Vales de despensa en México: aprende todo sobre este recurso

Cada vez, más empresas buscan estrategias para ofrecer beneficios adicionales a sus empleados, con el objetivo de mejorar su calidad de vida, aumentar su motivación y optimizar la retención de talento y entre las opciones más utilizadas, los vales de despensa en México, se destacan como un recurso práctico y bien valorado tanto por los trabajadores como por las compañías.

Los vales de despensa brindan apoyo efectivo y directo a los colaboradores al facilitarles la adquisición de alimentos y productos básicos, mientras que a las empresas les da una posibilidad legal para reducir su carga fiscal y potenciar la sostenibilidad de la compañía.

Para maximizar el impacto de este beneficio, es necesario gestionarlo correctamente cumpliendo con las normativas del Servicio de Administración Tributaria (SAT), estableciendo políticas de entrega claras y contratando proveedores autorizados.

En este artículo, le explicaremos lo que debe considerar para adquirir vales de despensa en México, desde cuáles son los proveedores autorizados y cómo definir el tipo, monto y frecuencia de vales que ofrecerá, hasta cómo aprovechar los beneficios fiscales.

¡Acompáñenos! 

¿Qué debe considerar para adquirir vales de despensa?

Adquirir vales de despensa en México no solo es una inversión en el bienestar y motivación de los empleados, sino también una herramienta legal para optimizar la carga fiscal de su negocio.

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1. Seleccione un proveedor autorizado

Elija una empresa emisora que esté autorizada por el SAT, ya que esto es indispensable para que los vales sean deducibles de su carga fiscal.

Asegúrese de que su proveedor ofrezca opciones seguras, prácticas y ampliamente aceptadas en comercios, para que sus colaboradores puedan aprovechar al máximo este beneficio y utilizarlo, incluso cuando estén en viajes de negocios.

2. Defina el tipo de vales de despensa que ofrecerá

Los vales de despensa en México se ofrecen en dos formatos, físico y electrónico, cada uno con características específicas que los hacen más o menos adecuados, según las características de la empresa y las necesidades de los empleados.

Vales físicos

Son cupones o talonarios impresos que se entregan a los empleados para que los utilicen en establecimientos autorizados para la compra de productos básicos.

Ventajas:

• Simplicidad: Fáciles de manejar y no requieren acceso a internet, ni dispositivos electrónicos.
• Aceptación generalizada: Aceptados en la mayoría de tiendas, incluidas pequeñas cadenas locales.
• Adecuados para zonas rurales: Con menor acceso a tecnología o establecimientos sin terminales electrónicos.

Desventajas:

• Mayor riesgo de extravío o fraude: Si se pierden, no pueden ser reemplazados.
• Gestión administrativa más compleja: Implica mayor tiempo y esfuerzo en su manejo y control.
• Distribución: Solo pueden entregarse de forma presencial, lo que limita su entrega a empleados que se encuentren en condiciones laborales especiales, que los hagan estar fuera de la empresa, como los gerentes de viajes de negocios.
• Limitada seguridad: Es más difícil supervisar y restringir el uso indebido.

Vales electrónicos

Se entregan a través de tarjetas electrónicas recargables (similares a una tarjeta de débito), que los empleados pueden usar en establecimientos participantes.

Ventajas:

• Mayor seguridad: Si la tarjeta se pierde, puede ser bloqueada.
• Facilidad de administración: Las tarjetas se recargan de forma digital, lo que simplifica el proceso de distribución, incluso entre los viajeros de negocios.
• Control y transparencia: Pueden ser monitoreados para garantizar que se utilicen en compras autorizadas, que cumplan con los requisitos del SAT y se ajusten a las políticas de gastos y viajes de la empresa.
• Comodidad para el usuario: Los empleados pueden usar la tarjeta en una amplia red de comercios y consultar su saldo en línea.

Desventajas:

• Limitaciones tecnológicas: Su uso requiere que los comercios tengan terminales electrónicas, lo que puede ser un obstáculo en zonas rurales.
• Costos asociados: Las tarjetas electrónicas suelen tener costos de emisión y mantenimiento que deben ser considerados por la empresa.

3. Establezca el monto y frecuencia de entrega

Defina un monto mensual o quincenal acorde con el presupuesto de la empresa y los beneficios que desea otorgar, teniendo en cuenta los límites exentos del Impuesto Sobre la Renta (hasta 53% o 40% del total si hay prestaciones superiores a las de la Ley).

4. Formalice la relación con el proveedor y asegúrese del cumplimiento

Redacte un contrato detallado que se ajuste a la política de gastos de la empresa y que incluya aspectos, como montos, periodicidad de emisión, términos de servicio, penalizaciones por incumplimiento y mecanismos de resolución de disputas.

Además, solicite a su proveedor documentación de respaldo, como Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) e informes de uso que faciliten el seguimiento de los vales y su deducibilidad.

Programe auditorías periódicas para asegurarse de que el proveedor cumpla con la normativa vigente y mantenga la calidad del servicio.

5. Distribuya los vales de despensa a sus empleados

Diseñe una política que establezca cómo y cuándo se entregarán los vales y comunique a sus empleados las reglas de uso y los beneficios que obtendrá.

6. Monitoree y optimice su uso

Lleve un control periódico del uso y aceptación de los vales entre los empleados y haga los ajustes que sean necesarios para ofrecer un beneficio de calidad.

En este contexto, la plataforma de SAP Concur puede ser útil al proporcionar herramientas de gestión financiera y automatizada de procesos que faciliten el seguimiento, control y optimización del beneficio.

7. Aproveche los beneficios fiscales de los vales de despensa

Los vales de despensa en México son una herramienta eficaz para optimizar la carga fiscal de las empresas que otorga los siguientes beneficios:

• Exención parcial de ISR: Hasta el 53% del monto total otorgado en vales de despensa en México puede ser exento del ISR, siempre que se cumplan las condiciones establecidas en la ley.
• Deducción fiscal: Los vales entregados a los empleados son gastos deducibles, siempre que se encuentren debidamente documentados mediante CFDI y se relacionen con la actividad laboral.
• Reducción de la carga social: Este beneficio, al no ser considerado parte del salario ordinario, puede disminuir los costos asociados a la seguridad social, como aportaciones al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y del Instituto del Fondo Nacional para la Vivienda de los Trabajadores (INFONAVIT).
• Incentivo a la productividad: Al incrementar la percepción neta de los empleados sin aumentar directamente el salario, los vales contribuyen a mejorar la moral del equipo y reducir la rotación, lo que a largo plazo, implica ahorros operativos.

¡Es todo por ahora!

Ganar - ganar

Implementar los vales de despensa en México como parte de la estrategia de compensación es una decisión inteligente que beneficia tanto a los empleados como a la empresa. Por una parte, para los colaboradores, representa un apoyo significativo en su economía diaria, que mejora su calidad de vida y los motiva laboralmente.

Por otra parte, para la empresa, son un recurso fiscalmente favorable, ya que no solo permite reducir la base gravable, aprovechar exenciones del ISR y optimizar costos laborales, sino también fomenta la retención de talento, impulsa la eficiencia operativa y el cumplimiento normativo.

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