¿Qué son las OTAs y por qué tenerlas?

Durante los últimos años, los avances tecnológicos y digitales han tenido un profundo impacto en la industria de viajes corporativos en todo el mundo. Entre estos avances, las agencias de viajes en línea (OTAs, por sus siglas en inglés) han emergido como poderosos aliados para la gestión eficiente de viajes corporativos. 

Desde la reserva de alojamiento y el alquiler de autos, hasta otras experiencias de viaje, las OTAs actúan como intermediarios entre los viajeros y proveedores de servicios, brindando una interfaz conveniente y unificada para que los usuarios encuentren y reserven fácilmente lo que necesitan. 

A continuación, descubra qué es exactamente una Online Travel Agency, su aparición en la industria de viajes y sus principales beneficios. 

Evolución de la industria de viajes y la aparición de las OTAs

En el pasado, viajar era una experiencia diferente a la que conocemos hoy en día, pues las personas se aventuraban en travesías épicas a través de tierras desconocidas, enfrentando desafíos y peligros. La emoción de lo desconocido y la promesa de nuevas culturas atraían a los viajeros intrépidos. 

Sin embargo, estos viajes estaban reservados para unos pocos privilegiados, ya que eran costosos y requerían una planificación minuciosa.

El auge de la industria de viajes: ¿Cómo comenzó todo?

Con el tiempo, los avances en la tecnología y las infraestructuras de transporte revolucionaron la industria de viajes. 

El advenimiento de los trenes y los aviones permitió que las personas llegaran a destinos lejanos en un tiempo récord. 

Esto allanó el camino para el auge del turismo en masa, donde más personas tenían la oportunidad de explorar diferentes lugares y culturas. 

La llegada de las OTAs: un cambio de juego en la planificación de viajes

El proceso de la planificación de viajes y reservas siempre ha estado lleno de innumerables pasos y complejidades. 

Tradicionalmente, los viajeros tenían que emplear múltiples canales, como agentes de viajes, proveedores y dispositivos para descubrir, decidir y comprar viajes. 

La base sobre la que se construyeron las OTAs fue la ineficiencia y complejidad de todo el proceso de investigación y reserva de viajes, así como la falta de alternativas y transparencia de precios. 

Estas agencias digitales llegaron a escena a principios del siglo XXI, ofreciendo una alternativa más conveniente y accesible para los viajeros.

Gracias a estas plataformas es posible investigar y reservar viajes desde cualquier lugar. Esta transformación digital no solo benefició a los consumidores, sino también a los proveedores de servicios, quienes podían llegar a una audiencia global sin tener que depender únicamente de las agencias de viajes tradicionales. 

Beneficios de reservar a través de las OTAs

Cuando se trata de viajes corporativos, la eficiencia y la conveniencia son clave. 

En este sentido, las OTAs ofrecen una serie de beneficios para las empresas que desean gestionar los viajes de sus empleados de manera efectiva: 

Amplia selección de opciones de viaje y tarifas competitivas

Una de las principales ventajas de las OTAs para los viajes corporativos es la amplia selección de opciones disponibles. 

Desde una variedad de hoteles con diferentes comodidades hasta diversas aerolíneas y opciones de transporte terrestre, estas agencias ofrecen un extenso catálogo de opciones para que las empresas elijan. 

Además, también ofrecen tarifas competitivas. Al comparar múltiples proveedores, las organizaciones pueden encontrar las mejores ofertas y precios para sus viajes corporativos, lo que permite optimizar sus presupuestos y obtener un mayor valor por su dinero.

Facilidad y conveniencia en la reserva de viajes corporativos

Reservar viajes corporativos por medio de este tipo de agencias ofrece una experiencia sin complicaciones para las empresas y sus empleados. 

El uso de plataformas en línea simplifica todo el proceso de reserva, desde la selección de vuelos y alojamiento hasta la confirmación de la reserva, todo se realiza de manera rápida y fácil. 

Las OTAs también ofrecen la opción de almacenar información relevante, como datos de viajeros frecuentes y preferencias de alojamiento, lo que agiliza aún más las reservas futuras. 

Esto ahorra tiempo y esfuerzo a las empresas y permite a los empleados concentrarse en su trabajo en lugar de lidiar con el complicado proceso de planificación de viajes.

Para conocer más sobre cómo motivar a tus colaboradores de manera efectiva, puedes explorar algunos incentivos no monetarios en el siguiente artículo: Incentivos no monetarios para motivar a tus colaboradores.

Servicios adicionales y soporte durante los viajes

Una de las ventajas más valiosas de reservar viajes corporativos a través de las OTAs es el soporte y los servicios adicionales que ofrecen durante los viajes.

Cuando los empleados están en la carretera, siempre pueden surgir imprevistos o problemas, pero con las OTAs, nunca estarán solos. 

Si los viajeros corporativos enfrentan cambios en los planes, problemas con las reservas o cualquier otro inconveniente, pueden comunicarse con el equipo de soporte para recibir asistencia inmediata.

Políticas de cancelación flexibles 

Las OTAs proporcionan políticas que permiten a las organizaciones y a sus empleados realizar cambios o cancelaciones en las reservas sin incurrir en costos adicionales o penalizaciones excesivas. 

Cuando surgen cambios inesperados en los planes de viaje, como reuniones canceladas o modificaciones en el itinerario, las políticas de cancelación flexibles brindan tranquilidad y flexibilidad. 

Al elegir una agencia en línea con políticas de cancelación flexibles, las empresas pueden asegurarse de que sus viajeros corporativos estén protegidos ante cualquier eventualidad. 

Programas de recompensas 

Al reservar con ciertas OTAs, las organizaciones pueden canjear por descuentos futuros, actualizaciones de habitación, vuelos gratuitos y otras ventajas. 

De igual manera, algunos programas de recompensas ofrecen beneficios especiales, como acceso a salas VIP en aeropuertos o tarifas exclusivas para ciertos servicios.

Los programas de recompensas brindan un valor agregado significativo a las empresas que viajan con frecuencia y pueden ser una excelente manera de optimizar los gastos de viaje a largo plazo. 

Por otro lado, si la gestión de los gastos corporativos es una preocupación, esta guía completa sobre el control de gastos puede ser de gran ayuda: Guía de control de gastos.

Cómo aprovechar los beneficios de las OTAs en la gestión de viajes corporativos 

Para sacar el máximo provecho de las ventajas que ofrecen las OTAs en la gestión de viajes corporativos, es importante seguir algunas estrategias inteligentes:

• Investigación exhaustiva: dedique tiempo a investigar diferentes OTAs y sus servicios. Compare sus políticas de cancelación, programas de recompensas y opciones de viaje para seleccionar aquellas que mejor se adapten a las necesidades de su empresa.
• Negociación de tarifas: antes de realizar reservas frecuentes con una OTA, considere la posibilidad de negociar tarifas corporativas exclusivas. Muchas OTAs están dispuestas a ofrecer descuentos especiales para empresas que les brindan un volumen significativo de negocios.
• Sincronización de datos: asegúrese de mantener la información actualizada en todas las plataformas, tanto en su sistema de reservas propio como en las OTAs.
• Análisis de datos: utilice los informes y análisis proporcionados por las OTAs para obtener información sobre los gastos de viaje y el comportamiento de los empleados. Esta información puede ayudar a optimizar políticas de viaje y tomar decisiones más informadas.

Entonces, ¿está listo para llevar su gestión de viajes corporativos al siguiente nivel? ¡Agende una reunión con uno de nuestros expertos y descubra cómo podemos ayudarle a aprovechar al máximo los beneficios de las OTAs!