¿Qué es el presupuesto base cero y cuáles son sus principales ventajas y desventajas?

La pandemia de COVID-19 y sus efectos en la economía ha obligado a los líderes empresariales a analizar con mayor detalle el spend governance de su empresa. Una estrategia para hacer esto es utilizar el presupuesto de base cero, una técnica cada vez es más popular.

Mientras otros presupuestos se crean a grandes rasgos, el presupuesto base cero reduce el proceso a sus más finos detalles.

En este post le vamos a explicar en qué consiste este tipo de presupuesto, cuáles son sus ventajas y desventajas y cómo una empresa puede usarlo a su favor.

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¿Qué es el presupuesto base cero?

El presupuesto base cero es un método empleado por las empresas para poner un mayor enfoque a cada gasto. Al comienzo de cada período financiero o contable, el presupuesto parte de una "base cero", lo que significa que no se transfieren el saldo ni los gastos del periodo anterior.

En otras palabras, la idea es que los ingresos menos los gastos sean iguales a cero al final de cada periodo. Un presupuesto base cero requiere que todos los gastos estén justificados. 

Todos los requisitos financieros se añaden al presupuesto sin importar si es mayor o menor a la fecha de inicio.

Cuando la empresa pasa al siguiente período financiero, el presupuesto vuelve a su base cero.

Diferencias entre el presupuesto base cero y el tradicional

Al utilizar el presupuesto tradicional, solo se analizan los nuevos gastos. Al contrario, como el presupuesto base cero inicia cada período "en cero", por lo que está más orientado a los detalles, garantizando que incluso los gastos recurrentes reciban la atención y justificación adecuadas.

Esto es especialmente útil para las empresas con presupuestos ajustados porque les ayuda a reducir costos. Además, también hay un mayor enfoque en el valor con el presupuesto base cero, ya que los ejecutivos tienen que justificar cada gasto con una evaluación de cómo agrega valor a la empresa.

Ventajas del presupuesto base cero

Veamos a continuación cuáles son las ventajas del presupuesto base cero que pueden ayudarle a controlar los costos en su organización:

1. Precisión

Al contrario que otros métodos de presupuestación que solo implican realizar algunos cambios arbitrarios en el presupuesto del período contable anterior, el presupuesto base cero obliga a todos los departamentos a revisar los elementos que generan flujo de efectivo y calcular los gastos operativos. 

De esta forma, ayuda a la reducción de los costos porque brinda una imagen clara de los gastos frente al rendimiento deseado.

2. Reduce las actividades redundantes

Al eliminar todas las actividades redundantes que no generan beneficios, permite identificar las oportunidades y las formas más rentables de hacer las cosas. Con este método es más fácil para las empresas eliminar las operaciones que no generan un retorno de la inversión (ROI) adecuado.

3. Eficiencia

Ayuda en la asignación eficiente de recursos en cada departamento, ya que no pone su enfoque en los números históricos, sino en los reales.

Al racionalizar el gasto y centrarse en aquellos elementos que benefician directamente a la organización por medio de más valor, reducción de costos y la optimización de procesos, entre otros, ayuda a respaldar la mejora continua a largo plazo.

4. Comunicación y coordinación

El presupuesto de base cero también mejora la comunicación y la coordinación dentro de los departamentos de la empresa, y motiva a los empleados a involucrarse en la toma de decisiones.

5. Fortalece la transparencia y el crecimiento estratégico

Como este tipo de presupuesto se enfoca en los gastos justificados y la integración del gasto con los objetivos organizacionales, fomenta que los líderes de proyecto presenten explicaciones convincentes y claras de sus presupuestos.

Al mismo tiempo, los lleva a demostrar cómo ese gasto adicional respalda sus objetivos, el crecimiento general, la rentabilidad y el desempeño competitivo de la organización.

Además, el presupuesto de base cero fomenta la innovación y minimiza el desperdicio al gastar dinero para proteger el presupuesto del año siguiente contra recortes y promover su aumento, aunque no sea necesario.

Desventajas del presupuesto base cero

Aunque puede ser una herramienta útil en los negocios, es importante conocer las desventajas del presupuesto de base cero:

1. Costoso y complejo

A diferencia de la elaboración de presupuestos tradicionales, crearlos puede llegar a ser más costoso, lento y complicado de implementar.

La capacitación y el flujo de trabajo adicional, el software nuevo, además del hecho de que cada presupuesto se crea desde cero sin utilizar los datos del período pasado —lo que sería más fácil y rápido—, puede significar un gasto considerable al realizar el cambio.

Para las empresas que cuentan con presupuestos limitados, el presupuesto de base cero puede no ser la mejor alternativa.

2. Significa un cambio importante

Cambiar de un presupuesto tradicional a uno de base cero puede resultar emocional e intelectualmente agotador para algunas personas.

Es posible que a los ejecutivos se les haga difícil priorizar y justificar cada elemento de sus presupuestos mensualmente, lo que genera un retraso del que deben ocuparse antes de continuar con sus tareas.

Transformar significativamente el proceso de spend governance a través de un nuevo método de presupuesto amenaza con detener las operaciones debido a los cambios impulsados por decisiones estratégicas para reemplazar al proveedor.

También está la posibilidad de exponerse a un riesgo adicional al no tener suficiente información para pronosticar ahorros, valor o mejoras en la productividad.

3. Requiere mucha mano de obra

Una de las principales desventajas del presupuesto base cero es que puede necesitar la participación de una gran cantidad de empleados para crear un presupuesto desde cero. Posiblemente, muchos departamentos no tienen el tiempo ni el dinero para afrontarlos por sí mismos.

¿Cómo una empresa puede usar el presupuesto base cero a su favor?

El presupuesto base cero puede ser especialmente útil para las organizaciones que son demasiado complejas como resultado de una fusión o adquisición, por ejemplo.

También es útil emplearlo para promover estrategias ambiciosas de ahorro, ya que, para las empresas que buscan crecer por medio del acceso al capital resultante de una mejor gestión de costos, el presupuesto base cero ofrece muchas posibilidades de ahorrar gastos mientras mejora la eficiencia en las operaciones.

¡Eso es todo!

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