Fraude y Cumplimiento
¿Cuáles son los fraudes más comunes en viajes corporativos y cómo evitarlos?
Los fraudes son uno de los mayores temores de las empresas, ya que las afectan económicamente y además, aportan inestabilidad a la cultura de cumplimiento organizacional. Sin embargo, gracias a la tecnología, ¡hoy en día existen muchas herramientas para evitarlos!
Los fraudes más comunes en viajes corporativos suelen ocurrir en el fuero interno de cada compañía afectándola directamente y de manera proporcional.
En general, algunos empleados abusan de la falta de controles y la aprovechan —manipulando o falsificando datos— en su propio beneficio. Para evitarlo, es necesario llevar un control muy eficiente para garantizar procesos transparentes.
En este artículo, analizaremos cuáles son los fraudes más comunes en viajes corporativos, por qué suceden, cuáles son las intenciones de quienes los cometen y cómo evitarlos de manera eficaz.
Costos y gastos empresariales
Cabe destacar que la mayoría de los fraudes cometidos en los viajes corporativos están relacionados con los gastos empresariales. ¡Vaya complicación!
Los costos que ocasionan los fraudes en viajes corporativos, con el paso del tiempo se transforman en un problema habitual que implica un gasto innecesario para las empresas.
Las consecuencias que provocan estas irregularidades son muchas, sin embargo, existen maneras de prevenirlas y solucionarlas. Para ello, existen herramientas tecnologías innovadoras que, mediante un estricto control y gestión, permiten evitarlos, ahorrándole así mucho dinero a las empresas.
Pero primero, ¡veamos en qué consisten estos fraudes!
Los 5 fraudes más comunes en viajes corporativos
1. Presentación de documentos falsos
Este es uno de los fraudes más comunes en viajes corporativos y de los más antiguos. En este caso, se produce cuando un empleado presenta un documento —puede ser un ticket o una factura— que no cumple con los requisitos que le otorguen validez.
De esta manera, el empleado puede conseguir con regularidad este tipo de facturas y utilizarlas en su beneficio. A su vez, si la empresa no lleva un control adecuado sobre la emisión de estos documentos, se verá perjudicada por no contar con las herramientas necesarias para comprobarlo.
2. Exceso en el límite de gastos
Este fraude se ocasiona cuando un empleado presenta sus gastos mediante una nota de pago que excedió los límites del importe marcado por las políticas de la empresa. Es decir que, si una empresa estipula un importe máximo de gastos por un eventual viaje y el empleado—por desconocimiento o por aprovechamiento—supera ese límite estipulado, estará cometiendo un fraude.
Al igual que en el punto anterior, si estas irregularidades no son detectadas a tiempo, significarán un gasto para la empresa que no estará dentro de lo estipulado.
3. Alteración de facturas
Este es otro de los fraudes más comunes en viajes corporativos y se manifiesta cuando un empleado pide un ticket o factura —y si la persona que lo gestiona es de confianza— en común acuerdo alteran el precio del servicio de un traslado para quedarse con la diferencia entre el costo real y el inventado.
4. Duplicación de gastos
Estos tipos de gastos son ocasionados eventualmente en los viajes de negocios grupales. Al no llevar un control adecuado, es difícil detectar cuando un empleado pasa un gasto duplicado para cobrar dos veces por el mismo servicio o producto.
También existen empleados que pasan tickets de otro tipo de compras que no tienen relación con los gastos de viajes corporativos aprovechando la difícil detección de los mismos o por falta de controles.
5. Alteración de los kilómetros recorridos
Este caso se encuentra entre los fraudes más comunes en viajes corporativos y se produce cuando un empleado suele utilizar su propio vehículo para trasladarse a reuniones corporativas o viajes de negocios en general.
El fraude consiste en que el empleado le rinda a la empresa el total de kilómetros recorridos durante un tiempo determinado —este reporte suele hacerse mensualmente— aunque, con un aumento inexistente en el importe de acuerdo esas distancias realizadas, de esta manera, cobrará más. El gasto anual será considerable si contemplamos que cada empleado que realiza un viaje corporativo recurre a este tipo de fraude.
Ahora que ya conoce los 5 fraudes más comunes en viajes corporativos, analicemos cómo puede evitarlos.
¿Cómo evitar los fraudes en los viajes corporativos?
Las herramientas más comunes para corregir y prevenir los fraudes son las auditorías y los procedimientos de investigación.
Sin embargo, la mejor opción para controlarlos está relacionada con el uso de la tecnología, pues a través de ella el control es automático e instantáneo.
Un ejemplo son los software de control y gestión de gastos, que le permiten obtener una visión clara y completa del gasto para reducir costos, ser más eficiente e impulsar el cumplimiento en toda su organización.
Digitalizar el control de gastos se convirtió en una manera ágil de garantizar la seguridad de sus procesos, así como de evitar cualquier tipo de irregularidad mediante la supervisión, la validación y los reportes temporales, ahorrando tiempo y dinero.
Otras consideraciones importantes para los viajes corporativos
Además, es importante contemplar los checklist de viajes corporativos en todos los casos, ya sea en viajes cortos o largos, de mayor o menor relevancia. De esta manera, tendrá a la mano una mejor planificación que le permitirá ahorrar tiempo, dinero y evitar correr riesgos de cualquier tipo.
Es fundamental estar al día con las evoluciones y cambios en relación con las políticas de viajes, tiempos de espera entre escalas, flexibilización en los tiempos de reservas y otras modificaciones que evitarán cualquier eventualidad para las empresas.
¡Hemos llegado al final!
¿Le interesó saber cómo evitar los fraudes más comunes en los viajes corporativos? Si le interesa conocer más sobre cómo mejorar su cultura de cumplimiento y control de gastos, le invitamos a descargar el siguiente material:
