Travel manager: ¿por qué es un cargo clave para su empresa?

Un travel manager es la persona encargada de todos los aspectos relacionados con los viajes corporativos, como elegir las mejores opciones de los servicios relacionados con el viaje y velar por la seguridad de los viajeros.

En el pasado, las funciones correspondientes a la gestión de viajes eran responsabilidad de alguien de la administración o incluso de recursos humanos, sin embargo, en la actualidad se ha vuelto una necesidad contar con alguien con los conocimientos y preparación correspondiente para desempeñar este cargo en las empresas.

Aunque es más común en compañías grandes, un travel manager puede trabajar en empresas de menor tamaño si sus ejecutivos viajan con frecuencia, algo que probablemente sea cada vez más común, considerando la importancia de los viajes como parte de la estrategia corporativa.

En este artículo le explicaremos las funciones del travel manager y la relevancia que tiene en el ámbito corporativo actual, además de las soluciones tecnológicas relacionadas que pueden optimizar su labor.

¿Qué hace un travel manager?

Un travel manager es un experto en la gestión de viajes corporativos que generalmente posee excelentes habilidades de organización, comunicación y capacidad de pensar estratégicamente.

Entre sus tareas y responsabilidades se encuentran:

• Planificar y desarrollar una política de viajes corporativos para la organización.
• Establecer presupuestos de viaje.
• Negociar tarifas con las agencias de viajes y otros proveedores de servicios.
• Reservar vuelos, hoteles y autos de alquiler.
• Conseguir un servicio adecuado basándose en las necesidades de la empresa.
• Controlar los gastos de los viajes corporativos.
• Gestionar los desembolsos de los viajes.
• Brindar orientación a los colaboradores sobre documentos de viajes, seguros y leyes.

Un travel manager también analiza los datos después de cada viaje, con el fin de mejorar y optimizar los viajes futuros, y así garantizar la satisfacción de los viajeros.

¿Cuál es la importancia del travel manager?

Considerando que los viajes corporativos suponen uno de los principales gastos para muchas empresas, y que este tipo de viajes se están recuperando luego de la caída en el 2020 por el COVID-19, el hecho de que sean gestionados de manera profesional cobra cada vez más sentido.

El travel manager debe conocer en profundidad el entorno relacionado con los viajes corporativos, por ende, la persona ideal para desempeñar este cargo debería ser un profesional con formación, especializado en turismo de negocios, turismo o administración de empresas.

Si este rol es desempeñado por personas de otros departamentos de la empresa sin los conocimientos ni la formación específica, la gestión de los viajes corporativos puede que no sea la óptima, generando falta de coordinación y, con ello, gastos más elevados e inesperados.

Herramientas para optimizar el trabajo de un travel manager

Las soluciones tecnológicas permiten automatizar la gestión de viajes, ayudando significativamente en las labores del travel manager. Entre las herramientas que pueden optimizar su trabajo, encontramos:

Sistemas de gestión de viajes corporativos

Una solución integral para la sistematización y automatización de estos procesos mejorará significativamente los resultados y la efectividad de la implementación de la política de viajes en su empresa.

Por eso, implementar una solución tecnológica facilitada por una organización externa que permita efectuar reservas, administrar los recursos y obtener un análisis completo es la mejor opción para optimizar la labor del travel manager.

Aplicaciones móviles

Las aplicaciones móviles, que por lo general son parte de las soluciones ofrecidas para el control de viajes y gastos (T&E), han permitido a muchas compañías darle paso a la innovación y llevar a cabo un proceso de transformación digital.

Estas aplicaciones facilitan y optimizan muchas tareas, logrando un ahorro de tiempo y esfuerzo tanto para los travel managers como para los viajeros.

Estas son algunas de las ventajas que pueden ofrecer:

• Mejorar la gestión correspondiente para la recuperación del IVA, incluyendo en muchos casos espacios compartidos a los que los empleados pueden subir las facturas y optimizar este proceso.
• Facilitar el cálculo de los gastos por kilometraje, evitando perder tiempo al hacerlo de forma manual.
• Gestionar de forma más eficiente todos los procesos relacionados con el viaje, como la reserva de hoteles y desplazamientos.
• Permitir que la compañía pueda controlar y limitar los pequeños gastos corporativos basándose en sus necesidades.

Tarjetas corporativas

Las tarjetas corporativas son dispositivos que le entrega la compañía a sus trabajadores para gestionar y controlar los gastos de una mejor manera.

En las empresas de gran tamaño, muchas veces se dificulta controlar al detalle los gastos, por lo que las tarjetas corporativas pueden ser una gran herramienta para evitar dar anticipos de efectivo a sus ejecutivos para los gastos de viajes.

Además, estas tarjetas suelen ser gratuitas y ofrecen una gran cantidad de beneficios para los viajeros, como ofertas en hoteles, vuelos y hasta el trato preferencial por algunas aerolíneas, entre otros.

Los tipos de tarjetas corporativas que hay disponibles son:

• Crédito: en este caso, el banco adelanta a los ejecutivos el dinero necesario para sus gastos en representación de la empresa.
• Débito: los empleados pueden hacer uso directo de los fondos de la compañía debido a que estas funcionan con el mismo mecanismo que cualquier otra tarjeta de débito.
• Prepago: con estas, la organización puede ingresar una cantidad de dinero específica para que los ejecutivos hagan uso de este durante sus viajes, pero una vez consumido el monto, no dispondrá de dinero adicional.
• Servicio: permite que las empresas puedan acceder a una línea de crédito.

En definitiva, las tarjetas pueden mejorar la gestión del presupuesto para los viajes por parte del travel manager y de la organización en general, por lo que le recomendamos considerarlas si aún no las han incorporado en su empresa.

Beneficios de contar con un travel manager en la empresa

En resumen, contar con un travel manager en su organización puede aportar algunos beneficios importantes, como:

• Controlar mejor los gastos y la administración del presupuesto.
• Asegurarse de aplicar la política de viajes establecida.
• Mejorar la comunicación entre la empresa y los viajeros.
• Brindar más confianza a los viajeros al gestionar de forma eficiente cualquier suceso que pueda poner en riesgo su seguridad.
• Mejorar la experiencia de viaje de los ejecutivos.
• Asegurarse del cumplimiento del deber de protección (duty of care).

¡Eso es todo! Esperamos que la información compartida sobre las funciones que realiza un travel manager resulte útil para evaluar la incorporación de este cargo a su empresa.

¿Desea una solución que lo ayude a mejorar la productividad y a tomar el control de sus gastos empresariales? ¡Agende una cita con nosotros!