Soluciones de T&E: conozca las mejores opciones para controlar los viajes y gastos

Si hay algo que garantiza el éxito en las finanzas de una compañía, sin importar su tamaño o su ubicación en el mundo, es una correcta administración de viajes y gastos. Para ello existen soluciones de T&E (Travel and Expenses) que le ayudarán grandemente a superar todos los retos relacionados con el área.

Aunque el término T&E es muy común en el mundo empresarial, muchas empresas todavía no comprenden del todo su importancia para una organización y cómo el prestar atención a su gasto puede ahorrarles mucho tiempo y dinero.

El tema presupuestario es un asunto que se debe tratar con sumo cuidado. Para aquellas organizaciones pequeñas o grandes que, pese a la crisis actual, se encuentren experimentando un crecimiento en sus nóminas, la gestión de viajes sin que ello represente una pérdida económica, es un reto que hay que superar.

Si su compañía está preparada para volar, ¡no se pierda ninguna de las recomendaciones que le daremos en este post!

¡Siga leyendo hasta el final!

¿Qué es una solución de T&E?

El término T&E, hace referencia a "viajes y gastos"—travel and expenses en inglés. Por lo tanto, una solución de T&E es aquella que le permite gestionar estos dos factores de manera integral.

Esta herramienta le permite a las empresas tener más control sobre los costos y cumplir las políticas de viajes y gastos de su compañía. Además, les permite crear sus reportes de gastos de forma más simple, hacer aprobaciones, enviar recibos y tener control de cada desembolso que se realiza, todo en un solo lugar.

A continuación, analicemos algunas de sus principales características.

¿Qué le permite hacer una solución de T&E?

Las soluciones de T&E tienen importantes características para optimizar la productividad empresarial. ¡Tome nota de las más importantes!

1. Clasificar los gastos

Las soluciones de T&E le permiten llevar a cabo una clasificación de gastos, basándose en las imágenes de los recibos que se envían y reciben de forma automática.

La ventaja de esta opción es que las acciones son expeditas, por lo cual los tiempos de procesamiento de la información son mucho más cortos.

2. Optimizar la administración de gastos

Las soluciones de T&E brindan la posibilidad de administrar los gastos de manera más óptima, con la aplicación de sistemas automatizados para el control de todos los desembolsos.

3. Hacer cumplir la política de la empresa

Las soluciones de T&E permiten que las políticas de la empresa sean cumplidas a cabalidad, debido a la rigurosidad que implican sus procesos que van de la mano con la tecnología.

4. Permiten reembolsar a los empleados de forma más rápida

Los reembolsos a los empleados son más rápidos, gracias a la puesta en marcha de soluciones de T&E.

Y es que contar con un sistema expedito de control de gastos, permite que las gestiones de los recibos electrónicos puedan llevarse a cabo de forma más ágil.

5. Captura de recibos

Gracias a los llamados recibos electrónicos que ofrecen las soluciones de T&E, es posible capturar los datos de transacciones de forma directa de hoteles, aerolíneas, restaurantes, entre otros proveedores.

De esta forma, es posible realizar reclamos de gastos precisos y detallados de forma automática.

6. Ofrece calculadora de cálculo

Existen soluciones de T&E que ofrecen las llamadas calculadoras de rendimiento, mediante las cuales usted podrá ver cuánto puede ahorrar, gracias a la reducción del tiempo que toma el procesamiento de los reportes de los gastos.

Los ítems que presenta tienen que ver con la cantidad de empleados que en su compañía presentan reportes de gastos y el número típico de reportes de gastos presentados por año.

Ventajas de utilizar una solución T&E

Emplear un sistema de T&E, —que ofrece una plataforma especialista en este tipo de soluciones— genera una serie de beneficios, gracias a los cuales se garantiza la seguridad y satisfacción de los empleados, así como la protección de sus finanzas.

A continuación, enumeramos algunos de sus principales beneficios:

1. Sistematización de datos

La implementación de una solución de gestión de viajes y gastos, garantiza que los viajes corporativos sean más organizados, confiables, consistentes y eficientes. Esto conlleva un ahorro sustancial de tiempo y, sobre todo de dinero.

Además de incrementar la eficiencia y el ahorro de gastos, las soluciones especializadas también ofrecen la posibilidad de tener una visión completa y transparente de todos los datos de la gestión, los viajes y los desembolsos, independientemente de dónde estén reservados.

2. Red de proveedores confiables

La administración de T&E de la mano de una compañía de software de gestión de viajes empresariales brinda la posibilidad de aprovechar la amplia experiencia con la que cuenta este tipo de organizaciones, sobre todo en relación con la selección y oferta de proveedores.

Este beneficio facilita el acceso a mejores precios, así como optimizar el uso de los recursos corporativos de los servicios de viaje, con un alto estándar de calidad.

3. Seguridad

La implementación de soluciones de viajes y gastos no solo implica un ahorro económico. Y es que las empresas que ofrecen servicios de T&E también tienen mucho que ver con la seguridad de los empleados que están involucrados en el programa de viajes.

Las compañías de soluciones para la administración de viajes y gastos cuentan con información que es muy valiosa para la gestión de riesgos y herramientas de comunicación de emergencia, lo cual ofrece la posibilidad de supervisar el bienestar de los viajeros, en cada parte del proceso, desde el inicio hasta el final.

4. Mejora en las políticas de viajes de negocios

La puesta en marcha de un sistema de T&E permite un flujo constante de información, así como datos en relación con el desempeño de las políticas de viajes.

La información contempla desde los gastos de cada empleado hasta la huella de carbono que deja la empresa, lo cual puede ser muy útil para identificar y reparar las fallas y puntos débiles de la política de viajes de negocios.

5. Buen retorno de la inversión

En un principio, la inversión inicial para contratar a una solución de gestión de gastos y viajes puede significar un desembolso significativo. Sin embargo, es muy conveniente y redituable a mediano y largo plazo.

Sin esta herramienta, los gastos se limitarían a las reservas y al desembolso particular de cada empleado durante la estadía y todo el viaje en general.

No obstante, una solución T&E tiene la posibilidad de conseguir descuentos en tarifas, gracias a su amplia red de proveedores, así como de ayudar a mejorar de forma muy estratégica las políticas de viajes.

Ello permite que las compañías amorticen la inversión inicial tanto a mediano como a largo plazo, lo cual es bueno para las finanzas de su empresa.

6. Capacitación de los empleados

Esta es una de las ventajas más importantes que genera la contratación de una solución de T&E, tomando en consideración que, hasta un tercio del presupuesto de viajes corporativos de una organización, se va en el gasto excesivo que hacen algunos de los empleados.

Frente a ello, además de contratar a una herramienta de administración de viajes y gastos, es indispensable la formación de los trabajadores, a fin de que cumplan con las políticas de viajes de negocios.

A raíz de esta acción, los colaboradores también sentarán las bases para hacer una evaluación de sus proveedores, en aspectos como hoteles, transporte y aerolíneas, con la finalidad de precisar si un gasto o servicio se encuentra en sintonía con su política de viajes empresariales.

7. Agilización de los reembolsos

Gracias a un buen sistema de T&E, se puede agilizar el proceso de revisión de gastos, lo cual reduce hasta en dos tercios el tiempo que hace falta para que se haga la entrega de los reembolsos.

Además de proporcionar un proceso más ágil y rápido, las soluciones de administración de viajes y gastos ofrecen la posibilidad de contribuir a la estabilidad financiera de la compañía.

Asimismo, los colaboradores pueden valorar de forma positiva los trabajos administrativos de la corporación, lo cual aumenta de forma significativa su satisfacción y productividad.

8. Automatización de los procesos manuales

Las soluciones de administración de viajes y gastos permiten eliminar tareas manuales, tediosas y repetitivas, todos elementos que ponen en serio peligro la eficiencia y la seguridad del control de los gastos de una compañía.

Y es que si los empleados tienen que introducir todos los datos relacionados con su consumo en el transcurso del viaje de forma manual, se corre mucho riesgo de cometer errores.

Al aumentar la automatización de los procesos, un sistema de gestión de viajes elimina el factor de error humano, lo cual aumenta la fiabilidad de la información.

9. Mejor control de gastos

La sistematización de todos los procedimientos le permite capturar los gastos de los trabajadores en un solo lugar, por lo que pueden acceder a los datos de los gastos integrados, controlar los costos, y ofrecer una mejor experiencia a los usuarios.

Así, las recomendaciones para sacar el mejor provecho de este servicio son las siguientes:

• Tome decisiones mucho más inteligentes y, sobre todo, basadas fundamentalmente en información, con una visualización total de los gastos.
• Marque de forma automática todas las infracciones que tienen que ver con el cumplimiento de todas las políticas de la empresa.
• Ahorre tiempo mediante el flujo automático de los datos que forman parte de las reservaciones a los reportes de los gastos.
• Lleve a cabo una simplificación del presupuesto, así como también haga predicciones mucho más precisas y garantice negociaciones eficientes con los proveedores de servicios de viaje.

Alcances de implementar una solución T&E

En general y después de precisar de forma detallada las opciones que ofrecen las soluciones de control de viajes y gastos, vamos a precisar algunos de los alcances que su empresa obtendrá con estos servicios.

Gracias a las plataformas digitales, usted podrá:

• Administrar los gastos comerciales fácilmente con aplicaciones móviles: Es decir, los empleados podrán tener la posibilidad de capturar los datos de las transacciones, hacer una fotografía de los recibos, así como enviar los gastos de forma muy sencilla, con el fin de que los administradores y gerentes de las compañías, revisen y aprueben muy rápidamente todos los reportes de los desembolsos.
• Podrá optimizar la administración de gastos con recibos electrónicos: es decir, llenar los reportes de gastos de forma automática, mediante la utilización de los recibos electrónicos de hoteles aerolíneas, restaurantes y servicios de traslado terrestre de los viajeros.
• Lograr una mejor visibilidad con la integración de sistemas: lo cual implica la obtención de una imagen financiera oportuna, completa y precisa, con la finalidad de obtener mejores informes, gracias a la integración de su solución de viajes y gastos con su sistema de planificación de recursos empresariales.
• Conciliar los gastos con la integración de las tarjetas: lo cual implica que podrá conciliar y administrar los gastos comerciales, efectuados por medio de una amplia gama de tipos de tarjetas de empresas.
• Obtener una vista única y precisa de sus datos de gastos: es decir, podrá tomar medidas y controlar los gastos de manera más sencilla, gracias a que contará con informes detallados, paneles y estudios o análisis al alcance de sus manos.
• Dar seguimiento a sus datos de gastos de forma segura: lo cual implica que sus datos estarán protegidos, por cuanto una buena solución de T&E seguro contará con una certificación para cumplir con las normas ISO 27001.

Pilares de la gestión de T&E

A continuación, enumeramos algunos de los pilares de la gestión de viajes y gastos moderna que debes tomar en cuenta en todas las soluciones que decidas implementar:

• Confianza: es muy importante que la herramienta deposite confianza en los ejecutivos para que hagan sus reservas cumpliendo con las políticas y procesos aprobados, todo de manera fácil y rápida. Esto les otorgará mayor autonomía en sus labores y optimizará los procesos empresariales.
• Transparencia: Implica permitir a los viajeros ver en que se les permite gastar y que hagan su elección de acuerdo con esos parámetros, así como que los equipos de finanzas vean qué se está reservando y la razón de ello.
• Simplicidad: Implica la creación de un proceso que funcione y genere satisfacción de las necesidades de todos.
• Impacto: Es preciso medir el impacto de los viajes de negocios en la compañía y reducir los viajes que no sean necesarios, que dejen exhaustos a los participantes y a las empresas, a causa de gastos que se pueden evitar.

Con estos cuatro pilares, es posible que su organización pueda ir despidiéndose de esos procesos manuales y complicados de reservación, los correos electrónicos interminables y las solicitudes de informes.

Lo mejor es que usted podrá decirle adiós a las confusiones y la organización de sus viajes y gastos corporativos serán efectivas.

Soluciones tecnológicas de gestión de T&E y sus pronósticos para el futuro

En este punto, hay que aclarar que una solución tecnológica de gestión de viajes y gastos (T&E) es aquella que se pone en marcha en las organizaciones, con el fin de auditar y gestionar tanto los viajes como los gastos de desplazamiento.

La importancia de las tecnologías T&E

Estas son beneficiosas para las organizaciones, ya que proporcionan una manera rápida eficiente y flexible de administrar los boletos de avión, trenes, autos y cualquier otro desembolso generado durante los desplazamientos.

Las tecnologías brindan la posibilidad de que la empresa pueda autorizar solicitudes de viajes y aprobar los informes de notas de gastos desde un ordenador e incluso un móvil.

Y es que hay que reconocer que uno de los factores esenciales que ha impulsado el crecimiento de los programas de gestión de viajes y gastos en el mercado mundial, es el uso de dispositivos como tabletas y teléfonos celulares.

Asimismo, la facilidad de acceso a estas aplicaciones, así como la creciente demanda por parte de empresas pequeñas y medianas de todo el mundo, implican otro conjunto de factores de suma importancia que impulsarán su crecimiento a nivel global.

Ahora bien, ¿cuáles es la situación que enfrentan las empresas de todo el mundo para implementar estas tecnologías? Analicemos algunos casos.

En EE. UU. y Asia Pacífico

En la actualidad, América del Norte domina el mercado mundial cuando de ingresos se trata y se espera que mantenga su dominio en los próximos años. ¿La razón? Los avances tecnológicos en los servicios basados en la nube.

No obstante, se espera que el mercado de Asia Pacífico sea la zona de mayor crecimiento durante los próximos tres años. El motivo principal de este crecimiento será el aumento de los ingresos disponibles y la creciente demanda por parte de las pequeñas y medianas empresas.

La oferta mundial de programas de T&E

En la actualidad, la oferta mundial de programas de gestión de viajes y gastos se puede dividir en dos grandes: on-premise —en las instalaciones— y cloud based —basado en la nube. Según los expertos, esta última será la que experimentará un crecimiento mayor.

Aunque a las herramientas tecnológicas de T&E les queda un largo camino hasta llegar a ser una solución de uso común en todas las organizaciones del mundo, en la actualidad podemos encontrar grandes ejemplos en las principales industrias que compiten en el mercado global.

Camino a seguir

Con todo lo dicho anteriormente, es claro que la tecnología jugará un papel determinante como facilitadora y aceleradora de la recuperación de muchas empresas.

Con un marco normativo adecuado, la puesta en marcha y la adopción de nuevas tecnologías, las empresas de los principales mercados tendrán la posibilidad de reducir los riesgos, mejorar su cumplimiento y contrarrestar las fricciones para sus viajeros, auditores y los equipos de contabilidad.

Algunas recomendaciones finales

Más allá de contar con los servicios de una solución de viajes y gastos, es importante tomar en cuenta algunas recomendaciones adicionales como:

• Definir los objetivos del viaje que pretende realizar.
• Contar con una política de viajes clara.
• Si no tiene un aliado que administre los viajes corporativos, considere a un agente externo experto en la materia que desarrolle asociaciones estratégicas con proveedores.
• También puede contratar un gestor de viajes de negocios, aunque lo más recomendable es buscar los servicios de una solución de T&E.

Para concluir

Sin duda, implementar un sistema integral de gestión de viajes y gastos le brindará grandes beneficios como una mejor administración de los recursos, efectuar reservas y obtener análisis completos en relación con los datos asociados a los viajes de su compañía.

Asimismo, el sistema de gestión de T&E le permitirá obtener resultados inmediatos sobre la efectividad de sus políticas de viaje.

Con el uso de las herramientas digitales, podrá disponer de una red muy amplia de proveedores y experiencia, con el objetivo de gestionar los gastos de sus viajes corporativos, de acuerdo con las estrategias de su negocio.

¡Llegamos al final!

Esperamos que esta información le haya servido para conocer mejor la importancia de contratar una solución para el control de viajes y gastos a nivel empresarial.

Hoy en día existen grandes herramientas que pueden facilitarle esta tarea, ofreciendo un servicio de calidad que le ayudará a optimizar su programa de viajes y las finanzas de su organización.

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SAP Concur Travel: ¿Cómo elimina la complejidad de la gestión de viajes corporativos?