Trabajo híbrido: 8 retos a superar para implementarlo con éxito

No es un secreto que el trabajo remoto llegó para quedarse, ya que el trabajo híbrido se presenta como una modalidad de trabajo intermedia entre la presencialidad y el trabajo 100% a distancia que aporta muchos beneficios.

Una investigación por parte de Accenture en 2021, reveló que el 83% de los trabajadores en todo el mundo ven el modelo de trabajo híbrido como ideal, por lo que muchas organizaciones ya están trabajando en su adopción.

A pesar de que esta metodología de trabajo ha representado beneficios para las empresas y sus empleados, hay varios aspectos que hace falta considerar para implementarlo con éxito y lograr satisfacer las necesidades comerciales y las de los trabajadores al mismo tiempo.

En este post le mostraremos todo sobre el trabajo híbrido y compartiremos con usted 8 buenas prácticas que le serán de utilidad en la implementación de este modelo de trabajo en su empresa.

¿Qué es un modelo de trabajo híbrido?

Un modelo de trabajo híbrido es la combinación del trabajo remoto (desde la casa u otro lugar de preferencia del empleado), con el trabajo presencial en las oficinas de la empresa.

Existen varios tipos de modelos de trabajo híbridos, los cuales varían según la cantidad de días en que los empleados deben asistir a la empresa. Entre ellos se encuentran:

Principalmente remoto

Bajo este modelo de trabajo, todos los empleados cuyas labores no requieran de presencialidad y cuenten con las herramientas, pueden hacerlo de forma 100% remota la mayoría del tiempo.

Esta modalidad fue la adoptada por la mayoría de las compañías al inicio de la pandemia, cuando las medidas de prevención no permitían el traslado en transporte público ni el relacionamiento entre personas, acelerando el proceso de adopción por parte de muchas empresas que todavía no se lo habían planteado.

Principalmente presencial

Este modelo se caracteriza por la preferencia de las empresas para que sus empleados cumplan la mayor parte de su horario de trabajo de forma presencial en sus instalaciones. Aunque existe la posibilidad para algunos colaboradores de trabajar de forma remota si es necesario, no es algo que se fomente activamente.

Eventualmente presencial

En este caso, la empresa continúa trabajando de forma remota, pero se hace uso de las reuniones en persona, aprovechando los beneficios que estas pueden aportar para la formación de equipos.

Bajo este modelo, las personas acuden a la oficina una o dos veces a la semana, promoviendo el relacionamiento entre colegas, además de la posibilidad de tener reuniones importantes cara a cara.

Ventajas del trabajo híbrido

La adopción del trabajo híbrido por una gran cantidad de empresas en todo el mundo, se debe, principalmente, a los beneficios que aporta tanto a sus líderes, como a sus empleados en general y, por supuesto, a la compañía. Algunas de las ventajas que podemos encontrar son:

1. Mayor flexibilidad

En vista de que este esquema de trabajo no requiere de la asistencia diaria y obligatoria a las oficinas de la organización, es capaz de ajustarse mucho más a los intereses de vida particulares de los colaboradores.

2. Mejor experiencia laboral

Considerando que los modelos de trabajo híbrido están hechos tomando en cuenta las necesidades de los empleados, estos se sienten más cómodos y con mayor motivación para realizar su trabajo, lo que genera una experiencia de empleo positiva y mejora su satisfacción.

Tenga en cuenta que en estas relaciones, las condiciones deben ser establecidas por medio de un contrato y deben garantizar el beneficio de ambas partes.

3. Aumento en la productividad

Gracias a la reducción de los tiempos de traslado y de propiciar un ambiente personal íntimo en el que los empleados pueden realizar sus labores sin importunar su concentración, puede mejorar la capacidad del empleado de ejecutar tareas complejas de una manera más eficiente y volverlos, así, más productivos.

4. La posibilidad de compartir con otros compañeros en persona

A diferencia de la modalidad 100% remota, el trabajo híbrido proporciona la posibilidad de compartir personalmente entre compañeros de trabajo los días en que asisten a la oficina, lo que mejora la conexión entre los miembros de los equipos, así como con la organización.

5. Promueve la innovación

El trabajo remoto requiere de la incorporación de herramientas de innovación tecnológicas para poder llevarse a cabo, haciendo que las empresas que invierten en estas soluciones estén más preparadas para afrontar los retos tecnológicos del futuro, al mismo tiempo en que están actualizadas y que ofrecen una imagen de marca actualizada y robusta.

Principales desafíos del trabajo híbrido

A pesar de los beneficios que el trabajo híbrido ha demostrado para la mayoría de las organizaciones, existen varios desafíos para su implementación, los cuales son importante tener en cuenta:

1. Requiere de una inversión

Aunque puede representar un ahorro en algunos gastos operativos o en beneficios laborales, reunir las herramientas adecuadas para que el trabajo híbrido sea efectivo mientras los empleados trabajen desde su casa o desde las instalaciones de la empresa, conlleva una inversión significativa.

2. Implica capacitación

El trabajo híbrido requiere cierto nivel de expertise en el manejo de herramientas computacionales por parte de los trabajadores, razón por la que si los miembros de tu organización no cuentan con las habilidades necesarias para el manejo de los sistemas, deberás brindarles capacitación para que adquieran el conocimiento necesario que les permita desarrollar sus actividades.

3. Desconexión con la cultura organizacional

El cultivo de la cultura organizacional es mucho más difícil en un modelo de trabajo 100% remoto, de eso no hay duda. Sin embargo, el trabajo híbrido también presenta desafíos en este sentido, mayormente porque las personas que trabajan de forma remota de manera intermitente durante la semana, pueden llegar a sentirse excluidas o desconectadas.

4. Obstaculiza algunas labores

Para poder garantizar el mantenimiento de la eficiencia y calidad del trabajo, o incluso su aumento durante el trabajo híbrido, las empresas deben destinar tiempo, recursos y esfuerzo para monitorear las actividades de los empleados remotos, haciendo muchas veces que los líderes dejen de lado otras de sus obligaciones para ayudar a los empleados a mejorar su desempeño a distancia.

Además, también puede verse afectado el trabajo colaborativo, debido a que esta modalidad de trabajo depende de métodos de comunicación indirectos, que de alguna forma pueden comprometer la calidad del producto final.

Buenas prácticas para implementar con éxito el modelo de trabajo híbrido

Ya vimos tanto las ventajas como los desafíos que representa la implementación de un modelo de trabajo híbrido, ahora le mostraremos algunas buenas prácticas que le recomendamos para establecer con éxito esta modalidad de trabajo en su organización.

1. Implemente estrategias de colaboración correctas

La colaboración juega un papel fundamental para que los equipos puedan alcanzar los objetivos y que la empresa pueda obtener los resultados deseados, tarea que era más sencilla cuando todos compartían el mismo lugar físico para desarrollar sus actividades.

Sin embargo, con la llegada del trabajo remoto esto se vuelve más difícil, debido a que no todos están en el mismo sitio al mismo tiempo.

La tecnología juega un papel fundamental para superar este desafío, en donde el cambio por parte de las organizaciones debe ser pasar de una estrategia de comunicación que requiere la presencia física de los empleados en el mismo lugar y al mismo tiempo (sincrónica), a una en donde cada persona pueda hacer su aporte individual a proyectos grupales, pero desde en una hora y lugar diferente (asincrónica).

La solución para que los empleados puedan colaborar entre sí, son las herramientas que ofrecen un espacio de trabajo virtual y que permiten la comunicación a distancia, la gestión de proyectos y la posibilidad de compartir documentos e información en tiempo real.

2. Iguale las condiciones de quienes trabajan bajo el modelo híbrido y aquellos que no

Considerando que no todos los cargos pueden desempeñarse de forma remota, aquellos que por sus funciones están obligados a cumplir con la presencialidad, se perderán todas las ventajas que ofrece el trabajo híbrido.

Esto puede ocasionar que los empleados que cumplen su jornada en la oficina perciban que realizan el trabajo más fuerte mientras que sus colegas se "relajan en casa".

Y, por otro lado, quienes trabajan de forma remota la mayor parte del tiempo, pueden llegar a sentirse excluidos al no formar parte de las discusiones y decisiones significativas que tienen lugar en la oficina. Producto de esto, pueden sentir también que su opinión no es tomada en cuenta o que no son valorados.

¿Cómo puede superar este desafío? Manteniendo la igualdad de condiciones entre sus empleados que desarrollan sus funciones de forma híbrida y aquellos que no, asegurándose también de que todos tengan acceso a oportunidades de crecimiento y que su trabajo sea reconocido por igual.

En este caso, la tecnología también podría ser de mucha utilidad para fomentar el relacionamiento entre los colaboradores, permitiendo que empleados remotos y quienes se encuentran en la oficina, puedan tener comunicaciones fluidas.

Le recomendamos considerar la inversión en herramientas de chat y videoconferencias que faciliten la comunicación entre todos sus empleados independientemente del lugar desde donde desempeñen sus funciones, así todos tendrán la posibilidad de compartir información, enterarse de las novedades y hacer preguntas.

3. Desarrolle una cultura de trabajo positiva

Muchas empresas se han preocupado por la poca capacidad de entablar relaciones laborales producto del distanciamiento que proporciona el trabajo remoto, lo cual puede llevar a la corrosión de una cultura organizacional que tanto esfuerzo costó construir.

Desarrollar una cultura de trabajo positiva es tan importante como necesario cuando se gestionan equipos de trabajo híbrido. Esta se logra al crear conexiones entre las personas. No obstante, con los trabajadores repartidos en distintos lugares físicos, se torna más difícil crear estas relaciones de apoyo.

Reunir a todo el equipo con frecuencia para crear momentos en donde todos sus empleados puedan interactuar, teniendo en cuenta las diferentes zonas horarias y asegurándose de que todos estén presentes, son iniciativas que ayudan a que todos se sientan apoyados y valorados, al mismo tiempo que desarrollan relaciones más sólidas con sus colegas.

4. Evite la microgestión

La autonomía es una parte atractiva del trabajo a distancia y muchos trabajadores han demostrado que pueden ser igual de productivos (o incluso más) que en la oficina. Por eso, es conveniente centrarse más en los resultados que en las horas trabajadas o los niveles de actividad visibles.

El camino hacia un mejor desempeño se basa en la confianza y en las relaciones de calidad, en lugar de un mayor control o del seguimiento de métricas de ocupación. La microgestión de los empleados remotos puede resultar desgastante para ambas partes, mientras que los empleados pueden percibir que no se confía en ellos.

Este cambio de paradigma puede mejorar significativamente la forma en que dirige a colaboradores que no puede ver constantemente, principalmente por encontrar más valor en métricas de productividad y comportamiento, más que en las de actividad.

5. Promueva el equilibrio entre la vida personal y el trabajo

El aumento en la posibilidad de trabajar de forma remota desde la pandemia, significó una mejora en la relación entre la vida laboral y personal de la mayoría de los trabajadores, sin embargo, muchas personas mencionaron como un aspecto negativo de esta modalidad la dificultad para desconectarse del trabajo.

En consecuencia, muchas compañías aumentaron sus inversiones en sistemas para el bienestar laboral, proporcionando a sus empleados herramientas que los ayuden a conciliar la vida personal y el trabajo, incluso si están trabajando a distancia.

Evitar el agotamiento y mejorar el bienestar de sus empleados es el objetivo de las empresas que decidan mantener un modelo de trabajo híbrido.

Para hacerlo, los líderes y ejecutivos deben incentivar a que los miembros de sus equipos hablen sobre salud y bienestar, bien sea en reuniones virtuales con el equipo durante un descanso, sesiones de seguimiento individual o incluso en entrevistas con invitados expertos en el tema.

6. Cree un entorno de trabajo híbrido adecuado

El trabajo híbrido demanda la necesidad de una mejor gestión de los recursos, tanto en las oficinas como en el hogar. Actualmente, las oficinas en casa deben ser estaciones de trabajo permanentes y completamente funcionales que ayuden a maximizar la productividad de los trabajadores.

Por otro lado, las salas de reuniones y oficinas en la empresa deben convertirse en estaciones de colaboración y con capacidad para incluir a los participantes remotos en las interacciones del equipo, facilitando la colaboración con los que están en el lugar.

En este caso, es recomendable que considere la remodelación de las instalaciones de su empresa, como también la posibilidad de alquilar espacios de coworking en donde puedan reunirse sus empleados, o incluso, contratar espacios de oficina de menor tamaño, pero que estén distribuidos en distintos puntos geográficos.

7. Desarrolle una buena experiencia de incorporación virtual

La incorporación de nuevos empleados y su integración a la cultura de la empresa puede ser un proceso abrumador para ellos, mucho más si su rutina de trabajo estará dividida entre su casa y la oficina.

Desarrollar un proceso de incorporación eficaz, aunque sea de forma virtual, puede reducir la curva de aprendizaje del nuevo empleado sobre sus labores, aumentar su nivel de interacción y participación, al mismo tiempo en que se reduce la rotación de personal.

Para lograr este objetivo, puede diseñar un programa de capacitación que le permita integrar al talento en su esquema híbrido de trabajo, en el que incluya protocolos de comunicación, asuntos de seguridad de datos y comunicación segura, por ejemplo.

También puede fomentar el relacionamiento por medio de las presentaciones individuales, alentar a los nuevos empleados a participar en los chats y en actividades no relacionadas con el trabajo.

La incorporación de alguien nuevo no tiene que ser necesariamente una labor de los líderes y gerentes, también puede alentar al resto del equipo a participar y lograr que desde el primer día de cada colaborador se sienten las bases que le permitan lograr conexiones sólidas y duraderas.

8. Evalué las herramientas que necesitará

Ya hemos hablado de la importancia de la tecnología para la optimización de procesos en el trabajo híbrido, sin embargo, a la hora de adquirir estas herramientas, es recomendable que haga una evaluación de las necesidades particulares de su empresa.

Es recomendable priorizar la facilidad de uso de las herramientas y sistemas de softwares por encima del ahorro en dinero que pueden representar, debido a que optar por tecnologías económicas puede hacer que las tareas simples se vuelvan complejas para los usuarios finales.

Entre las herramientas más importantes que puede necesitar su organización para el desarrollo exitoso del trabajo híbrido, están:

• Software de comunicaciones: debido a que los miembros de su empresa no estarán siempre presentes, es necesario contar con un correo electrónico fiable, chat, videoconferencia y otro software de gestión para albergar las comunicaciones.
• Software de contabilidad: esta herramienta es necesaria para crear facturas y el pago a proveedores y a empleados, así como llevar un seguimiento general de las finanzas de la empresa.
• Software para la gestión de proyectos: es fundamental invertir en una herramienta colaborativa de calidad que facilite la gestión de proyectos y la organización de archivos importantes. Esto le permitirá mantener a clientes y colaboradores en la misma línea.
• Software para la gestión de viajes y gastos (T&E): si algunos de sus empleados tienen la necesidad de realizar viajes corporativos para reunirse con clientes, esta herramienta es la solución adecuada para integrar los procesos de los viajes y gestionar los gastos.

¿Por qué los empleados prefieren el modelo de trabajo híbrido?

Para responder a esta pregunta, a través de una encuesta, Gallup le preguntó a los trabajadores con capacidad de trabajo remoto por qué prefieren el trabajo híbrido y estas fueron las respuestas más comunes:

• Evitar el tiempo de viaje a la oficina ida y vuelta todos los días, además del tiempo de preparación previa.
• Mejor bienestar general.
• Flexibilidad para equilibrar las necesidades familiares u otras obligaciones.
• La opción de trabajar con compañeros personalmente.
• Mayor sentimiento de productividad y conexión con la organización.

Un dato revelador es que el 38% de los empleados totalmente remotos preferiría el trabajo híbrido; es decir, casi 4 de cada 10 renunciarían a su tiempo en casa para tener experiencias presenciales en la oficina.

En resumen, las razones por las que las personas prefieren un modelo de trabajo híbrido están centradas principalmente en la flexibilidad para administrar su tiempo durante la semana sin perder la conexión con su organización.

En este momento puede que se pregunte, ¿cuántos días a la semana debe venir mi equipo a la oficina? Según Gallup, al preguntar a los empleados cuántos días a la semana preferirían pasar en la oficina, estos no ofrecieron un consenso en cuanto a esta preferencia.

De forma positiva, la mayoría de los empleados está de acuerdo en la importancia de pasar una cantidad de tiempo moderada en la oficina, pero por otro lado, un 38% (casi 4 de cada diez) de los empleados prefiere pasar dos o tres días en la oficina cada semana, mientras que el otro 30% (3 de cada 10) preferiría solo pasar uno o dos días en la oficina a la semana.

En vista de estos resultados, no hay una cantidad de días preferida para realizar sus actividades en la oficina, pero sí hay un interés general por hacerlo, mostrando un punto a favor de la incorporación del trabajo híbrido.

¡Listo! Ya se encuentra preparado para la implementación del trabajo híbrido en su organización

A lo largo del post hemos compartido los aspectos más importantes del trabajo híbrido, sus ventajas y desventajas, además de buenas prácticas para su implementación, las cuales esperamos pueda poner en práctica en su empresa.

Si desea obtener apoyo para incorporar el trabajo híbrido a su empresa, las soluciones de SAP Concur pueden serle de utilidad. Le invitamos a agendar una cita y recibir asesoramiento por parte de uno de nuestros expertos. ¡Siempre listos para atenderlo!