¿Cómo detectar un fraude financiero? Conozca 5 herramientas que ayudan a identificar problemas

En un mundo competitivo y globalizado, las empresas están cada día más expuestas a pérdidas económicas por actividades fraudulentas. Para evitarlo o por lo menos minimizarlo es necesario mejorar y digitalizar los procesos a través de herramientas que ayuden a detectar un fraude financiero.

Un porcentaje importante de los fraudes financieros se cometen dentro de la misma organización, bien sea por los empleados o con complicidad de estos. Es por esta razón que gran parte del esfuerzo debe estar dirigido hacia el control interno de la empresa.

Con esto en mente hemos realizado este post,c tanga donde analizaremos qué es un fraude financiero, cuáles son los más comunes, soluciones para hacer frente a este problema y cuáles son los beneficios de mitigar este flagelo empresarial.

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A ciencia cierta, ¿qué se considera un fraude financiero?

El fraude financiero es la acción intencional de una persona o grupo de personas para distorsionar la información financiera de una empresa a cambio de obtener beneficios o dinero de esta de manera ilícita.

Las consecuencias de este pueden ser muy graves para las empresas. Además de ocasionarles grandes pérdidas, conlleva desestabilidad operacional, pérdida de credibilidad ante stakeholders y clientes y una cascada de deficiencias asociadas.

Tipos de fraude más comunes en las empresas

Conocer cuáles son los tipos de ilícitos financieros que con mayor frecuencia ocurren en las organizaciones es un primer paso importante para saber cómo detectar un fraude financiero.

Fraude documental

Se refiere a la presentación por parte de un empleado de tickets, facturas o recibos que no cumplen las condiciones para ser considerado como válido.

Las características que deben cumplir estos comprobantes son las siguientes:

• Numeración.
• Datos personales del emisor.
• Fecha y lugar de emisión.
• Descripción de los artículos comprados o los servicios recibidos.
• Detalle de costos e impuestos.
• Moneda en la que se efectuó el pago.
• Base impositiva.

Fraude de tipo cronológico

Este tipo de fraude hacer referencia a facturas de gastos presentadas por un empleado, que superan el monto máximo establecido por la empresa en su política de viajes.

Compra de artículos sin cumplimiento (no compliance)

En este caso el fraude se comete cuando el empleado compra un producto, servicio o artículo sin la autorización de la empresa.  

Fuga intencional de información

Consiste en la fuga de información deliberada sobre aspectos sensibles de la organización como: tecnología utilizada por la organización, transacciones, productos y servicios, entre otros.

Proceso de compras y pagos a proveedores

Este tipo de fraude puede darse de dos maneras:

1. Creación de proveedores "fantasmas" para procesar facturas fraudulentas y hacer pagos a cuentas bancarias controladas por el empleado.
2. Complicidad entre empleado y proveedores para autorizar la compra de productos, bienes o servicios a precios extremadamente elevados. 

Tarjetas corporativas de compras

Si bien el uso de las tarjetas de crédito corporativas contribuye con la reducción del costo en órdenes de compra y ciclos de pago, estas pueden servir también para facilitar el abuso por parte de empleados inescrupulosos en la adquisición de bienes y servicios innecesarios o de uso personal.

Gastos de viaje y entretenimiento

Otro tipo de fraude financiero común en las empresas se encuentra asociado a viajes injustificados y cargos duplicados por entretenimientos lujosos para clientes importantes.

Soluciones para hacer frente a este problema

Afortunadamente, existen muchas maneras para detectar el fraude financiero en las empresas que van desde una selección más exigente y rigurosa de personal, pasando por políticas de identidad corporativa e instalación de software de gestión de gastos, entre otras.

 ¡Veamos en detalle algunas de ellas!

1. Creación y seguimiento de un código de ética interno

El código de ética debe estar fundamentado en el ejemplo y el compromiso holístico, con un sentido práctico y alineado con la planeación estratégica de la organización. Además, tiene que ser revisado y evaluado periódicamente.

2. Cuidado del ambiente laboral y apoyo al desarrollo de carrera de los empleados

La fidelización y sentido de identidad corporativa entre los empleados es una manera efectiva de hacer frente al fraude financiero.

Aunque se cree que la causa principal de flagelo empresarial es la codicia, existen otros factores como venganza, insatisfacción y miedo a que se descubra alguna negligencia profesional, que inciden en la aparición de este problema.

3. Rotación de personal

La rotación de funciones y responsabilidades es una buena manera de reducir el fraude financiero. Sin embargo, esta acción no podrá evitar en un 100% que un empleado actúe de forma poco ética.

4. Auditorías externas

Las auditorías externas, adicionadas al compliance interno, tienen un elevado poder de disuasión, además de ofrecer un análisis imparcial, racional y objetivo de los datos y registros de la empresa que ayudarán a detectar un fraude financiero de manera eficaz.

5. Inversión en herramientas digitales de prevención de fraude

Para prevenir y detectar un fraude financiero, ya sea que provenga del interior o del exterior de la empresa es necesario invertir en tecnología digital que facilite la contabilidad de gestión y ayude a detectar fácilmente actividades sospechosas .

SAP Concur Expense permite crear informes de gastos de manera sencilla, completando automáticamente los cargos de tarjetas de crédito, proveedores y recibos.

Reduzca el riesgo de fraude y aumente la rentabilidad de su empresa automatizando los informes de gastos y consiga:

• Categorizar y emparejar fácilmente gastos con recibos.
• Gestión de gastos simplificados.
• Cumplimiento con las políticas de la organización.
• Rembolso más rápido a los empleados. 

¿Qué cambiará en la empresa al mitigar el fraude financiero?

El fraude financiero puede tener una larga duración, que lleve a la empresa de una multa a la quiebra o de una demanda a una sanción.

Cuando se aplican controles eficaces para la detección y prevención de fraude se están también generando los siguientes cambios positivos dentro de la organización:

• Conocimiento real de la situación financiera.
• Conocimiento del personal y sus actitudes ante diferentes situaciones.
• Retroalimentación de la efectividad del proceso de planeación.
• Mitigación de robos y errores
• Reducción de costos.
• Aumento de productividad.

¡Llegamos al final!

El primer paso para detectar un fraude financiero es incorporar la lucha contra este flagelo a la cultura organizacional.

Por otra parte, es necesario establecer metas, invertir en software de gestión de gastos y comunicar a empleados, clientes y proveedores el compromiso de la empresa de cero tolerancia al fraude.

Dado su efecto nocivo para la organización, el fraude financiero debe estar contemplado en la política de gestión del riesgo de toda empresa.

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