Planeación financiera: ¿Cómo optimizarla?

La administración de una empresa requiere de la gestión de múltiples aspectos, uno de ellos es la planeación financiera. Aunque no es el único elemento determinante, sí es de vital importancia para regular el uso de recursos económicos, y se trata de un aspecto que puede potenciar el desarrollo y crecimiento.

Por eso, hemos preparado el siguiente contenido que le ayudará a conocer este aspecto de la administración de empresas y le permitirá mejorar su ejecución si ya lo ha implementado.

¡Siga leyendo!

¿Qué es la planeación financiera?

En esencia, la planeación financiera es el proceso mediante el que se decide cómo se utilizarán los recursos de una organización o empresa para alcanzar los objetivos planteados con anterioridad.

Suele involucrar la creación de esquemas o presupuestos, para que sea más fácil analizar si las decisiones hechas tuvieron los resultados esperados o si es necesario realizar algún cambio.

Aunque pueden existir múltiples razones para llevar a cabo una estrategia de planificación financiera, lo cierto es que una de las más importantes tiene que ver con el uso adecuado de los recursos económicos de una empresa.

Después de todo, en el mundo de los negocios las malas inversiones no solo impactan los ingresos, sino que también suelen afectar a la reputación e imagen de una empresa.

¿Cuáles son los objetivos de la planeación financiera?

Aunque ya anticipamos algunos de los objetivos de la planificación, en la siguiente lista veremos de manera más clara lo que involucran:

• Reduce la falta de recursos económicos: al tener una planeación detallada sobre los gastos de su empresa, será menos probable que se encuentre en una situación desfavorable económicamente.
• Facilita el crecimiento del capital empresarial: la planeación le permitirá impulsar el desarrollo de su empresa, lo que conducirá a un crecimiento del capital, tanto para usted como para la institución empresarial y todos los accionistas y socios.
• Permite disminuir los gastos fundamentales de la empresa: al planificar presupuestos, será más sencillo que reduzca ciertos tipos de gastos.
• Ayuda a alcanzar la sostenibilidad financiera: Tener una guía y control sobre sus gastos le permitirá alcanzar sostenibilidad económica como empresa. Esto no solo estabilizará todos los procesos de negocio, sino que también inspirará la confianza necesaria para que aumenten los inversionistas y socios.

¿Por qué es tan importante para las empresas?

Con una buena planeación financiera, no solo mejorará las posibilidades de alcanzar sus objetivos empresariales, sino que también ayudará a cimentar las bases de una cultura financiera sana en su compañía.

Gracias al registro y esquemas creados, podrá optimizar el gasto de los recursos económicos y también tendrá la posibilidad de crear fondos de ahorro que podrán ser útiles ante cualquier inconveniente.

Además, le ayudará a mejorar procesos como la toma de decisiones, ya que tendrá una base sólida en la cual sustentar sus decisiones. Y claro, si surge algún problema, siempre será más sencillo llegar a la solución, dado que contará con una planeación que facilitará el análisis de las acciones realizadas, los resultados y los balances generales.

Tipos de planeación financiera

Aunque implementar este proceso puede mejorar la relación de su compañía con el dinero, también debe considerar que hay distintos tipos de planificaciones y que elegir la adecuada dependerá de las circunstancias y objetivos que tenga su empresa.

Por eso, antes de comenzar a desarrollar un esquema o plan, conozca los tipos de planeaciones financieras y elija la que mejor cuadre con sus necesidades.

Planeación a corto plazo

Este tipo de planificación se concentra en organizar los recursos para periodos de máximo un año. Suele ser adecuada si lo que busca es optimizar el gasto realizado en procesos fundamentales para su empresa.

De esta manera, no tendrá que esperar mucho tiempo para hacer un análisis y podrá implementar versiones mejoradas que optimizarán presupuestos y aumentarán el rendimiento de los recursos monetarios.

Planeación a largo plazo

Es el tipo de planificación proyecta esquemas y presupuestos de entre 2 a 5 años. Debido a que considera la planeación en un periodo más largo de tiempo, suele ser la categoría utilizada para gastos generales de la empresa y que no involucran gran riesgo. Después de todo, la incertidumbre ya está dada por la extensión de tiempo que contempla.

Son útiles si lo que busca es crear hábitos económicos saludables en su compañía, tales como el ahorro y la sostenibilidad empresarial.

¿Cómo se realiza una planeación financiera?

¡Bien! Ahora que conoce los tipos de planeación financiera que existen, es hora de detallar cuáles son los pasos a seguir para ponerla en práctica en su negocio.

1. Plantee los objetivos que espera obtener

Antes de comenzar a realizar un esquema financiero o de asignar presupuestos, será conveniente que determine los objetivos que espera tener de esta planificación. De esta manera no solo será más fácil elegir el tipo de proceso que le conviene seleccionar, pues sabrá los resultados que espera obtener, sino que también podrá analizar fácilmente el desempeño de la estrategia y las distintas actividades planificadas.

Si no sabe cómo determinar los objetivos, puede empezar por detectar fugas de recursos, proyectos en los que los presupuestos han sido insuficientes o inversiones que no han tenido los resultados esperados.

Con esto en mente, podrá definir más fácilmente los objetivos que quiere alcanzar, como mejorar la calidad de inversiones, disminuir los gastos en proyectos de expansión o crear un registro completo de los gastos.

2. Analice y elija el tipo de planificación con base en sus necesidades

Basándose en los objetivos planteados, podrá elegir el tipo de planeación que más le conviene realizar. No está de más aclarar que puede realizar dos planificaciones simultáneas con objetivos diferentes, por lo que no tiene por qué limitarse a elegir una única categoría.

Solo recuerde: en caso de elegir los dos tipos de planificación financiera, deberá definir dos proyectos independientes y también necesitará equipos distintos para cada uno. Esto permitirá que el proceso de planificación y su análisis posterior le ofrezcan mejores resultados.

3. Identifique la fuente de ingresos y egresos y determine cantidades claras

Antes de que pueda comenzar con la gestión monetaria es necesario que conozca de dónde provienen sus ingresos y a dónde van, es decir, cómo egresan o son reinvertidos.

Este paso también le ayudará determinar con claridad la cantidad de recursos con que cuenta, ya sea que se trate de capital propio, ingresos o inyecciones financieras que deberán ser percibidas como inversiones externas.

De esta manera, será más sencillo gestionar los recursos económicos de su empresa y la implementación de una planeación financiera, o el mejoramiento de la misma, para lograr que sea más productiva.

Para determinar estos datos, le será de mucha ayuda utilizar herramientas de gestión y control de gastos, que facilitan mantener un registro consistente de todos los ingresos y gastos en un solo lugar.

4. Cree uno o varios presupuestos

Teniendo en claro las cantidades monetarias con las que cuenta su negocio, y conociendo las cifras y lugares de los que provienen sus ingresos, podrá comenzar a crear un esquema y también logrará planificar varios presupuestos correspondientes a sus gastos empresariales.

Aunque este procedimiento pueda llevarle un tiempo considerable, recuerde que la gestión inteligente de gastos comienza con la planeación. No olvide que eventualmente la práctica irá reduciendo la cantidad de tiempo que le toma realizar un presupuesto.

Además, este es un proceso que también le ayudará a optimizar el gasto de recursos y, como tal, sin dada merece esa inversión de tiempo y esfuerzo.

5. Busque reducir sus deudas o saldos negativos

Una vez que cuente con los presupuestos y esquemas necesarios para administrar los gastos cotidianos, puede revisar los saldos negativos y deudas que tenga. Cuando los haya identificado podrá planificar plazos para disminuir y eventualmente saldar sus deudas.

Esto no solo contribuirá a mejorar la relación con sus deudores, sino que también le brindará una mejor imagen empresarial y podría ayudarle a atraer a inversores y socios.

En caso de que su empresa no tenga saldos negativos o deudas, puede proceder al siguiente paso del proceso. De cualquier modo, realizar un análisis del balance general en busca de cualquier crédito pendiente de pago es una buena idea si lo que quiere es mejorar la gestión de recursos en su empresa.

6. Plantee la creación de un fondo de ahorros

Independientemente de si su empresa tiene deudas por saldar o no, otro de los aspectos que puede considerar al realizar una planificación financiera es la creación de un fondo de ahorros. Crearlo no solo le ayudará con situaciones imprevistas en el futuro, sino que también mejorará la fortaleza y reputación de su compañía.

Parte de la gestión de gastos implica planificar presupuestos de emergencia, y la única manera de darle liquidez a este tipo de recursos es mediante un fondo de ahorros.

Incluso si tiene una gran cantidad de saldo negativo, puede planear un fondo de ahorros: la diferencia entre una empresa que tiene que saldar deudas y una que no solo es la cantidad de recursos que puede ahorrar, pero no elimina el proyecto de crear un fondo.

7. Busque asesoría especializada

Si después de terminar con su planeación financiera tiene dudas sobre la efectividad de las tareas y procesos organizados, siempre puede buscar una asesoría especializada.

También es una opción a la que puede recurrir si considera que su empresa se encuentra con muchos asuntos sin resolver o si considera que el análisis e investigación que realizó parecen estar incompletos.

Sabemos que la economía de su compañía no puede tomarse a la ligera y que por eso la gestión puede preocuparle más que otros asuntos. Resolver cualquier duda o problema de la estrategia con un especialista no solo le dará más confianza para ejecutar la planificación, sino que también le garantizará obtener mejores resultados.

8. Analice los resultados de la planeación

Una vez que el plan haya sido llevado a cabo, deberá estar pendiente de los resultados que obtenga. Aunque idealmente debería mantener vigilancia en tiempo real para corregir cualquier error en la estrategia, sabemos que eso no siempre es posible.

Para reducir al mínimo las posibilidades de un percance, puede tener planes de contingencia que le permitirán actuar en cuanto se entere de alguna falla.

Si la planificación ha sido realizada sin problemas, al finalizar el periodo que contempló para su ejecución podrá evaluar los resultados. Incluso cuando todo marcha bien, hacer un análisis le permitirá mejorar en el futuro, y si ha habido pequeños problemas, podrá idear formas en las que esto no suceda nuevamente en el futuro.

9. Corrija las fallas

Una vez que haya detectado todos los problemas en su planificación, es momento de proponer soluciones e implementarlas en el nuevo plan.

Al momento de generar cambios y trabajar en las planificaciones financieras futuras, recuerde cada uno de los pasos del procedimiento original. Esto le permitirá establecer cambios con mayor confianza y con la menor posibilidad de riesgos para el capital de su empresa.

No olvide que la práctica mejorará la capacidad de gestión y planeación financiera. En todo caso, también es importante considerar la delegación del proceso, ya que en algún momento su desarrollo y los recursos empresariales serán demasiado grandes como para manejarlos por cuenta propia.

Llegado ese punto, es posible que sea necesario comisionar un equipo de trabajo especializado para hacerse cargo del proceso de planeación financiera.

4 consejos para mejorar su planeación financiera

Sabiendo todas las etapas que conforman la planeación financiera, vamos a darle cuatro consejos clave para tener en cuenta durante todo el proceso.

1. Implemente una planificación a largo plazo

Uno de los errores más comunes de los pequeños empresarios es que desestiman las planeaciones a largo plazo.

Si bien es cierto que la planificación a corto plazo suele tener efectos más inmediatos, crear una estrategia que plantee un periodo de tiempo más largo permitirá incidir de una manera más profunda en la gestión de los recursos.

Recuerde que siempre puede aplicar los dos tipos de planificaciones de manera simultánea, basta con que designe un equipo especial para cada proceso y con que evalúe los resultados de forma individual. Así podrá calificar el desempeño de cada planificación y realizar correcciones más adecuadas.

2. Tómese el tiempo necesario para hacerla

A pesar de que la planeación no implica un trabajo diario, sí es verdad que tendrá que destinarle tiempo al menos una vez por semana. El hecho de que tenga estrategias planteadas no significa que una vez puestas en marcha podrá olvidarse de ellas, todo lo contrario: tendrá que prestar atención y agudizar su sentido de la observación.

Después de todo, si surge algún error o falla, estar atento para solucionarlo lo antes posible hará que sea menos perjudicial para su empresa y su estado financiero.

Además, debe considerar que todas las planeaciones de gestión deben someterse a una revisión periódica, ya que las circunstancias externas y el mercado pueden cambiar las condiciones previstas durante la elaboración de sus presupuestos y estrategias.

3. No se olvide de la formación en esta área

Siempre es conveniente que se mantenga informado y que busque una formación en esta área de la administración de empresas, sobre todo si no es un experto en el tema. Entre más información tenga, mejores serán sus planeaciones y más fácilmente podrá optimizar el uso de recursos en su empresa.

No olvide recordar que la práctica irá mejorando sus habilidades y que también le permitirá irse vinculando más en estos procesos, sobre todo si ha decidido delegar las responsabilidades de la gestión y planificación financiera a terceros.

4. Aprenda a pedir ayuda

A través de un estudio publicado en la revista Universidad y Sociedad, la investigadora Angie Valle de la Universidad César Vallejo encontró que uno de los problemas más recurrentes en la planeación financiera de las pequeñas empresas es la falta de confianza de los empresarios con colaboradores (internos o externos).

Aunque puede ser difícil confiar la información, y más aún la gestión de recursos económicos, lo cierto es que al comenzar puede tener muchas dudas al respecto. La única manera de resolverlas y de mejorar las estrategias que cree es mediante el apoyo de expertos en el tema.

Ya sea contando con un departamento de profesionales especializados en la gestión de recursos o recurriendo a un consultor externo, acudir a ellos ante cualquier pregunta o problema le ayudará a mejorar los resultados que obtenga con las estrategias, presupuestos y esquemas que planifique.

Herramientas para implementar una planificación financiera eficaz

Como ha podido observar, la planeación financiera puede ser una gran estrategia de gestión para los gastos empresariales. Si es un proceso que ya conocía y lo que busca es mejorar su rendimiento o simplificar su proceso, el uso de herramientas digitales puede ser lo que necesita.

A continuación le dejamos una lista con una selección que facilitará la labor de planificación de recursos económicos para su compañía.

Gestor de facturación

La facturación es una de las tareas más importantes para las empresas. No solo permitirá mantener las cuentas claras con los proveedores, sino que también ayudará a reducir los gastos netos de su empresa.

Una herramienta que automatice las tareas de facturación no solo le ayudará a mantener el registro de todos los gastos e ingresos (con lo que podrá conocer su situación y comenzar una buena planificación financiera), sino que también hará más sencillos los procedimientos fiscales para sus proveedores.

Solución de gestión de gastos

Si hay una herramienta indispensable para la planificación financiera, es el gestor de gastos digital. No hay manera más sencilla de llevar a cabo el proceso de auditoría o análisis (inicial y posterior) para una empresa. Si implementa el uso de esta herramienta podrá olvidarse de problemas como la duplicación de datos y los errores de cálculos.

Con esta solución, se reducirán las posibilidades de error al mínimo, lo que le permitirá gestionar más fácilmente todos los recursos de su empresa y calcular el estado financiero de una manera mucho más simple y confiable.

Si además elige una herramienta como el gestor de gastos de SAP Concur, podrá contar con la tranquilidad de integrar más servicios para optimizar el rendimiento de su empresa a un nivel global.

De esta forma, podrá mejorar no solo la planificación financiera, sino también el rendimiento de sus empleados y la calidad de servicio de su compañía, tanto para sus clientes como para sus trabajadores.

Aplicaciones informativas de economía y finanzas

Estas herramientas son fundamentales para mantenerse al tanto de lo que sucede en el mundo de los negocios.

Si quiere aprender más sobre el funcionamiento del mercado global o si su marca se encuentra ya en un estadio avanzado de desarrollo, mantener un par de aplicaciones especializadas en las noticias del mercado le ayudará a determinar de una manera más segura los presupuestos y alianzas que debe establecer.

¿Cómo elegir la mejor solución?

Para elegir la herramienta ideal puede considerar algunas características específicas que le permitirán garantizar que las funciones ofrecidas sean útiles dentro del proceso de planificación de su empresa.

Por ejemplo, al considerar un proveedor de soluciones para el control de gastos, puede evaluar los siguientes factores:

1. Compruebe que la herramienta tenga autoridad en su área.
2. Considere si se puede integrar con otros sistemas de la empresa.
3. Asegúrese de que sea fácil de usar, incluso en aplicaciones móviles.
4. Verifique que ofrezca una plataforma propia para ofrecer los servicios o herramientas.
5. Asegúrese de que cuente con almacenamiento en la nube.
6. Revise los estándares de seguridad.
7. Compruebe que cuenta con asesoría especializada.
8. Verifique que cuenta con un servicio de soporte y atención.

¡Hemos llegado al final!

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