Gastos administrativos: ¿Cómo controlarlos?

Gestionar los gastos con eficiencia es esencial para garantizar la continuidad y fomentar el crecimiento del negocio en el mercado. Bajo esta perspectiva, una empresa que controla las salidas financieras acaparando tanto los costos operacionales como no operacionales —gastos administrativos y comerciales—, logra aumentar su margen de beneficio y, por ende, su potencial rentable. 

Por otro lado, una administración de gastos negligente puede acarrear profundas cicatrices en las finanzas a punto de convertirse en un factor crítico para la quiebra del negocio.

Entre los diferentes tipos de gastos señalados, los administrativos son los que demandan más cuidado porque son ajenos al core business, pueden crecer de forma paulatina y desapercibida y, por consiguiente, generar una caída brusca en la liquidez.

En el artículo de hoy, entramos de lleno en este tema presentando:

• Definición
• Características
• Diferencias entre los gastos administrativos y financieros
• Dinámica de control de gastos.
• ¡Guía fabulosa para minimizarlos!

¡Adelante!

¿Qué son los gastos administrativos?

Los gastos de un negocio pueden clasificarse en tres categorías:

• Costo de los productos vendidos, incluyendo los costos derivados de la producción de bienes y servicios
• Gastos financieros relacionados con la inyección de capital.
• Gastos administrativos

En lo que se refiere a estos últimos, consisten en las salidas de efectivo vinculadas a las actividades de organización, gestión y dirección de un negocio, por lo que no se pueden catalogar en el conjunto de gastos de un sector específico, sino que deben considerarse como una consecuencia directa del funcionamiento corporativo.

No guardan relación directa con la producción y comercialización de las soluciones ofrecidas por una empresa. 

Básicamente, este tipo de gasto se refiere a las actividades back-office como:

• Pagos a terceros
• Materiales de oficina
• Pólizas de seguro
• Limpieza
• Mantenimiento
• Costos de admisión y capacitación
• Servicio telefónico
• Pago y reembolso de los viajes corporativos

Como puede ver, en su gran mayoría, consisten en gastos con tipología fija, es decir, se presentan independientemente del volumen de ventas. 

Sin embargo, el nivel de impacto de los gastos administrativos en las cuentas organizacionales varía de acuerdo con los ingresos. Por ejemplo, si una empresa debe cumplir con un monto fijo de obligaciones relacionadas con su funcionamiento y presenta una reducción en sus entradas, automáticamente disminuye sus ganancias y, por consiguiente, su liquidez. 

De ahí la importancia de controlar los gastos administrativos y buscar formas de minimizarlos tanto como se pueda, pero este es un tema que abordaremos en los siguientes apartados. ¡Continúe leyendo!

¿Cuáles son sus características más expresivas?

Además de contabilizarse mayoritariamente como salidas fijas, estos gastos cuentan con otras características relevantes:

• Interfieren en labores de contratación, alta gestión y/o contabilidad.
• Su justificación tiende a ser compleja, en especial en lo concerniente a los radios de eficacia y rentabilidad una vez que no forman parte de las dinámicas de producción y ventas.
• Consisten en gastos permanentes, puesto que son esenciales para el correcto funcionamiento y desempeño del negocio.
• No se incluyen en el costo de los productos vendidos, sino que se enumeran en la demostración de resultado por debajo del CPV y, normalmente, abarcan un conjunto de gastos como de ventas y generales.
• Por lo general, las empresas los registran en sus estados financieros tan pronto como se los conocen independientemente de su fecha de pago.
• Su rastreo permite efectuar predicciones financieras, reivindicar deducciones tributarias y determinar el momento ideal para contratar nuevos colaboradores.

Otro punto interesante es que los gastos administrativos tienden a ser menores cuando se descentraliza la administración de un negocio. En definitiva, esto ocurre porque el sistema de gestión permite a la empresa delegar sus actividades secundarias a profesionales equipados con herramientas tecnológicas más modernas y listos para ejecutar las tareas, maximizando su eficiencia y alcanzando un excelente costo-beneficio.

Gastos administrativos vs. financieros

Para los administradores, conocer los diferentes tipos de gastos inherentes al negocio es imprescindible para estructurar el estado de resultados de acuerdo con la realidad financiera empresarial.

En efecto, la clasificación de los gastos y la ubicación de cada componente en los documentos financieros de la empresa suele generar muchas dudas, principalmente cuando abordamos las diferencias entre los gastos administrativos y financieros.

Antes de entrar de lleno en este tema, es fundamental explicar en qué consisten estos últimos. 

De manera general, definimos a los gastos financieros como el costo de capital de terceros necesario para que la empresa financie sus actividades, constituyendo de este modo el costo de sus pasivos (o deudas). A continuación, conoce los más comunes:

• Interés que la empresa paga sobre sus deudas con instituciones bancarias u otras fuentes de financiamiento. 
• Comisiones derivadas de la formalización de préstamos.
• Servicios bancarios que guardan relación con las vías de financiamiento.
• Diferencial cambiario de los montos financiados con bancos en moneda extranjera (cuando aumenta, hay pérdidas).

Fíjese que estamos hablando de los gastos necesarios para garantizar el mantenimiento del negocio en el mercado, es decir, vías que soporten y promuevan la correcta ejecución de sus procesos internos, inclusive, en términos productivos.

De esta manera, no podemos incluirlos en el grupo de los gastos administrativos, ya que estos últimos se relacionan directamente a la gestión empresarial y no están vinculados al entorno productivo y comercial.

Aprenda a controlar los gastos administrativos

Teniendo en cuenta todo lo que hemos hablado hasta el momento, podemos decir que una gestión de costos eficiente es indispensable para el adecuado funcionamiento del negocio.

Entre los diferentes gastos que se necesitan atender, los administrativos son los que exigen más cuidado principalmente porque consisten en obligaciones que deben cumplirse y respetarse a lo largo de todo el ciclo de vida organizacional.

Además, monitorearlos implementando medidas eficientes es primordial para evitar errores en los cálculos que eleven el monto de los gastos generales de la empresa. 

Hasta hace poco tiempo, la gestión de gastos empresariales se llevaba a cabo utilizando papel, calculadora, lapiceras, recibos impresos y otros recursos típicos de la actividad manual, situación que desencadenaba errores derivados de la intervención humana y, por consiguiente, afectaba la efectividad de los análisis y reportes.

Hoy en día, gracias al avance tecnológico y a la irrupción de nuevas herramientas en el ámbito corporativo, podemos gestionar los gastos administrativos contando con el apoyo de softwares de gestión específicos que no solo fomentan la automatización de una serie de tareas, sino también promueven la eficiencia de los documentos, datos y de la información.

En este sentido, el uso de una herramienta de gestión puede reducir en hasta un 8% sus gastos, configurando de este modo un apoyo fabuloso para la contabilización exacta de los gastos y para la mitigación de riesgos inherentes a la intervención humana.

De esta manera, la gestión de gastos administrativos se ha convertido en un reto totalmente alcanzable, pero para asegurar su efectividad es indispensable que la empresa cuente con:

• Profesionales capacitados para lidiar con la información y con las herramientas.
• Un plan de control eficiente.
• Tecnología de primera calidad.

En cuanto a los dos primeros puntos, estos guardan una íntima relación entre sí, puesto que al contar con profesionales expertos en el área de finanzas y contabilidad, el control de los gastos se transforma en una actividad cotidiana y eficaz. 

Esto ocurre porque los colaboradores presentan habilidades, competencias y conocimientos suficientes para identificar, clasificar y contabilizar los gastos inherentes a la categoría. Así pueden verificar si estos montos rebasan, están acordes o se sitúan por debajo del límite de la capacidad económica corporativa.

Control de los gastos administrativos

Es importante que los responsables de gestionar estos gastos consideren los siguientes aspectos:

Acompañar los gastos administrativos regularmente

La eficiencia del control de gastos depende en gran medida de la periodicidad con la que se efectúan los análisis.

Normalmente, los gestores realizan dicho control considerando un horizonte de tiempo mensual. Sin embargo, ¿por qué es tan importante acompañar estos gastos?

Básicamente, identificar los montos administrativos permite:

• Entender la realidad financiera del negocio
• Detectar cuáles gastos pueden reducirse
• Predecir el formato de la curva de gastos en los próximos períodos
• Implementar acciones que los lleven a un nivel óptimo

Así pues, acompañar los gastos referentes al funcionamiento de un negocio tiene una connotación estratégica por lo que vale la pena dedicarle un tiempo en su agenda de trabajo.

Considerar todos los gastos

Tomar en cuenta los gastos en su totalidad puede parecer una misión muy compleja, en especial si la empresa aún no se ha transformado digitalmente. Más adelante se tocará el tema a profundidad.

De hecho, hacer una lista enumerando todos los gastos es imprescindible para entender su comportamiento a lo largo del tiempo y detectar cuáles presentan montos muy elevados considerando el tamaño de la empresa y su modelo de negocio.

Incentivar el control de gastos

Es importante señalar que algunos gastos administrativos están directamente vinculados a la rutina de los colaboradores, por lo tanto controlarlos de manera eficiente también depende del nivel de integración y compromiso de los diferentes equipos de trabajo con los resultados empresariales.

A continuación presentamos cinco medidas que pueden optimizar el monitoreo e incrementar la relación gasto-eficiencia:

• Defina un presupuesto e intente no sobrepasarlo.
• Concientice a los colaboradores acerca de la relevancia de controlar los gastos que, de hecho, se relacionan con sus actividades como los inherentes al uso de energía, al consumo hídrico y a la realización de impresiones.
• Proporcione bonificaciones a los profesionales para que logren una mayor economía para la organización.
• Revise los contratos con los proveedores e intente negociar descuentos por pago con antelación.
• Establezca retos de contención de gastos y defina recompensas para el sector que logre mejores resultados.

Capacitar a los profesionales

Además de estimular el control adoptando una postura proactiva y dedicándole tiempo a la tarea, es fundamental formar equipos de trabajo con profesionales aptos para lidiar y gestionar los gastos administrativos contando con el apoyo de herramientas tecnológicas.

Pero, ¿cuál es el papel de la tecnología en el control de esta categoría de gastos?

A primera vista, los recursos tecnológicos pueden parecer solo complementos que favorecen el cotidiano del sector financiero.

No obstante, cuando entendemos que es prácticamente imposible gestionar el departamento prescindiendo de softwares, programas y aplicaciones en la actualidad, ellos se transforman en elementos esenciales para la correcta administración, inclusive en términos de gastos administrativos.

Por este motivo, consideramos a la tecnología de alta calidad como uno de los elementos cruciales para asegurar la eficiencia de la gestión de este tipo de gasto.

A causa de su relevancia, separamos un apartado exclusivamente para abordar los diferenciales de esta suerte de insumo.

Software para el control de gastos

Los recursos tecnológicos se han transformado en verdaderos aliados de las organizaciones, principalmente en lo que se refiere a la gestión de sus procedimientos financieros.

En términos generales, estas herramientas promueven la agilidad de los trámites del sector, al paso que optimiza su calidad, pero, al fin y al cabo, ¿qué beneficios aporta este tipo de solución en la esfera de gastos administrativos?

Centraliza la información

El hecho de integrar los datos en una única base y almacenarlos en el ambiente cloud, posibilita que los colaboradores accedan a la información referente a los gastos en el momento que lo necesiten, evitando así inconvenientes como gastos duplicados o errores en los cálculos por falta de actualización.

Bajo esta perspectiva, es interesante aclarar que este recurso dispone de datos actualizados en tiempo real, por lo cual los gestores y equipos de trabajo pueden considerarlos cuando crean pertinente para orientar la definición o reestructuración del presupuesto de gastos.

Mejora la toma de decisión

Al disponer de información pertinente y valiosa sobre los gastos administrativos en tiempo real, la empresa puede implementar estrategias más eficientes promoviendo así una mejora paulatina en su desempeño financiero.

Por ejemplo, si al acceder a los datos referentes a los gastos de viajes corporativos verifica que su presupuesto no atiende a las demandas del negocio, es importante que revise y defina una planificación que provea los recursos necesarios.

Bajo esta perspectiva, es esencial cuidar que el monto no rebase el presupuesto destinado a los gastos generales ni afecte el funcionamiento de la empresa.

Disminuye los riesgos

Entre las principales labores de un gestor de costos, destacamos la búsqueda por la excelencia mediante la reducción de riesgos.

En lo que concierne a la esfera humana, al lidiar con un abundante flujo informativo, es común que ocurran errores de interpretación, manejo de la información, digitación, entre otros, que pueden comprometer el cálculo preciso de los gastos. 

Cuando se incorpora un software de gestión es posible eliminar o, en su defecto, mitigar una serie de errores relacionados con la ejecución de tareas manuales o con el uso de plantillas individuales. 

Esto ocurre en virtud de la automatización de una gran cantidad de actividades, como el llenado y la actualización de los gastos a medida que ocurren, así como de la generación de reportes e informes basados en datos actualizados.

Proporciona informes con datos confiables

Hace algunas décadas los profesionales elaboraban gráficos de forma manual contando con información de periodos anteriores por lo que el riesgo de desarrollar informes deficientes y, así, tomar una mala decisión, era muy grande.

Afortunadamente, la situación ha cambiado y hoy podemos estructurar gráficos y reportes actualizados sobre los gastos administrativos, contando con el apoyo de la tecnología. En efecto, la integración de una herramienta a la rutina del sector reduce la carga laboral de los equipos e incrementa la eficiencia de los documentos.

En suma, se observa que los softwares de gestión contribuyen a la mejora de la salud financiera y al potencial competitivo de los negocios, pues permiten administrar y organizar los gastos administrativos con más destreza, rapidez y eficiencia.

La guía definitiva para reducir los gastos administrativos

La disminución de los gastos corporativos es una de las formas más simples de impulsar la rentabilidad de un emprendimiento, ya que la otra medida consiste en el aumento de las ventas, estrategia que no siempre es posible a raíz de las oscilaciones del mercado.

Al disminuir los gastos administrativos, la organización no solamente eleva su margen de beneficio, sino también evita incrementar el precio de venta de sus productos o servicios ante el consumidor, lo que conlleva a tres ventajas extraordinarias:

• Definición de precios más competitivos.
• Consolidación de la marca en el mercado.
• Aumento en la tasa de fidelización de clientes.

Sin embargo, ¿cómo podemos alcanzar este nivel de excelencia sin perjudicar la calidad de las soluciones comercializadas por el negocio?

Enseguida encontrará una guía muy interesante que le ayudará a mitigar esta suerte de gastos de una manera sustentable:

1. Conozca los indicadores financieros

Antes de iniciar la planificación o reestructuración del presupuesto de gastos, es imprescindible que conozca los índices financieros. Su utilidad consiste en mostrar las cuentas de las demostraciones financieras mediante el análisis de la solvencia, liquidez, eficiencia operativa y rentabilidad del negocio.

2. Desarrolle el presupuesto de gastos administrativos

La definición de un presupuesto minucioso de este tipo de gasto permite tener una visión abarcativa de toda la situación financiera del negocio, así como identificar cuáles puntos pueden reducirse o eliminarse.

De hecho, una de las formas más efectivas de lograr ese nivel de transparencia en el contexto de gastos es contar con un sistema de gestión que integre los datos y actualice la información en tiempo real.

3. Comience reduciendo los gastos menores

Como son poco expresivos de forma individual, muchos gestores tienden a descuidarlos. No obstante, cuando se suman, representan una porción significativa del presupuesto corporativo. Aquí algunos ejemplos:

Materiales de limpieza

Seleccione el proveedor que proporcione el mejor costo-beneficio o realice promociones interesantes.

Insumos de oficina

Compre la cantidad necesaria para que las tareas administrativas puedan cumplirse adecuadamente, sin embargo, evite los excesos.

Servicio telefónico y consumo energético

Implemente una sólida política que oriente a los colaboradores acerca de las buenas prácticas de consumo.

Alimentos

Si su empresa dispone de una nevera con perecederos para sus colaboradores, trate de comprar apenas la cantidad necesaria para atender las demandas durante un determinado período, evitando así pérdidas y desperdicios.

Servicios bajo demanda y mensualidades

Revise los contratos con sus proveedores y verifique si los montos van de acuerdo con las necesidades corporativas.

Asimismo, analice si los servicios son, de hecho, relevantes para el funcionamiento del negocio.

4. Verifique los gastos comerciales

A pesar de su connotación crucial para llevar a cabo las actividades de ventas, es importante analizar si los resultados pueden alcanzarse por otras vías. Considere los siguientes ejemplos:

Transporte

Este gasto deriva de las actividades fuera del perímetro empresarial acaparando así, las visitas a otros y los desplazamientos realizados durante los viajes. Para reducirlo, investigue detalladamente su impacto en las cuentas y si presenta un monto abusivo.

Canales de comunicación

Elija medios de atención más económicos y eficientes, como correo electrónico y aplicaciones de mensajería instantánea.

Publicidad

Incrementa la estrategia digital una vez que proporciona un ROI más satisfactorio que las alternativas tradicionales.

Eventos

Planifíquelos con antelación una vez que muchos proveedores ofrezcan descuentos y promociones para determinados períodos.

5. Analice su política de recursos humanos del área administrativa

Sin dudas, reestructurar el plantel del ámbito administrativo es una tarea muy compleja principalmente porque incide en el bienestar de los colaboradores. No obstante, al detectar que la cantidad de trabajadores es superior a las demandas actuales del negocio, es un reto que debe considerarse.

En este sentido, cuando implementamos una estrategia de contención de gastos a nivel de personal, reducimos la carga de montos fijos y esto impacta directamente en el nivel de rentabilidad de la empresa.

Pero hay que tener clara la necesidad de contar con la liquidez necesaria para atender los derechos de los trabajadores en el momento del despido, por lo tanto los gestores deben planificar estas acciones poniendo en la balanza su impacto inmediato en las cuentas corporativas.

Cuánta información valiosa, ¿verdad?

Al finalizar la lectura de nuestro artículo sobre gastos administrativos, esperamos que se encuentre listo no solo para controlar lo necesario, sino también para estructurar una estrategia que permita reducir los gastos manteniendo la calidad de las soluciones y la reputación de la marca.

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