Viajes corporativos: ¡Todo lo que debe saber sobre el tema!

Los viajes corporativos son un recurso imprescindible a nivel empresarial para garantizar el encuentro cara a cara con clientes, socios y proveedores de compañías de todo el mundo.

Y aunque los recursos tecnológicos han permitido las reuniones remotas, en el ámbito de los negocios, los encuentros físicos siguen siendo irremplazables.

Los viajes corporativos son una herramienta ideal para concretar negocios, estrechar nexos con los empleados, buscar nuevos clientes y las opciones más convenientes para invertir a nivel nacional e internacional, Por este motivo, es vital conocer su importancia y las mejores prácticas para gestionarlos, así podrá optimizar al máximo la inversión de su empresa.

¿Le interesa el tema? ¡En este artículo le contamos todo al respecto!

Importancia de los viajes de negocios

Los viajes corporativos constituyen una herramienta vital de trabajo para muchas compañías, en momentos en los que requieren que sus trabajadores estrechen vínculos y se mantengan en contacto con otros ejecutivos.

A pesar de que existen herramientas tecnológicas que facilitan la comunicación remota, las compañías siguen considerando que viajar es un punto clave para fortalecer los encuentros de manera más personal.

Con las restricciones de movilidad derivadas de la pandemia de COVID-19, las empresas gradualmente están reiniciando sus viajes de negocio bajo un enfoque más responsable, sostenible y seguro.

Tipos de viajes corporativos

Vale referir que no todos los viajes de negocios tienen los mismos propósitos, ya que siempre hay algún elemento que los hace diferentes.

A continuación detallamos los tipos de viajes corporativos más comunes según sus objetivos:

1. Viajes comerciales

Los viajes comerciales buscan dar a conocer a su organización en nuevos sectores de negocios y mercados.

Brindan la posibilidad de conocer mejor a sus clientes potenciales, negociar y renovar contratos, ofrecer nuevos productos e incluso fidelizar a los clientes de su mercado en ese país.

2. Viajes ejecutivos

Este tipo de viajes generalmente los hacen los altos ejecutivos, con el fin de fortalecer y establecer relaciones con socios comerciales u otras empresas.

La idea es efectuar algún tipo de alianza con proveedores, concretar alguna colaboración con organizaciones del mismo sector, informar sobre un nuevo plan de desarrollo que lleven de forma conjunta o establecer concesiones de instalación.

3. Reuniones internas

Normalmente, este tipo de reuniones se dan en la modalidad de asambleas, comités directivos, juntas de accionistas y aprobación de impuestos o tasas. A menudo, a ellas asiste todo el personal de la compañía.

Requieren de una excelente coordinación logística para que todo salga según lo planeado. Para ello se sugiere hacer uso de herramientas de automatización que le permitan realizar la planeación de manera óptima.

4. Eventos, congresos o ferias

Este tipo de viajes de negocios se pueden llevar a cabo durante todo el año y reúnen a un nutrido número de participantes. Por lo general, estas actividades son de asistencia obligatoria asistencia, debido a las ventajas que les pueden otorgar a su organización.

5. Viajes técnicos

Los viajes técnicos pueden darse de forma individual, por ciertos departamentos o incorporar a todos los integrantes de la organización.

El objetivo es hacer unan revisión del funcionamiento de oficinas que dependen de la sede principal de la empresa, analizar nuevos mecanismos de trabajo o inaugurar instalaciones.

6. Viajes de incentivos

Este tipo de viajes corporativos tiene como finalidad crear y fortalecer relaciones interpersonales entre los empleados, por lo que es uno de los que más agrada al personal.

El objetivo es motivar al grupo de trabajo, como resultado del cumplimiento de metas o la ejecución de un proyecto.

7. Viajes de formación

Este tipo de viajes corporativos tienen como finalidad que los empleados reciban algún tipo de formación para un mejor desempeño de su labor.

No obstante, es indispensable que los responsables del personal crean conveniente que reciban alguna instrucción o formación, a fin de ampliar sus conocimientos.

¿Por qué son importantes los viajes corporativos?

Como hemos dicho, los viajes de negocios son periplos que llevan a cabo empleados o la junta directiva de una organización, para concretar actividades que ayuden a potenciar y crecer la imagen de la empresa.

Así, los viajes corporativos ofrecen grandes ventajas a las empresas. A continuación puntualizamos algunas de ellas:

• Permiten descubrir nuevas formas de trabajo.
• Brindan la posibilidad de establecer alianzas con otras organizaciones.
• Permiten ampliar los canales de distribución de su producto, bien o servicio.
• Brindan la posibilidad de incrementar la cartera de clientes y establecer nuevas alianzas.
• Fomentan la innovación de productos, bienes y servicios.

Tendencias de los viajes corporativos

De acuerdo con estudios del sector, las tendencias claves que siguen transformando el mundo de los viajes corporativos tienen que ver con:

• la tecnología móvil;
• la personalización;
• la economía colaborativa;
• nuevas tecnologías para el manejo y control de gastos;
• nuevas formas de reservar;
• y nuevas soluciones de pago.

Así, los ejecutivos que insisten en que los viajes de negocios son la herramienta ideal para su empresa, han adoptado diversas aplicaciones y soluciones, incluso muchas de ellas sin dejar de lado el aprovechamiento del tiempo libre para el disfrute de los participantes.

Las soluciones y herramientas automatizadas de hoy ponen a disposición de los viajeros toda la información sobre los medios de transporte, compra de boletos, gestión de centros de hospedaje, traslados y lugares de interés más importantes.

Ahora, ¿cuáles son las principales recomendaciones para gestionar un viaje corporativo en todos sus aspectos, a fin de optimizar al máximo la inversión? ¡Siga leyendo para descubrirlo!

Pilares de un programa de viajes corporativos

A continuación, mencionamos algunos de los aspectos esenciales que debe tomar en consideración a la hora de retomar sus viajes corporativos:

¡Tome nota!

1. Garantice que la aprobación previa no sea una decisión tomada demasiado tarde

La aprobación previa de los viajes corporativos no puede ser una idea tardía. Y es que, en la medida en que los viajes de negocios toman fuerza en el mundo, los gerentes deben responder rápidamente a las necesidades tanto de la organización como de los empleados.

Los responsables de la decisión deben tomar en cuenta a dónde viajarán los empleados antes de partir, a fin de que estén al tanto de cuáles son los requisitos de viaje estipulados para ese país, así como para coordinar una planeación eficiente en cada etapa

2. Precise si el viaje es esencial en el momento en que lo inicie

Si bien la aprobación del viaje es esencial, no es el único elemento indispensable. La compañía debe definir las causas por las cuales un viaje es necesario, así como dar a conocer de manera clara cuáles son las políticas de viaje y cómo se llevará a cabo el control de las mismas.

Para ello, lo recomendable pensar en los tipos de viajes que aprobaría fácilmente, cuáles son los escenarios críticos para que la empresa forme parte de ellos y las necesidades de negocios que solo pueden ser satisfechas al viajar.

3. Mantenga la información actualizada

La realidad actual es muy cambiante. Frente a ello, la cancelación de los destinos, el surgimiento de nuevas exigencias, algunos decretos de cierre o apertura de fronteras y otros imprevistos están a la orden del día.

Para enfrentar este reto, los gerentes de viajes necesitan seguir de cerca la actualidad informativa, sanitaria y legal para tomar en cuenta los cambios y particularidades en los viajes que sean agendados.

4. Gestione de forma proactiva la experiencia posterior de viaje

La empatía y la sensibilidad son valores que deben ser tangibles en un buen programa de viajes corporativos en estos tiempos.

Posterior al viaje, la empresa debe mantener una comunicación activa con los trabajadores, a fin de abordar con profundidad su experiencia para identificar posibles fallas y corregirlas.

Hay que recordar que la gran mayoría de los viajeros de negocios están demandando medidas de apoyo y precaución mucho más fuertes de las compañías, así como el acompañamiento durante cada etapa. Por ello, es imprescindible que las compañías cuenten con soluciones tecnológicas a la altura de estos retos.

5. Uso de tarjetas corporativas

Ahora bien, cada vez es más común que grandes empresas —tanto nacionales como multinacionales— otorguen a sus trabajadores la posibilidad de contar con tarjetas corporativas para la gestión de gastos en viajes corporativos.

¿La finalidad de estas herramientas? Controlar sus gastos de forma rápida y sencilla, a fin de evitar el aporte de anticipos en dinero en efectivo para cubrir gastos de viajes y representación.

Las tarjetas corporativas, además, generalmente son gratuitas y ofrecen una flexibilidad considerable en las formas de pago.

Los tipos de tarjetas corporativas más utilizadas en la actualidad son:

• Débito: cuyo método de pago es similar al de cualquier otra tarjeta de débito.
• Crédito: con la cual la empresa adelanta al empleado el dinero que le haga falta. Posteriormente la compañía debe liquidar dicho préstamo.
• Servicio: permite a las compañías contar con una línea de financiamiento temporal.
• Prepago: su método de uso consiste en que la empresa introduce una cantidad de dinero en la tarjeta y la asigna al empleado para cubrir sus gastos.

La sustentabilidad en los viajes corporativos

De acuerdo con un informe realizado por SAP Concur en Europa, 98% de las organizaciones están en la disposición de hacer inversiones adicionales para hacer los viajes más sostenibles.

El mismo informe menciona que el 80% de los viajeros de negocios están más dispuestos a trabajar para una empresa que incorpore la sostenibilidad en sus políticas corporativas.

En palabras de Ricardo Jaime Reyes —experto en soluciones de gastos de SAP Concur— la gestión con suma atención del impacto medio ambiental de las organizaciones, consiste en dirigir compañías más sostenibles que también apuesten a que los negocios sean más rentables.

¿Cómo lograr viajes corporativos sostenibles?

La sostenibilidad en un programa de viajes es un proceso que requiere de objetivos bien definidos, que encaminen a la organización a una meta integral. Para lograrlo, algunas prácticas que pueden considerar las empresas son:

1. Desde la planeación

• Asegurar que el viaje sea absolutamente necesario.
• Mostrar las participantes las alternativas de vuelo que poseen, de acuerdo con información sobre las emisiones de carbono.
• Recomendar centros de hospedaje que ofrezcan facturas electrónicas, a fin de disminuir el uso del papel.
• Sugerir la opción de combustible dual, a la hora de alquilar el vehículo.

2. Desde la reservación

• Poner en marcha herramientas de comunicación claras, a fin de reconocer y motivar a los colaboradores que se pliegan a las políticas de sostenibilidad.
• Llevar a cabo sugerencias de proveedores que cumplan con los objetivos de sustentabilidad de la organización.

3. Comprobación de gastos

• Implementar soluciones que permitan la captura de comprobantes de gasto de manera digital.
• Adoptar herramientas que eliminen el uso de papel, tanto para los proveedores como colaboradores.
• Garantizar la agilización de procesos así como la disminución de tiempo para la comprobación de los gastos, eliminando tareas manuales que requieren de un mayor uso de recursos.

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El futuro de los viajes corporativos

Las nuevas tendencias de los viajes de negocios están encaminadas hacia la personalización y digitalización.

Los viajeros buscan experiencias únicas y herramientas para disfrutar de viajes eficientes y sin estrés, desde la reserva hasta el final de su recorrido.

Además, en la planeación de viajes corporativos, las empresas comienzan a priorizar una visión integral de los viajes en cada una de sus etapas. Herramientas como el análisis de datos mediante la tecnología, les permiten generar mejores experiencias, así como llevar un mayor control y cumplimiento, utilizando la información para identificar nuevas tendencias y enfrentar riesgos.

Sin embargo la interrogante permanece: "¿cuál es el futuro de los viajes corporativos?" Después de la pandemia de COVID-19, los viajes de negocios han reconfigurado su rumbo.

El enfoque a largo plazo de las organizaciones ante el escenario mundial se basa en:

• La capacidad de reprogramar o cambiar planes durante la marcha.
• El seguimiento preciso de itinerarios individuales.
• Actualizaciones en tiempo real sobre posibles riesgos de viaje.
• Nuevas políticas de diligencia.
• Seguros médicos de viajes y por enfermedad durante los viajes.

Hoy en día, factores como la salud y seguridad se han vuelto una de las mayores prioridades de los programas de viajes, de la mano de la digitalización y autogestión de reservas de viajes.

Para permanecer a la vanguardia, las empresas deberán contar con programas innovadores, flexibles y herramientas que se adapten a las necesidades de los viajeros post-pandemia. ¡Los cambios en esta área se están desarrollando de manera mucho más ágil! Por ello, es indispensable que las compañías puedan detectar estas tendencias y que aprendan a aprovecharlas a su favor.

Soluciones de gestión de gastos y viajes

Una de las mayores tendencias para la gestión eficiente de viajes corporativos son los software de gestión de gastos y viajes.

Esta herramienta permite a las empresas automatizar sus procesos, capturar los gastos de los empleados en un solo lugar, acceder a los datos de gastos integrados y controlar todos los costos asociados a los viajes de su compañía. También, permite poner a prueba la efectividad de sus políticas de viajes y alinear mejor las estrategias de su negocio.

¿Cuáles son los beneficios que ofrecen?

Estas soluciones permiten la consolidación de los proveedores de viajes, el kilometraje, las tarjetas de crédito, las aplicaciones y soluciones integradas, entre otros beneficios.

Ante el fácil acceso de los detalles de gastos y viajes —gracias a que todo está en un solo lugar—, como empresario tendrá la posibilidad de ejercer un mayor control sobre los costos y será más sencillo cumplir las normativas.

A continuación, mencionamos algunos de los alcances de las soluciones de T&E:

1. Clasificación de gastos

Estas soluciones le ofrecen la posibilidad de llevar a cabo una clasificación de desembolsos, basado en las imágenes de los recibos que se intercambian de forma automática.

La principal ventaja es que las acciones son rápidas, es decir, los tiempos de procesamiento de la información son más cortos.

2. Optimización de la administración de gastos

Además, las soluciones de control de gastos y viajes corporativos permiten llevar a cabo los desembolsos, así como administrarlos de manera más sencilla. Esto, mediante la puesta en marcha de sistemas automatizados para el control de todos los gastos.

3. Cumplimiento de la política empresarial

Por otro lado, estas soluciones le ofrecen la posibilidad de que las políticas de la compañía sean cumplidas a cabalidad, como resultado de la rigurosidad en sus procesos, los cuales van de la mano con la tecnología.

4. Reembolsos más ágiles

Los reembolsos a los empleados se realizarán de manera mucho más rápida. El contar con un sistema rápido y efectivo para el control de gastos trae como resultado que las gestiones de los recibos electrónicos sean expeditas, por lo que los empleados recibirán sus reembolsos de manera ágil.

5. Captura de recibos

Una de las ventajas más importantes de las soluciones de control de gastos y viajes corporativos, es la posibilidad de manejar los recibos electrónicamente.

De este modo, será posible capturar los datos de transacciones de forma directa de hoteles, aerolíneas, restaurantes, entre otros proveedores, lo cual generará como resultado que los reclamos de gastos sean más precisos y detallados.

Asimismo, los empleados tienen la posibilidad de capturar datos de transacciones, tomar fotos de recibos y enviar gastos fácilmente para una aprobación y revisión más rápida de los reportes de gastos

6. Calculadoras de rendimiento de inversión

Actualmente, existen soluciones de control de gasto y viajes corporativos que ponen a disposición de las compañías herramientas como calculadoras de rendimiento.

Con estas soluciones, podrá ver cuánto puede ahorrar gracias a la reducción del tiempo que toma el procesamiento de los reportes de los gastos.

Entre los ítems que contemplan están la cantidad de empleados que en su compañía presentan reportes de gastos y el número típico de reportes de gastos presentados por año.

¿Cuál es el alcance de estas herramientas?

Las soluciones de control de gastos y viajes corporativos garantizan grandes ventajas— basadas en la automatización de los procesos y la exactitud de sus procedimientos. Entre sus mayores alcances, destacan:

• La conciliación de los gastos con la integración de las tarjetas: podrá conciliar y administrar los gastos comerciales, realizados a través de una gama amplia de tarjetas corporativas.
• Optimización de la administración de gastos con recibos electrónicos: lo cual implica llenar los reportes de gastos de forma automática, a través del uso de los recibos electrónicos de hoteles, restaurantes y aerolíneas y servicios de traslado terrestre de los viajeros.
• Mayor visibilidad con la integración de sistemas: es decir, la obtención de una imagen financiera oportuna, completa y precisa, a fin de contar con mejores informes por medio de la integración de su solución de viajes y gastos, junto con su sistema de planificación de recursos empresariales.
• Administración de los gastos comerciales fácilmente con aplicaciones móviles: implica que los empleados tendrán la oportunidad de capturar los datos de las operaciones, hacer fotografías de los recibos y enviar los gastos de forma muy sencilla. La idea es que los administradores revisen y aprueben más rápido todos los reportes de los desembolsos.
• Vista única y precisa de sus datos de gastos: podrá tomar medidas y controlar los gastos de manera más sencilla, gracias a que contará con informes detallados, estudios y análisis al alcance de sus manos.
• Seguimiento a sus datos de gastos de forma segura: sus datos estarán protegidos, toda vez que una buena solución de control de gastos y viajes corporativos contará con certificaciones de seguridad de datos.

¡Llegamos al final!

Como ve, la planeación de viajes corporativos requiere de una visión integral que garantice la rentabilidad y productividad de su organización. Esto incluye la optimización de procesos para mejorar la experiencia del empleado, así como la gestión y el control de los gastos de cada viaje para mejorar el cumplimiento normativo.

Además, no olvide que las tendencias en este sector son muy dinámicas, por lo cual, implementar soluciones tecnológicas lo ayudará a estar a la vanguardia tanto en periodos de crisis como de recuperación. ¡Desarrolle ventajas competitivas frente a sus competidores, mejorando los procesos de su organización!

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