Soluciones que debe conocer de gestión de viajes

Utilizar la tecnología es esencial para facilitar y optimizar cualquier proceso de gestión. Mediante un software de gestión de viajes es posible garantizar que se cumpla el trayecto considerando las políticas empresariales, viabilizando un flujo de aprobación automático en el que es posible centralizar los gastos en centros de costos y sobre todo, monitorear los gastos del viajero en tiempo real.

En el artículo de hoy, centramos nuestra atención en este tema con la intención de presentar los principales beneficios de un software de gestión de viajes y sugerir recursos extremadamente eficientes para potencializar el ahorro, la eficiencia y la productividad en los viajes corporativos.

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Seis beneficios de un software de gestión de viajes

Como es una actividad que lidia directamente con los recursos de la empresa, la organización de viajes exige mucho cuidado y organización principalmente para evitar que ocurran gastos excesivos que puedan perjudicar las finanzas del negocio.

En virtud de los diferentes procedimientos que involucra y por su carácter esencial, planear y organizar los viajes puede ser una misión bastante exhaustiva y estresante.

Afortunadamente, la transformación digital ha estimulado el desarrollo de soluciones que agilicen los trámites de los viajes corporativos como la planeación, la etapa de reserva y el control de los costos. Pero, en definitiva, ¿cuáles son los beneficios más relevantes de este tipo de tecnología?

A continuación, le brindamos una lista con seis diferenciales fabulosos proporcionados por el software de gestión de viajes.

1. Cumplimiento de la política de viajes

Un programa de gestión permite que el gestor de viajes personalice la herramienta de acuerdo con las necesidades corporativas e incluya la política de viajes de la organización garantizando, de este modo, que los viajeros la conozcan y respeten.

Básicamente, esto impide las reservas fuera del estándar definido por la empresa en cuanto al tipo de vuelo y hospedaje, así como en términos de renta de vehículos.

2. Estricto control de los gastos

En una empresa, los gastos con viajes representan uno de los costos que más impactan su salud financiera por lo que contar con una herramienta que promueva la economía se ha convertido en una cuestión de supervivencia.

De hecho, esta suerte de recurso fomenta el ahorro gracias a su configuración que posibilita investigar los mejores precios acordes con la política de viajes controlando los gastos de manera automática, lo que conlleva a una expresiva reducción de los costos.

3. Mejora la gestión del tiempo

Implementar un sistema de este tipo permite que los gestores planifiquen, monitoreen y analicen los viajes de forma más acertada y rápida, lo que resulta en una importante economía de tiempo pudiendo así, utilizar el excedente en la realización de tareas que efectivamente demanden la atención humana.

4. Incrementa la productividad

La economía de tiempo posibilita que el gestor dedique más tiempo a su equipo y a la mejora del rendimiento del área. 

Asimismo, un programa puede optimizar la productividad de los viajeros al proporcionar información confiable en tiempo real acerca de sus gastos, objetivos, normas que deben cumplirse, etc.

5. Promueve la sostenibilidad

Integrar soluciones que permitan controlar la huella contaminante, informen acerca de las alternativas de vuelos y hospedajes más ecológicos, así como estimulen una postura más responsable en términos ambientales es una alternativa extremadamente valiosa para la imagen corporativa.

6. Reportes más precisos

Los reportes de viajes son herramientas fundamentales para la toma de decisión no solo por aportar datos históricos sobre costos y situaciones inesperadas, sino también en virtud de orientar la definición de procedimientos más efectivos y resultados a tenor de las metas de cada jornada.

Resumiendo, un software de gestión específico consta de un recurso extremadamente eficiente tanto para la empresa y los gestores como para los colaboradores durante las diferentes etapas relacionadas con los viajes.

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Conozca las mejores opciones de software para tu negocio

Ahora que conoce los 6 beneficios más relevantes de contar con un sistema de gestión de viajes, ha llegado el momento de presentarle cuatro alternativas fantásticas para su negocio.

Concur Travel

Esta solución posibilita gestionar reservas de viajes con mucha más efectividad centralizando la información en un solo sitio para que pueda acceder rápidamente a un panorama general.

Entre sus funciones más increíbles, destacamos:

• Inventario con soluciones globales de reservas;
• Más de 25 informes con comparaciones y tendencias;
• Planificación de viajes priorizando el cumplimiento de su política;
• Aplicación móvil;
• Recibos electrónicos;
• Aumento de la visibilidad de las reservas.

Concur Expense

Al usar esta herramienta, obtendrá informes sobre costos automatizados, precisos y rápidos pudiendo de este modo:

• Categorizar y emparejar los gastos con recibos;
• Gestionar los gastos de manera simplificada;
• Cumplir a rajatabla con la política de viajes;
• Utilizar nuestra calculadora para medir el ROI;
• Reembolsar a los empleados rápidamente.

Concur Invoice

Este software de gestión de SAP Concur permite automatizar las cuentas por pagar y obtener una vista abarcativa y completa de los gastos corporativos.

Entre sus principales características, destacamos:

• Integración con cualquier sistema de planeación de recursos empresariales, conocidos como ERP o sistemas de contabilidad.
• Personalización del flujo de trabajo de las facturas y requisiciones de compra.
• Comparación de facturas a órdenes de compra y a registros de bienes y servicios recibidos optimizando la gestión de tiempo y garantizando el cumplimiento de los proveedores.
• Cuenta con un portal de proveedores en el que estos partners pueden continuar el progreso tanto de pagos como de facturas reduciendo así, la cantidad de preguntas a Adquisiciones y a Cuentas por Pagar.
• Brinda apoyo a través de reportes predeterminados y herramientas de Business Intelligence proporcionando, de este modo, un panorama general de gastos antes de que ocurran.

¡Apuesta en Concur Invoice para sincronizar los pagos a proveedores, así como para administrar el flujo de efectivo con más precisión y eficiencia!

Concur Request

Concur Request es la herramienta ideal para simplificar las solicitudes y las aprobaciones, así como impulsar el cumplimiento de las políticas y controlar los gastos corporativos.

Con esta solución es posible:

• Monitorear el cumplimiento normativo y de los presupuestos;
• Automatizar los procesos de viajes y gastos;
• Verificar información sobre las compras antes de aprobarlas;
• Comparar los gastos reales con los previstos;
• Conectar los procesos, las personas y los sistemas promoviendo así, más eficiencia;
• Ampliar sus capacidades gracias a la Concur Request API.

¡Usted puede potencializar la efectividad de la herramienta contando con otros productos como Concur Travel, Concur Expense, Concur Invoice y Concur Request!

¡Muy bien!

En definitiva, incorporar un software de gestión de viajes a la rutina de su negocio es una alternativa extremadamente eficaz que le ayudará a estructurar sus jornadas con mucha más eficiencia.

Si le ha gustado conocer las soluciones de SAP Concur y cree que su empresa puede beneficiarse con alguna de nuestras tecnologías, le invitamos a que envíe ahora mismo un mensaje completando el formulario para obtener una cotización.