Concur Invoice: ¿qué es y cuáles son sus beneficios?

La automatización y gestión de gastos es una parte integral de una estrategia de negocios exitosa. En el mercado competitivo de hoy en día, estos son componentes indispensables para ayudar a las empresas a reducir los costos y aumentar la eficiencia operacional, ya que solo así es posible que las empresas puedan optimizar los recursos para aumentar las ganancias y obtener una ventaja competitiva.

Gracias a las soluciones de TI, como Concur Invoice, existen soportes de asistencia automatizada e inteligente que ayudan a las empresas a controlar los costos y los gastos.

Con ella, las empresas pueden administrar y rastrear los gastos de la empresa, lo que a su vez les permite mantenerse informados y mejorar la toma de decisiones al identificar los gastos no necesarios y reducir los costos para mayor liquidez organizacional. 

Realizar las tareas de facturación con la asistencia de un software integral les permite centrarse en el desarrollo de nuevos productos y servicios, así como en la innovación de los actuales.

Además, la automatización facilita a las empresas obtener información precisa sobre los gastos y los patrones de gasto, lo cual les ayuda a tomar decisiones acertadas en el mercado competitivo.

Por ello, hoy vamos a profundizar en la plataforma para control de gastos inteligente que lleva por nombre Concur Invoice. Exploraremos su pertinencia en el contexto empresarial de hoy, todo lo que tiene para aportar y cómo funciona en detalle en el marco de la gestión de gastos inteligente.

¿Qué es la gestión de gastos inteligente?

La gestión de gastos inteligente en las organizaciones se refiere a la adopción de estrategias para administrar los recursos financieros de manera eficiente y eficaz. Implica optimizar los gastos al máximo, con el objetivo de alcanzar los mejores resultados posibles en los negocios.

Dichas estrategias pueden incluir el análisis de los gastos actuales para identificar los que se pueden reducir o eliminar, así como la implementación de sistemas de administración de presupuestos que permitan una mejor gestión de los recursos. 

Otra parte importante que hay que tener en cuenta es la administración de riesgos financieros, para así evitar futuras pérdidas económicas.

Una buena gestión de gastos inteligente puede ayudar a las organizaciones a ahorrar costos, aumentar la rentabilidad y su persistencia en el tiempo.

5 razones por las cuales es importante hacer una gestión de gastos inteligente en la organización 

1. Mejora la eficiencia financiera

La gestión de gastos inteligente permite a las organizaciones ahorrar dinero y optimizar la eficiencia financiera. Esto significa que los recursos se utilizan de manera eficiente para obtener el máximo beneficio. 

2. Reduce los costos

Contribuye a que las organizaciones reduzcan los costos indirectos asociados con los gastos. De este modo, las empresas pueden ahorrar dinero al reducir los costos innecesarios. 

3. Aumenta la productividad

Permite a las organizaciones mejorar la productividad al optimizar los recursos y racionalizar el uso de los mismos. 

4. Mejora la toma de decisiones

La gestión de gastos inteligente permite a las organizaciones tomar decisiones acertadas. Las empresas pueden tomar decisiones más seguras basadas en datos reales y no en suposiciones. 

5. Protege los recursos

Con las soluciones de TI las organizaciones pueden proteger sus recursos, ya que se controlan los gastos para asegurar que los recursos se utilicen de manera eficiente y se eviten los gastos innecesarios.

Tomando en cuenta estas ventajas, ya solo es cuestión de elegir la mejor herramienta de gestión. Veamos a continuación en qué consiste Concur Invoice, una excelente plataforma para el control y administración de gastos inteligente.

El mejor sistema para la automatización de gastos es Concur Invoice

Concur Invoice es una solución de software de facturación en línea diseñada para ayudar a las empresas a controlar y administrar sus facturas. La herramienta le permite a las empresas procesar y archivar facturas de forma eficiente, con la posibilidad de automatizar procesos y reducir los gastos de administración. 

Ofrece una plataforma de facturación automatizada y simplificada que integra todos los datos relacionados con la facturación en una única ubicación, proporcionando una gestión de flujo de trabajo sencilla para el procesamiento de facturas, lo que le permite a las empresas ahorrar tiempo y dinero. 

Concur Invoice permite a los usuarios monitorear todos los aspectos de facturación de la empresa, desde la emisión de facturas hasta su pago, así como el seguimiento de los ingresos. De este modo, las empresas pueden aprovechar los datos para analizar la eficiencia de los procesos de facturación y tomar decisiones empresariales informadas. 

Concur Invoice también incluye una variedad de herramientas de seguridad para asegurar la confidencialidad de los datos de facturación. Las mismas incluyen la codificación de datos, la verificación de usuarios, la autenticación de dos factores y la encriptación de datos para aumentar la capacidad de administrar los ingresos de la empresa.

Aspectos que definen la versatilidad Concur Invoice

1. Excelente capacidad de integración 

La implementación de Concur Invoice ofrece una versatilidad tecnológica sin igual dentro de cualquier empresa, lo que resulta especialmente valioso en la actualidad.

Esta herramienta se puede conectar con un gran número de sistemas de planificación de recursos empresariales, como el Enterprise Resource Planning (ERP) y el sistema de contabilidad, ofreciendo una integración eficiente.

Mediante la implementación eficaz del control de gastos, los resultados positivos a corto plazo para la organización son claramente visibles.

2. Proporciona un flujo de trabajo organizado

Mediante Concur Invoice, su organización podrá diseñar un flujo de trabajo que se adapte perfectamente a sus necesidades.

La herramienta ofrece una gran cantidad de opciones para gestionar facturas y requisiciones de compra, proporcionando un control total del proceso.

3. Facilidad para chequear los procesos 

Implementar esta plataforma garantizará tanto un ahorro de tiempo como el pago oportuno a los proveedores, por lo que siempre será una buena opción contratar este servicio.

Al establecer un sistema de pago automatizado, los proveedores tendrán la tranquilidad de que la empresa cumplirá con los honorarios correspondientes a su trabajo de forma puntual, sin ningún imprevisto.

4. Funciona como un portal de proveedores

La implementación de esta herramienta ofrece una gran ventaja para los proveedores que prestan servicios a la organización.

Contar con un sitio seguro para que los proveedores de productos y servicios de la empresa puedan monitorear de cerca el proceso de facturación y de cobro, disminuye la cantidad de preguntas, inquietudes o incertidumbres en los departamentos de Cuentas por Cobrar y de Adquisiciones.

5. Recibe reportes predefinidos

Con Concur Invoice, su empresa obtendrá informes preestablecidos y herramientas de inteligencia de negocios avanzadas para ayudarle a tener un mejor control de los gastos. Con esta plataforma, la organización puede tener una visión anticipada de cualquier gasto antes de que suceda.

Gracias a esta anticipación de los gastos, la compañía puede identificar aquellos que sean más convenientes de ejecutar. Así, le permitirá tomar decisiones con base en datos más sólidos, garantizando un mejor resultado a largo plazo y mejorando con ello la gestión financiera en tiempos de cambio.

Concur Invoice contribuye a la implementación de una política de facturación

Es esencial reconocer que establecer una política de facturación empresarial es tan indispensable como realizar una auditoría de los gastos.

Para entender lo importante que es esto, empiece haciéndose las siguientes preguntas:

• ¿Todos los miembros de la organización entienden cómo administrar, recibir y almacenar las facturas que se pagan?
• ¿Qué se hace con aquellas facturas que han sido emitidas en duplicado?
• ¿Cómo se garantiza que los pagos a los proveedores se realicen a tiempo?

Si los procesos de respuesta resultan ser muy complicados y sujetos a errores, es esencial implementar mejoras.

Establecer una política de facturación documentada ayuda a que el equipo de contabilidad de la organización comprenda sus procesos y flujos de trabajo de manera clara, así como a optimizarlos de forma eficaz.

En este sentido, Concur Invoice se convierte en su mejor aliado para la documentación de sus controles de gastos.

Ahora veamos en lo que sigue todo lo que tiene para mejorar el flujo de trabajo de su organización.

Ventajas de incorporar Concur Invoice en su organización como sistema de gestión de gastos

1. Contribuye a tener una organización más conectada

Con Concur Invoice, la organización está ahora conectada a todas sus fuentes de gastos. La conexión se logra gracias a la integración de órdenes de compra, facturas electrónicas y redes de proveedores.

2. Mayor transparencia en los procesos

La empresa contará con análisis predeterminados, paneles de control de costos y métricas principales. Dichas herramientas digitales le permitirán obtener una visión completa de los gastos, así como mejorar la gestión del flujo de caja.

3. Accesibilidad y facilidad de uso

La organización tendrá la posibilidad de mejorar sus procesos de control gracias al sentido intuitivo de Concur Invoice, tanto para navegadores web como para dispositivos móviles.

El control de los gastos requerirá no solo la aprobación del desembolso, sino también la realización de los pagos correspondientes a los proveedores.

4. Potencia el liderazgo en la organización 

El liderazgo es una habilidad que le proporciona mayor seguridad a las empresas en sus operaciones.

El uso de Concur Invoice mejora el liderazgo en la organización al ofrecer una solución de gestión de gastos fácil de usar, que ayuda a los líderes a mantener un mejor control sobre los gastos, con informes detallados y actualizados en tiempo real para permitir una mejor toma de decisiones.

Así, los líderes a obtener una visión más clara de los gastos empresariales. 

La solución también los ayuda a ahorrar tiempo y dinero al ofrecer procesos automatizados de facturación, que reducen la cantidad de tareas manuales requeridas para llevar un registro de los gastos. 

Como ve, gracias a Concur Invoice, los líderes mejoran la responsabilidad y la transparencia al ofrecer una plataforma segura para ver y administrar los gastos. También facilita compartir información sobre los gastos con los empleados de la organización, lo que ayuda a los líderes a promover una mejor cultura de gasto en la organización.

5. Impulsa la conectividad 

Concur Invoice mejora la conectividad de la empresa al posibilitar una mayor visibilidad en el flujo de efectivo de la organización, disminuyendo así el riesgo de flujo de caja. Esto quiere decir que los gastos de la empresa se pueden ver en tiempo real y se pueden rastrear fácilmente para controlar el gasto y mejorar el control fiscal.

Recordemos que Concur Invoice permite a los usuarios compartir información sobre sus facturas electrónicamente, agilizando el proceso de facturación. Dichos procesos mejoran la conectividad entre los miembros de la empresa, reduciendo significativamente el tiempo necesario para procesar las facturas.

6. Disponible en cualquier momento y lugar 

Concebida para que los usuarios puedan crear, enviar, administrar y pagar sus facturas desde un dispositivo móvil o una computadora con conexión a internet, Concur Invoice es una herramienta versátil de facturación que se puede utilizar en cualquier momento y en cualquier lugar.

De este modo, los usuarios pueden administrar sus facturas con facilidad, sin importar dónde se encuentren desde un lugar central. Sea cual sea el lugar, los usuarios pueden crear facturas, administrar sus flujos de trabajo y supervisar el estado de sus facturas desde una sola pantalla. 

La simplificación del proceso de facturación es determinante, ya que los usuarios no tienen que navegar entre diferentes ventanas y pantallas para ver el estado de sus facturas. 

7. Seguridad sin límites

Las herramientas de seguridad de Concur Invoice incluyen: 

1. Autenticación de dos factores (2FA)

Esta herramienta le brinda a los usuarios una capa adicional de seguridad al permitirles ingresar un código de verificación al iniciar sesión.

2. Autenticación multifactor (MFA)

Es similar a 2FA, pero le permite a los usuarios verificar su identidad utilizando varios métodos, como un código de verificación, una huella digital o un dispositivo móvil. 

3. Auditoría de seguridad

Permite a los administradores rastrear y controlar el acceso de los usuarios a los datos de facturación dentro de Concur Invoice. 

4. Cifrado de datos

Encripta los datos almacenados en los servidores de Concur Invoice para protegerlos de los ciberdelincuentes.

5. Monitoreo de actividades

Esta herramienta le permite a los administradores monitorear y registrar la actividad de los usuarios para detectar cualquier intento de acceso no autorizado.

Llegados a este punto, nos queda por conocer cómo es el proceso de uso de Concur Invoice para la gestión de gastos inteligente.

¿Cómo funciona? Paso a paso de Concur Invoice

1. Toma de captura de factura

Gracias a Concur Invoice, ahora puede capturar sus facturas de proveedores de forma electrónica a través de una plataforma, así como recibirlas por email o correo postal.

Invoice Capture emplea la tecnología OCR y el aprendizaje automatizado para completar de forma automática los datos de los documentos de facturación. Esta acción es seguida por una validación humana para garantizar que los encabezados y los detalles de la línea de pedido de la factura sean correctos antes de que se procesen.

2. Envío a las diferentes instancias de la organización 

Envío

Una vez que se ha realizado la captura de la factura, esta se deberá enviar al empleado responsable de la compra, al igual que a los departamentos involucrados para que se registren sus cargos.

Para realizar este procedimiento de forma rápida y sencilla, se recomienda seleccionar la casilla superior de la pantalla para seleccionar todos los elementos del pedido.

1. Después de seleccionar "Distribuir Artículos Seleccionados" en el menú desplegable, haga clic en "Añadir".
2. Seleccione la clase de distribución que desea y se mostrará el código correspondiente.
3. A continuación, presione "Guardar" y volverá a la página "Solicitud de Factura" donde se habrán guardado los códigos.
4. Finalmente, haga clic en "Enviar Solicitud".

Aprobación de facturas 

Los directivos de finanzas tienen la posibilidad de aprobar facturas desde sus teléfonos celulares mediante la aplicación de plataformas digitales. 

Allí podrán encontrar la opción Invoice Approval, en la que aparecerá el código de la compra, el monto y otros detalles. Si están de acuerdo con el gasto, los gerentes pueden hacer clic en "Aprobar" para enviar la factura al equipo de Cuentas por Pagar y realizar la validación final. 

Esta es la forma en la que se debe dar la aprobación del gerente.

Search Results

En la plataforma digital, hay un panel llamado "Resultado de la búsqueda" que se actualiza en tiempo real para brindar al equipo de Cuentas por Pagar una visibilidad total de todas las facturas del proveedor. 

1. Haga clic en la factura superior del proveedor que acaba de ser aprobada por el gerente.
2. Después, vaya a los detalles y haga clic en "Ruta de Auditoría" para observar el historial de cada cambio de estado. 
3. Por último, haga clic en "Cerrar" y luego en "Aprobar" para completar la factura.

3. Proceso de pago 

Con Concur Invoice, el gerente de pagos puede aprobar y preparar el desembolso de facturas de forma sencilla y práctica gracias a las facilidades que ofrece la plataforma digital.

Además, como gerente, tiene la oportunidad de escoger entre varias opciones para pagar al proveedor, tales como:

• Cámara de Compensación Automática (ACH);
• tarjeta de crédito;
• cheque;
• asociándose con un proveedor de pago usando el centro de aplicaciones de la herramienta Concur Invoice.

Al final, debe contactar a una plataforma de la que se sienta seguro y también puede obtener una recomendación práctica y una plantilla para desarrollar una política de facturación.

¡Mejorar la gestión de gastos es ya una realidad!

A continuación, le compartimos algunos tips que le permitan mejorar aún más su proceso de facturación.

¿Cómo mejorar el proceso de facturación con Concur Invoice?

1. Dedicar más tiempo

Es necesario que haga un esfuerzo para realizar el proceso de facturación desde el principio hasta el final de manera correcta, pues no se trata únicamente de recibir o enviar facturas, sino también de llevar un control exhaustivo de todos los trabajos finalizados para que puedan ser facturados de manera oportuna.

Aunque lleve tiempo, este proceso tendrá un impacto inmediato y positivo en los flujos de caja y la organización.

2. Tener un registro de trabajo organizado

Es imprescindible conocer los proyectos entregados para poder realizar una facturación correcta. Lamentablemente, estos errores suelen acontecer con mayor frecuencia en periodos con mayor volumen de trabajo.

Para tener una mejor organización, es importante contar con un documento actualizado que registre todos los trabajos que se están llevando a cabo. De esta forma, se podrá ver cuál es el estado actual de los proyectos, el tiempo que se ha invertido en los mismos y los materiales que se han empleado.

De esta forma, la empresa podrá realizar los pagos de una manera más expedita, teniendo la seguridad de que no se quedará ningún trabajo a medias.

Existen plataformas digitales que ofrecen recursos para la creación de buenas prácticas de facturación, las cuales ayudan a llevar un registro de las horas destinadas a cada proyecto o inversión, así como los materiales empleados.

3. Decidir la periodicidad con la que se hará la facturación 

Es importante que la empresa considere cuidadosamente si es necesario hacer el pago después de varios meses de haber prestado el servicio. Para eso hay que evaluar las circunstancias y determinar los recursos financieros disponibles para conocer si realmente es conveniente seguir intentando postergar el pago para obtener una mayor flexibilidad.

Si se está realizando un proyecto de gran magnitud dentro de la organización y requiere un gran esfuerzo y dedicación por parte del proveedor, lo mejor es optar por pagar a plazos. De esta manera, si se presenta una situación difícil, al menos se habrá abonado una parte del costo.

4. Determinar los métodos de pago 

Es fundamental que se establezcan unos términos de pago claros entre usted y el proveedor. En el acuerdo se debe indicar cuánto tiempo tiene a partir de la recepción de la orden para pagar la cantidad estipulada.

Además, hay que aclarar si habrá un recargo por cada día de retraso en el pago. Esto debe quedar claro antes de que se emita cualquier factura.

5. Realizar facturas profesionales

Todas las facturas deben seguir un modelo que transmita seriedad y optimismo, como lo hace esta herramienta.

Deben incluir los datos de la organización, los del cliente y el importe del trabajo realizado. Además, deben ser expeditas, rápidas y eficientes.

6. Mejorar todos los procesos de pago

Al optimizar todos los procesos relacionados con la facturación, el control de los gastos se convertirá en un proceso más sencillo y exitoso. Esto se logra al utilizar una plataforma automatizada que simplifique el envío de facturas y animar a los clientes a cumplir con los plazos de pago.

Gestión y control de gastos eficiente con Concur Invoice

Llevar una gestión y control de gastos eficiente ya no es una utopía, Concur Invoice nos ofrece métodos simples de trabajo hoy más que nunca necesarios para aprovechar los beneficios de la automatización de procesos. Sus diversas e intuitivas funcionalidades permiten una administración eficaz de los gastos, alineada a la nueva era tecnológica.

Cierto es que el minucioso chequeo de los pagos a los proveedores, con el uso de herramientas digitales, otorga seguridad, rapidez y eficacia en los resultados, garantizando así la protección del capital de la compañía, la cual es la clave para alcanzar la estabilidad en situaciones de crisis y recuperación.

Ahora que conoce las soluciones que le brinda Concur Invoice y está interesado en optimizar los procesos de su empresa, lo invitamos a ¡solicitar una cita en línea! Lo atenderemos enseguida.

¡Mucho éxito!