Mantener seguros a sus viajeros en temporada alta es posible

Garantizar la seguridad de los viajeros corporativos en temporada alta es uno de los principales objetivos de las empresas enfocadas en el bienestar de los empleados y la protección de los intereses de la compañía.

Generalmente, durante la temporada alta, aumenta la frecuencia de los viajes de negocio, lo que para los colaboradores de la organización puede implicar más posibilidades de involucrarse en situaciones de riesgo.

Asimismo, si el itinerario incluye populares destinos turísticos, es posible que el viajero corporativo deba enfrentar ciudades y terminales abarrotadas de turistas, que dificultarán los desplazamientos programados.

Las empresas que programan viajes de negocio en temporada alta tienen que mantener la productividad y cumplir con los compromisos comerciales, sin dejar de lado la seguridad de los empleados que se trasladan a otras locaciones.

Para cumplir con este cometido es indispensable implementar estrategias de protección efectivas antes, durante y después del viaje, apoyadas en un plan de gestión de riesgo diseñado para períodos críticos.

Desafíos de seguridad en temporadas altas de viajes corporativos

Los viajes corporativos en temporada alta presentan desafíos de seguridad para los líderes de las empresas interesadas en cómo construir y mejorar el ambiente laboral para que encante.

Entre los retos más comunes que los viajeros empresariales deben enfrentar, durante sus traslados en temporada alta, figuran:

1.  Espacios congestionados

En temporada alta, hay más personas recorriendo aeropuertos, terminales, hoteles y las principales de avenidas de la ciudad destino, lo cual obstaculiza la movilización de los viajeros corporativos.  

2.  Mayor número de incidencias relacionadas con vuelos

En estos períodos del año son más frecuentes las incidencias como cancelaciones y retrasos de vuelos, sobreventa de boletos, extravío/robo de equipaje y condiciones climáticas adversas que atentan contra la ejecución del viaje.  

3.  Aumento de eventos delictivos

La probabilidad de ser víctima de robos, hurtos, estafas y otros delitos menores aumenta en destinos con mayor afluencia de visitantes, durante la temporada alta. Por lo que es recomendable extremar medidas de seguridad. 

4.  Proliferación de enfermedades y otros agentes de riesgo para la salud pública

Al igual que en el apartado anterior, al concentrarse más personas en espacios cerrados como cabinas de avión, existe mayor exposición a enfermedades de transmisión, como la gripe o el resfriado común.

Su deber más importante es el deber de protección

Asegurar la salud y la seguridad de los viajeros y de los demás empleados es una responsabilidad legal, y moral, de los gerentes de viajes y de Recursos Humanos.

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Estrategias preventivas para garantizar la seguridad de los Viajeros

Invertir en EX permite que la organización ahorre dinero y una de las formas de optimizar los recursos dirigidos a mejorar la experiencia del empleado es con la implementación de medidas de seguridad para los viajeros corporativos.

En este sentido, vale la pena destacar que para mitigar riesgos es fundamental que las empresas cuenten con una política clara de viajes corporativos y herramientas tecnológicas que faciliten la gestión de estos.

Un ejemplo de ello son las soluciones digitales de SAP Concur, como Concur Travel & Expense, una plataforma con capacidad de integrar procesos de viaje y gastos, proporcionando al usuario una vista simplificada de reservas y consumos.

Otras estrategias preventivas que las organizaciones pueden incluir para garantizar la seguridad de los viajeros corporativos son:  

1.  Planificación anticipada

Una de las medidas de seguridad más importantes para impulsar el éxito de los viajes corporativos es proyectar con antelación los diferentes aspectos relacionados con el itinerario de los trabajadores.

Apostar por una planificación anticipada permite a los responsables de la empresa estudiar una variedad de opciones a la hora de seleccionar compañías aéreas, hoteles, restaurantes y otros proveedores de servicios.

De esta forma, podrá elegir la alternativa más idónea para el trabajador y la organización, considerando elementos significativos como valoración de usuarios, ubicación, precios, vigilancia privada y servicios públicos de asistencia disponibles.

Desde luego, la planificación anticipada también debe incluir todo lo relacionado con vacunas y permisos sanitarios requeridos, visados, tipo de equipaje permitido, viáticos autorizados, material de trabajo y persona contacto.        

2.  Selección de información relevante para el viajero

Durante el proceso de planificación, puede preparar un dossier con información relevante para el viajero corporativo sobre las diferentes locaciones contempladas en el itinerario, sus características y riesgos potenciales para tener en cuenta. 

3.  Formación en materia de seguridad

Previo a la realización de los viajes, la empresa tiene la oportunidad de proporcionar a sus colaboradores capacitación en el área de seguridad personal, abordando temas como indicadores de riesgo, primeros auxilios y cómo evitar situaciones peligrosas.

Tenga presente que cuando se trata de seguridad no debe descuidarse el ámbito digital (ciberseguridad), en especial si la empresa es pionera en el trabajo híbrido: retos a superar para implementarlo con éxito.  

4.  Seguro de viaje y asistencia en destino

El seguro de viaje es un requisito solicitado comúnmente por aerolíneas, agencias y autoridades migratorias para gestionar traslados internacionales, ya que otorga protección adicional a los viajeros.

La póliza no solo ofrece cobertura al trabajador en caso de enfermedades, accidentes y defunción, sino que establece protocolos para abordar situaciones que ameritan asistencia en destino, tales como pérdida de equipaje y necesidad de apoyo legal.     

5.  Canales de comunicación

Por supuesto, no puede faltar una vía de comunicación directa con el equipo de gestión de viajes de la empresa para reportar cualquier incidente de inmediato y apoyar al empleado en la búsqueda de soluciones.

Ejemplos prácticos de empresa que han mantenido la seguridad durante temporada alta 

De acuerdo con la SAP Concur 2022 Global Business Travel Survey, el 53 % de los viajeros corporativos encuestados afirmaron que rechazarían un viaje de negocios por preocupaciones de seguridad.

Los datos, presentado en el evento virtual SAP Concur Travel Industry Summit en junio de 2022, fueron recabados a través de una encuesta realizada a 3850 viajeros de negocios y 700 gerentes de viajes, en 25 mercados internacionales.

En este panorama, organizaciones como Accenture Portugal se han posicionado a la vanguardia al aliarse con SAP Concur para ayudar en la transformación digital de sus clientes, en la gestión de gastos y viajes durante todo el año, temporada alta incluida.

La alianza facilita a los usuarios tanto la ejecución de tareas administrativas, como el suministro de información pertinente a los viajeros corporativos y la elaboración de informes sobre los destinos visitados.

También en el ámbito de las nuevas tecnologías aplicadas a la seguridad, Microsoft desarrolló Microsoft Sentinel, una plataforma que utiliza la nube y la Inteligencia Artificial (IA) para detectar, investigar y eliminar ciberamenazas, protegiendo la infraestructura digital de la empresa.

Las herramientas digitales, aunadas a la planificación y la capacitación en materia de seguridad, son pilares imprescindibles para garantizar la protección y el bienestar de los viajeros corporativos y los intereses de la organización.

Ahora que conoce más sobre cómo mantener seguros a sus viajeros en temporada alta es posible ¿Quiere saber por qué SAP Concur es la mejor opción para ayudarlo a proteger los viajeros de negocios de su compañía? Solicite una reunión con uno de nuestros expertos y obtenga su cotización.