Control presupuestario: ¿Qué es y cómo hacerlo?

18 de Enero 2022

Entrar en déficit presupuestario es una de las situaciones más temidas en toda empresa. Para prevenir este escenario, hay varias claves y una de ellas es el control presupuestario como punto de arranque de una gestión administrativa y contable eficiente.

Si está considerando ideas para optimizar las cuentas de su empresa, lograr mejores objetivos económicos y prevenir el déficit, en este post le daremos las orientaciones para comenzar en ello.

Con esto en mente, podrá tomar decisiones más acertadas y evitar situaciones que pongan en peligro la continuidad de su negocio.

Siga leyendo y descubra cómo mejorar el control de su presupuesto y qué detalles nunca debe pasar por alto.

El control presupuestario: ¿qué es y por qué es tan importante?

El control presupuestario puede definirse como el conjunto de herramientas, mecanismos y acciones que facilitan el seguimiento del presupuesto con el que cuenta una organización.

Este seguimiento es necesario para controlar las cuentas de ingresos y gastos. Por ende, permite mantener equilibrada la contabilidad de la empresa y el cumplimiento de sus objetivos financieros a corto, mediano y largo plazo.

El hecho de que una empresa no le pierda la pista a su presupuesto es un elemento estratégico en una gestión de gastos más eficiente y responsable. Ello garantiza un mejor equilibrio entre los recursos con los que se cuentan y su uso adecuado en un determinado tiempo.

Objetivos y beneficios del control presupuestario

¿Cómo saber si el balance entre ingresos y gastos de su empresa está en riesgo o no de entrar en déficit? La respuesta es simple: mediante el control presupuestario.

Uno de sus objetivos es facilitar la verificación de las metas contables y si se están cumpliendo durante el período en curso.

Otro objetivo es que permite hacer el monitoreo del estado real de las finanzas, ayudando a establecer medidas y ajustes a tiempo, de forma previsiva.

En resumidas cuentas, podemos decir que el control presupuestario trae los siguientes beneficios:

Control de la contabilidad

El control contable permite manejar más adecuadamente el presupuesto y establecer qué acciones se deberán ejecutar para mantener un buen uso de los recursos económicos.

Hace más eficiente la gestión

El control presupuestario permite hacer comparaciones con periodos anteriores, procesar datos sólidos y certeros, establecer correctivos a tiempo y aprovechar mejor los recursos.

Facilita la organización de la empresa

Un conocimiento más informado del estado del presupuesto hace factible tomar decisiones más acertadas y llevar una mejor planificación de las distintas estructuras que conforman la empresa.

Permite anticipar problemas

Predecir situaciones potencialmente riesgosas o desfavorables, y actuar con anticipación, es también posible con un buen sistema de control presupuestario.

Ayuda a fijar metas realistas

Una gestión presupuestaria eficiente debe anclarse en objetivos claros, realistas y alcanzables, que sean consistentes con el comportamiento contable de la organización en los últimos periodos.

¿Cómo elaborar un presupuesto?

Antes de detallarle cómo establecer un buen control presupuestario, primero debemos comprender cuál es la manera de hacer un presupuesto.

De ello depende que como organización nos fijemos objetivos económicos, sepamos con qué recursos contamos y cuáles serán asignados a las distintas áreas de la empresa.

Para planificar el presupuesto tenga en cuenta lo siguiente:

Analice la información de los ejercicios anteriores

Esto es clave para contar con datos duros que le permitan tener una idea realista de su situación actual. Verifique en qué se ha gastado el presupuesto, cuáles son las fuentes más seguras de ingresos, cuáles son sus fuentes de financiamiento, etc.

Marque los objetivos a alcanzar en el lapso corto

En todo presupuesto es importante marcar metas a corto plazo. Esto permitirá establecer objetivos que sean fácilmente medibles y realistas. Por ejemplo, un objetivo realista podría ser elevar un 5% las ventas o la rentabilidad, en comparación el año anterior.

Fije límites de gastos

Trazar un límite a la dinámica de gastos le ayudará a no salirse del presupuesto. También le permitirá evaluar escenarios posibles y anticiparse a incidentes que ameriten tomar decisiones rápidas.

Entre estos límites de gastos, establezca partidas de respaldo que le permitan responder a gastos inesperados y que deban solventarse inmediatamente.

Cree una estructura presupuestaria

Por último, establezca desde el principio la estructura que tendrá su presupuesto para atender las necesidades de las distintas áreas que componen la empresa.

Por ejemplo, cuánto presupuesto será asignado a producción, ventas, almacén, recursos humanos, marketing, etc.

De esta forma, cada departamento sabrá a ciencia cierta qué metas les corresponden alcanzar en función de los objetivos del presupuesto.

¿Cómo implementar un buen control del presupuesto?

Ahora vamos a explicarle cómo llevar a cabo la correcta implementación de un proceso de control presupuestario paso a paso y siguiendo la metodología básica de la gestión de proyectos. ¡Téngalos en cuenta!

Planifique el presupuesto

Para comenzar a mejorar el control de su presupuesto y definir las tareas para lograrlo, debe analizar con lupa los datos del periodo anterior, o todos los que tenga, sin obviar detalles.

Con base a esta información, delinee los objetivos, trace las acciones a ejecutar y cómo deberá invertirse el presupuesto, en función de los desafíos de una política de gastos específica.

Ejecute el plan

Establezca el tiempo en el que dará inicio a los nuevos objetivos trazados. Marcar el momento de arranque es algo que debe tener presente todo el equipo de administración, contabilidad y la gerencia.

Controle de cerca

Un control y monitoreo del presupuesto será más efectivo en la medida en que se apliquen revisiones constantes a la evolución del panorama financiero.

Tener una visión clara de lo que está ocurriendo con los ingresos y egresos, facilitará la toma de decisiones sin demora.

Evalúe por ciclos

Establezca varios ciclos de evaluación en los que se medirán y compararán los resultados. Pueden ser mensuales, trimestrales, cada seis meses y anuales. Analice el comportamiento del presupuesto y si está alineado con los objetivos establecidos desde el comienzo.

Haga ajustes

Si los objetivos planificados están lejos de las metas presupuestarias o no están siendo alcanzados como se esperaba, efectúe los ajustes y cambie lo que se considere necesario para reiniciar el ciclo del control del presupuesto.

A modo de conclusión...

Tal y como ha podido ver a lo largo de este artículo, uno de los métodos estratégicos para llevar las riendas de una gestión contable eficiente es mediante el control presupuestario.

Sin duda alguna, esta es una de las claves para mantener un balance entre los ingresos y gastos, y a la vez, le permite tomar decisiones más acertadas.

En tal sentido, un software de gestión de gastos puede ayudarle a elevar la eficiencia en el manejo de su presupuesto. ¡Conozca las soluciones que le ofrece SAP Concur y entre en contacto con nuestros asesores!