Tecnología fiscal: ABC sobre esta tendencia clave para su empresa

La tecnología fiscal permite optimizar los procesos de recaudación de impuestos, aumentar la vigilancia para el cumplimiento de obligaciones y tener mayor presencia ante los contribuyentes. Por eso ha sido ideal para las autoridades fiscales. 

Pero esa herramienta no solo es empleada por las entidades encargadas de la recaudación, sino que es necesaria en las empresas para que estén a la par de los modernos mecanismos para el pago de impuestos, entre otros. 

Y aunque incluir tecnología significa destinar más recursos para llevar a cabo los procesos, debe verse como una inversión que le ayudará a manejar más eficientemente y en menos tiempo, todo lo que supone la fiscalización para una organización. 

En este artículo le vamos a explicar de qué trata la tecnología fiscal y cuáles son esas herramientas que puede usted adoptar para su empresa. 

¡Continúe leyendo!

¿Qué es la tecnología fiscal?

La tecnología fiscal, se refiere a la incorporación de herramientas novedosas como softwares, en las tareas de fiscalización. Esto evita que los contribuyentes caigan en evasión o fraudes, y si suceden, será más simple detectarlos, probarlos y terminarlos. 

Chile es uno de los países de Latinoamérica pioneros en implementar mecanismos automatizados y sofisticados de fiscalización, para realizar en tiempo real, auditorías, facturación y el envío de balances de comprobación.

Y los resultados han sido favorables: hay mayor recaudación, mejor comunicación con los contribuyentes, además de una recopilación de datos más eficaz que permite obtener indicadores que anteriormente no habrían sido posibles medir.

En tal sentido, es innegable los beneficios que puede traer a las empresas involucrarse en procesos tecnológicos que le ayuden a superar las barreras que las separan de la innovación, la modernización y el crecimiento.

Y aunque aún hay directores de compañías con escepticismo o temor por las nuevas tecnologías, la realidad es que una empresa que reme en dirección opuesta a la innovación, puede terminar en fracaso. 

Cabe señalar que la tecnología fiscal funciona y aplica para organizaciones grandes y pequeñas. No hay excepción. 

¿Cuál es la importancia de la tecnología fiscal?

Invertir en tecnología da acceso a que los negocios sean más rentables y los procesos de trabajo se vuelvan rápidos, eficientes y competitivos. Y en el plano fiscal, es muy favorable su adopción porque aumenta la recaudación y cumplimiento de las obligaciones tributarias.

Allí radica la importancia de la tecnología fiscal, lo que en otros tiempos podía ser una tarea tediosa, lenta y con un margen de error amplio, hoy en día se ha vuelto todo lo contrario: precisión, efectividad y velocidad.

Si una empresa no se actualiza y se queda atrás en cuanto a la modernización fiscal, su situación financiera puede verse comprometida. Esta transición requiere de inversión intelectual y financiera, pues es necesario integrar las nuevas soluciones y el capital humano, a fin de optimizar todos los departamentos de la empresa.  

Anteriormente, las autoridades fiscales no tenían una gestión tributaria con herramientas óptimas para sus procesos, y uno de los problemas frecuentes era el impedimento de acceder a todas las informaciones que requerían para detectar al 100% los incumplimientos de algunas empresas.

Pero eso cambió, en la actualidad existe la automatización y simplificación en los procesos. 

Factores previos a la integración de tecnología fiscal

Hay cinco aspectos que usted debe considerar antes de invertir en herramientas de fiscalización para su empresa, a continuación le diremos cuáles son.

1. Comprobar la capacidad operativa y tecnológica

El primer paso antes de involucrar la tecnología fiscal, es reconocer con qué se cuenta ¿Su empresa ya tiene algunos recursos, o por el contrario debe arrancar desde cero? 

De acuerdo a su respuesta, evalúe la situación y elabore un plan de acción para comenzar a mover las piezas que le ayudarán a materializar la acertada idea de transformar su organización. 

Puede suceder que ya se tengan algunos insumos que se requieran para la avanzada tecnológica, y en ese caso, solo se debe verificar que sean compatibles con lo nuevo. 

Aunque cueste creerlo, en la actualidad hay negocios que se han mantenido al margen del cambio. Todos sus procesos son manuales y tienen archivadores colmado de papeles como base de datos. 

Y justamente eso es lo que se quiere evitar, la obsolescencia hay que dejarla en el pasado. 

2. Establecer cuáles son sus necesidades

Al establecer las necesidades de su empresa en tecnología fiscal, sabrá cuáles soluciones serán las más eficientes.

Una forma de poder definir esas exigencias, es hacer un análisis completo de la situación actual versus lo que espera obtener, por ejemplo: estar a tono con la normativa de las autoridades fiscales, cumplir con efectividad y rapidez los pagos de impuestos, tener una mejor base de datos o más tiempo.

Cada empresa tiene sus necesidades, no todas son iguales. Pero si algo tienen en común es que requieren de la tecnología fiscal.

3. Precisar el apoyo del talento humano

Incorporar la tecnología fiscal requiere del apoyo y la confianza del recurso humano. Hay que involucrar a todos, mantenerlos al tanto de los cambios que se harán y lo que implica para el futuro mediato de la empresa.

Luego, se debe verificar si los empleados de la organización tienen la capacidad para manejar las nuevas herramientas tecnológicas que estarán a su disposición. Y no se trata de que sepan o no hacerlo, sino de que tengan la motivación y la habilidad de poder usarlas e incorporarlas en el día a día laboral.

Para entenderlo mejor, se debe tener un soporte tecnológico liderado por un equipo que se defienda con los nuevos protocolos de trabajo y sepa responder y tomar acción ante cualquier situación que se presente.

Lo ideal es formar un equipo que sea exclusivo para el área de tecnología, este servirá de guía para el resto de las personas, durante la transición de los procesos. Claro está que ese grupo será integrado por una selección de empleados de cada área de la organización.

Estas personas deben entender las demandas de la compañía y aprender a cabalidad los procesos de organización para el cumplimiento fiscal. Esto ayudará a que se adecuen a la nueva realidad.

De igual manera, deben tener sus funciones y responsabilidades claras, a fin de que se involucren totalmente en el proceso de cambios.

Un ejemplo de esa estructura puede ser:

• Director ejecutivo.
• Director de desarrollo.
• Administrador de sistemas.
• Gestor de proyectos.
• Auxiliar administrativo.
• Contador.

4. Explorar soluciones

Una vez que se decida incorporar la tecnología fiscal, se debe investigar cuáles son las opciones disponibles que garantizarán que las necesidades van a ser cubiertas. 

Para ello, se requiere asesoría técnica y competente, que ayude a decidir cuál es el mejor recurso a elegir.

En este punto, lo más importante es tener muy claro que la opción que se tome, esté en concordancia con los objetivos que se quieren lograr. Se deben evaluar precios, eficacia y capacidad.

Algunas consideraciones que puede tener en cuenta son:

• Conocer qué tipo de red necesitará.
• Precisar qué software es el más adecuado.
• Saber si podrá capacitar a su personal.
• Determinar si la solución tecnológica elegida puede integrarse a otros sistemas de información.
• Estar seguros de que las herramientas sean actualizables.
• Poder contar con servicio de soporte técnico.
• Comprobar que los datos serán respaldados con un sistema confiable, privado y seguro. 

5. Inversión

Sincerar cuánto se prevé invertir para la adopción de la tecnología fiscal es importante. Si bien es cierto que la incorporación de las nuevas herramientas es vital para una empresa, también lo es que hay que pagar lo justo por un sistema que realmente cubra las necesidades existentes.

Por eso, al momento de elegir qué producto tecnológico usar, tenga claro si la inversión realmente se ajusta a la calidad y efectividad que le ofrecen.

Sin embargo, hay que dejar claro que destinar recursos económicos para adoptar la tecnología fiscal significa apostar por seguridad financiera para su organización. Es una inversión que dará sus frutos por mucho tiempo.

Tecnología que usted puede adoptar en su empresa

Existen opciones increíbles de tecnología que usted puede adoptar para mejorar los procesos fiscales y muchos otros dentro de su negocio.

En las próximas líneas le hablaremos sobre los tres softwares esenciales para que su empresa logre el liderazgo, la competitividad y la innovación que usted desea.

1. Automatización de la gestión de gastos

Si quiere dejar atrás el tedioso trabajo de realizar manualmente los informes de gastos y perder tiempo buscando recibos perdidos, el software para automatizar esa labor es la solución.

Al automatizar e integrar la gestión de gastos, los procesos se simplifican y son más rápidos, a su vez permiten planificar y tomar decisiones en base a datos precisos, crear informes y usar información de diferentes fuentes. 

Con este tipo de herramientas, usted podrá ver todos sus datos en un solo lugar y aplicar o cambiar políticas de gasto fácilmente.

Además de eso:

• Ajustar la configuración a sus necesidades comerciales.
• Capturar recibos.
• Procesar informes automáticamente.
• Alcanzar un panorama financiero íntegro de su empresa.
• Perfeccionar la preparación de presupuestos.
• Rastrear información de gastos de manera segura.
• Enviar, revisar y aprobar informes de gasto sobre la marcha.

2. Auditorías inteligentes

La auditoría inteligente es un concepto novedoso de servicios gestionados que funcionan combinando la inteligencia artificial y el machine learning con auditores humanos. Esto con el fin de tener la mayor precisión a la hora de identificar gastos no autorizados. 

Tiene una gran funcionalidad de respaldo para elaborar reportes y realizar auditorías, además es una herramienta que controla y supervisa los gastos en toda la compañía.

Estos son los beneficios de la auditoria inteligente para su organización:

• Mejora el cumplimiento fiscal y normativo.
• Ahorra tiempo que puede utilizarse para hacer otras tareas.
• Permite obtener resultados respaldados por la IA.
• Tiene ayuda en varios idiomas.
• Valida que los recibos coincidan con los gastos.

3. Inteligencia de negocios

No es secreto que la buena toma de decisiones dentro de una empresa es vital. Y existe una herramienta tecnológica conocida como inteligencia de negocios, que proporciona los análisis que se requieran.

Algunas ventajas que ofrece son:

• Conexión a los datos de facturas y gastos.
• Informes programados que se envían fielmente.
• Proactiva gestión de gastos, con alertas y notificaciones.
• Datos exactos en tiempo real.
• Optimiza el trabajo en equipo.
• Reduce el tiempo de trabajo.
• Protege los datos de la organización.

Ventajas de la tecnología fiscal

La tecnología es una aliada en la función fiscal. Solo las empresas que entiendan que la innovación es el camino para cumplir con sus responsabilidades fiscales, estarán preparadas para enfrentar el futuro.

La mejor estrategia es darle verdadera importancia a las acciones que implican utilizar la tecnología como instrumento para el cumplimiento tributario. Sin duda, las estructuras fiscales deben estar fundamentadas en los recursos tecnológicos que están disponibles en el mercado. 

Esa es la única manera de promover la digitalización de sus funciones.

Algunas ventajas de la tecnología fiscal son las puntualizadas aquí:

• Estandarizar la información de los contribuyentes.
• Facilita los procesos de análisis.
• Determina el ajuste anual por inflación. 
• Cumplimiento y estabilidad fiscal.
• Genera estrategias aplicadas a los impuestos.
• Tiempo extra para invertirlo en otras actividades que tengan un valor agregado. 
• Más datos estadísticos para comparar información y realizar auditorías.
• Detectar errores y prevenir situaciones de riesgo.
• Mejorar el servicio de atención al cliente.
• Organización en la documentación.

¡Llegamos al final!

Si aún no ha involucrado a su empresa con la tecnología fiscal, hágase estas preguntas ¿Cuáles son los riesgos de continuar así y cuáles son los beneficios de cambiar? ¿Quiero llevar a mi empresa al siguiente nivel y ganar?

Como lo dijo el Premio Nobel de la Paz, Muhammad Yunus: "La tecnología es importante, pero lo único que realmente importa es qué hacemos con ella".

Así que no invierta más tiempo en pensar si debe o no dar el gran paso a la tecnología fiscal, más bien invierta en innovación y permita que su organización cumpla con sus deberes fiscales de una manera más diligente, efectiva y sin traumas.

¿Le gustaría tener información sobre los procesos de transformación digital? le invitamos a leer el siguiente artículo ¿Hace parte de una empresa inteligente?