Duty of care en viajes de negocio: ¿Cómo redactar la política?

En el mundo empresarial actual, donde la globalización y la conectividad son la norma, los viajes de negocios desempeñan un papel fundamental en la expansión y el éxito de las organizaciones. Sin embargo, este aumento en la movilidad corporativa no está exento de riesgos y responsabilidades, por lo que surge el concepto de duty of care en viajes de negocios, o deber de cuidado.

Este término hace referencia a la obligación legal y moral que tienen las empresas de proteger la salud, seguridad y bienestar de sus empleados mientras viajan por motivos laborales.

El duty of care en viajes de negocios abarca mucho más que reservar vuelos y alojamiento, implica una planificación meticulosa, comunicación clara, mitigación de riesgos y respuesta efectiva a situaciones imprevistas.

La seguridad de los colaboradores no se limita al ámbito físico, sino que también abarca aspectos psicológicos y emocionales, considerando los posibles efectos del estrés, la fatiga y la adaptación a nuevos entornos.

En este artículo exploraremos la importancia de este término, analizando el duty of care y los viajes de negocios, las obligaciones jurídicas en México y cómo redactar una política protección para viajeros corporativos.

¿Por qué es importante el duty of care?

La importancia del duty of care en viajes de negocios se fundamenta en los siguientes aspectos:

1. Responsabilidad legal y ética

Las empresas tienen la responsabilidad legal y ética de garantizar la seguridad y el bienestar de sus empleados en el cumplimiento de sus funciones laborales, incluso cuando están en tránsito.

Si una compañía no cumple con esta responsabilidad y ocurre algún incidente o accidente durante un viaje de negocios, podría enfrentar demandas legales, multas y daños a su reputación.

2. Cuidado de los empleados

Los empleados son un activo valioso para cualquier empresa, por lo que su seguridad y bienestar son fundamentales. Un ambiente laboral seguro y la protección durante los viajes contribuye a la moral de los empleados, su satisfacción laboral y su lealtad para con la empresa.

3. Riesgos y desafíos

Los viajes de negocios conllevan diversos riesgos y desafíos, como enfermedades, accidentes, situaciones de seguridad, desastres naturales y problemas de salud mental.

El deber de cuidado implica evaluar y mitigar estos riesgos a través de la planificación adecuada y la implementación de medidas de seguridad y prevención.

4. Reputación empresarial

Si la compañía es conocida por no brindar un ambiente seguro y protección para sus empleados en sus desplazamientos, esto podría afectar su atractivo para futuros talentos y sus relaciones con clientes y socios comerciales.

5. Conformidad legal

En México, al igual que en otros países, existen leyes y regulaciones relacionadas con la seguridad y la salud de los empleados durante los viajes de trabajo. Las empresas deben cumplir con estas regulaciones para evitar problemas legales y sanciones.

6. Continuidad del negocio

Si un empleado se enferma, se lesiona gravemente o enfrenta una emergencia mientras está en un viaje de negocios, esto podría afectar la capacidad de la empresa para llevar a cabo sus operaciones normales.

La planificación adecuada del duty of care en viajes de negocios puede ayudar a mitigar estos impactos y garantizar la continuidad del negocio.

Los viajes de negocios y el duty of care

Las responsabilidades éticas y legales que recaen sobre una empresa en relación con el duty of care trascienden el espacio de la oficina.

Cuando un miembro de su equipo emprende un viaje por motivos laborales, el deber de cuidado no cesa; este compromiso persiste en salvaguardar al colaborador, sin importar el destino al que se le conduzca.

Para el viajero de negocios, esto implica la certeza de aterrizar en tierras desconocidas y seguir confiando en el apoyo incondicional de la organización.

Los riesgos asociados a los viajes de negocios son variados y las empresas deben estar preparadas para afrontar cualquier eventualidad. Entre los desafíos habituales que enfrentan aquellos que viajan por motivos laborales, se incluyen:

• Contratiempos en los vuelos.
• Extravío de documentos esenciales, como el pasaporte.
• Enfermedades en el extranjero.
• Accidentes que requieran atención médica.

En este contexto, la empresa debe demostrar su compromiso continuo con el bienestar y seguridad de sus empleados, extendiendo su protección más allá de las fronteras y manteniendo la confianza intacta en todo momento.

Obligaciones jurídicas

El deber de protección en México en los viajes de negocios se centran en garantizar la seguridad y el bienestar de los empleados. Algunos aspectos relevantes son los siguientes:

• Evaluar los riesgos: las empresas deben evaluar los riesgos previsibles e imprevisibles que enfrentan los empleados durante los viajes de negocios.
• Tomar medidas de seguridad: las compañías están obligadas a tomar medidas para reducir los riesgos identificados, como la seguridad en el destino, la salud, las medidas contra incendios, entre otros.
• Proporcionar información clara: las empresas deben proporcionar información clara y precisa sobre los riesgos y las medidas de seguridad a los empleados antes de su viaje.
• Asistencia y apoyo: las organizaciones deben brindar asistencia y apoyo a los empleados durante los viajes de trabajo en caso de emergencia o situaciones de riesgo.
• Cumplir con las leyes y regulaciones: las compañías deben cumplir con las leyes y regulaciones locales en cuanto a la seguridad y el bienestar de los empleados durante los viajes corporativos.

Cómo redactar una política de Duty of care para viajes

Para redactar o mejorar la política duty of care en viajes de negocios, se pueden seguir los siguientes pasos:

1. Evalúe el programa de viajes actual

Interactúe con las partes interesadas pertinentes y discuta posibles campos de mejora. Así, los viajeros corporativos tienen la oportunidad de compartir su experiencia directa en la gestión de situaciones de alto riesgo, mientras que los responsables de la planificación de los viajes de negocios pueden contribuir con información crucial en términos de logística requerida.

2. Revise lo que ha ido mal en el pasado

Investigue las tendencias de riesgo global y acuerde las políticas de seguridad actualizadas que se deben seguir.

3. Utilice herramientas tecnológicas

Los software de gestión de viajes, como los que ofrece SAP Concur, facilitan la planeación y diseño de una nueva estrategia exitosa de viajes corporativos, ya que le ayudan a:

• evaluar los riesgos;
• establecer medidas de seguridad y comunicarlas a los empleados;
• facilitar el trabajo colaborativo;
• evitar los fraudes;
• agilizar la aprobación y reembolso de gastos;
• y proporciona asistencia y apoyo en tiempo real, las 24 horas del día, los 365 días del año en caso de emergencia o de riesgo.

Listo para redactar la política de viajes

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