  • Preocupaciones políticas o sociales sobre el destino del viaje (el 35%). 
  • Preocupaciones de seguridad para el modo de transporte requerido (el 33%). 
• Solución: Trabaje con su gerente de viajes o TMC para mantenerse informado sobre las recomendaciones de viaje y las pautas de salud. Asegúrese de que los empleados reserven sus viajes a través de los canales aprobados y de que la compañía utilice tecnología, como Concur TripLink, para hacer un seguimiento de las reservas que se realizan directamente con los proveedores. Utilice un servicio que se especialice en el deber de protección. En SAP Concur, trabajamos con socios especializados en deber de protección como International SOS y Anvil Group para rastrear las ubicaciones de los empleados y comunicarnos de forma inmediata cuando sea necesario. 

4. Satisfacción y experiencia del empleado 

• Desafío: Viajar puede ser estresante y las experiencias negativas pueden afectar a la moral, la productividad y la retención de los empleados. Esto es especialmente cierto si los empleados sienten que no tienen igualdad de oportunidades para los viajes de negocios. Alrededor de dos de cada tres viajeros de negocios a nivel global sienten que no han tenido las mismas oportunidades para realizar viajes de negocios en comparación con sus colegas, y lo atribuyen a su nivel de antigüedad, su edad o su condición como cuidador o padre, entre otros factores. 
• Solución: Cree una política clara y transparente que detalle cómo se asignan las oportunidades de viajes de negocios. Incluya criterios que se centren en las necesidades del negocio y, al mismo tiempo, tenga en cuenta las preferencias de los empleados y sus circunstancias personales. Asegúrese de que la política indique explícitamente que todos los empleados, independientemente de su antigüedad o circunstancias personales, tienen la misma oportunidad de ser considerados para viajar. Proporcione capacitación a los gerentes para asegurarse de que conocen y comprenden claramente la política.  

5. Integración tecnológica 

• Desafío: Mantenerse al día con las tecnologías de viaje en rápida evolución y garantizar su integración con los sistemas existentes puede ser un desafío para los empleados, especialmente en este periodo de innovación acelerada con IA generativa. 
• Solución: Invierta en un software de gestión de viajes fácil de usar que se integre bien con los sistemas de RR. HH. y contabilidad. La nueva experiencia de reserva en Concur Travel ofrece una experiencia de usuario de calidad para el consumidor, con un proceso de reserva y pago simplificado. Ofrece una experiencia moderna e intuitiva, adaptable tanto a la web como a los dispositivos móviles, y diseñada a la medida del viajero. Además, considere trabajar con el área de TI y con un gerente de viajes o TMC para desarrollar materiales de capacitación para los empleados cuando se introduzcan nuevas funciones o se implementen nuevas herramientas. 

Al abordar estos desafíos de manera proactiva, RR. HH. puede colaborar de forma más eficaz con otras partes interesadas de la empresa para mejorar la experiencia de los viajes corporativos, mantener el cumplimiento y, en última instancia, apoyar los objetivos de la compañía y la satisfacción de los empleados.