Los empleados están contentos. Finanzas está contento. ¿Es por algo en el agua?

Cuando hablamos de apretar el presupuesto y reducir los costos, la conversación no suele acabar con los empleados sonriendo. En la mayoría de los casos, el recorte del gasto no mejora nada para su fuerza laboral: mucho menos la satisfacción de sus empleados.

Pero en el caso de viajes y gastos, el recorte de costos realmente elimina los dolores de cabeza y las molestias, mejorando la experiencia del empleado y aumentando la productividad. Digámoslo otra vez: Usted ve ahorros, los empleados están más contentos y la productividad se incrementa. ¿En serio?

Las empresas que ofrecen experiencias excepcionales para sus empleados suelen ver:

• 17 % mayor productividad
• 21 % mayor rentabilidad
• 24 % menor rotación de personal

Cuando su compañía pueda controlar la calidad de estas experiencias, y los costos que las acompañan, usted podrá tomar decisiones más inteligentes y rápidas basadas sobre datos más precisos y oportunos. Todo se describe en esta Lista de verificación de 7 pasos, y no es tan complejo como cree.

No es magia. No es ni siquiera complicado.

Así es como funciona una mejor solución de T&E, en tres sencillos pasos.

1. Proporciona a los empleados una sencilla aplicación para gestionar kilometraje, viajes de negocios y todos sus detalles de gastos.
2. Toman fotos de los recibos y tiran el papel.
3. Los cargos se realizan automáticamente en sus reportes de gastos, por lo que no tienen que llenar nada.

Reduce las tareas auxiliares y manuales del día de un empleado. Eso los hace felices. Pero ¿qué significa para el personal de finanzas?

1. Se captura cada detalle del itinerario y se siguen las políticas automáticamente.
2. Todos sus gastos de viajes y gastos se clasifican (y se detallan con precisión) y se desglosan, por lo que no está esperando hasta el final del mes para averiguar qué queda.
3. Puede establecer controles de gasto antes de que el dinero salga por la ventana.
4. Sabe dónde se encuentran sus empleados, en función de los detalles de la reservación y de los datos de la tarjeta corporativa, de forma que puede mantenerlos seguros dondequiera que estén trabajando.

La elección y el control no son una disyuntiva.

Parece contradictorio, pero dar a los empleados más opciones sobre cómo y dónde reservar sus viajes realmente le ofrecen a usted más detalles de la reservación y, en última instancia, más control sobre lo que está gastando. Añada un poco de inteligencia artificial, aprendizaje automático y otra magia técnica, y no solo le mantendremos al tanto de la política, sino que además se mantendrá adelante de los requisitos normativos. Sin molestia alguna.

Pero solo si dispone de los sistemas adecuados.

Si confía en software heredado y en la supervisión manual de los comportamientos de reservaciones y las decisiones de gasto, el gasto oculto está casi garantizado. La única pregunta es cuánto. La adherencia con el estatus quo también es una forma bastante buena de mantener a los empleados atorados para mantenerlos ocupados.

Y, seguro, quiere que su gente esté haciendo el trabajo que importa, pero ¿cuánto le importa que en general a sus empleados de verdad les guste su trabajo? De acuerdo con una encuesta de empleados de Gartner de 2019, los empleados satisfechos con su experiencia son:

• 60% más probables a reportar una intención elevada de permanecer en su compañía actual.
• 52% más probables a reportar un esfuerzo discrecional elevado.
• 69% más probables a ser trabajadores de alto rendimiento.

Desafortunadamente, solo el 13% de los empleados indican que están totalmente satisfechos con su experiencia en el trabajo.

Mantenerlos satisfechos, en otras palabras, no es una opción. Es un requisito. Y si quieres saber cómo se mide, eche un vistazo a esta lista de verificación rápida.

De nuevo, las tecnologías que hacen posible controlar el gasto y mejorar las experiencias cuando alguien está fuera en la carretera son las mismas tecnologías que controlan el gasto y mejoran las experiencias cuando todos están fuera de la oficina. Funciona para mantener a las personas seguras y felices en dondequiera que estén trabajando, y reduce las cargas administrativas a la vez que aumenta el control sobre los costos.

Usted está feliz. Y lo sabe.

No se trata de una experiencia laboral positiva gracias a menos trabajo, sino que es más fácil que se haga más. Se trata de automatizar los procesos manuales y eliminar la introducción de datos propensos a errores. Se trata de aplicaciones intuitivas que permiten a las personas gestionar los gastos y viajar como quieran.

Cuando da a los empleados ese tipo de simplicidad, tendrán más tiempo para realizar trabajo más valioso y se sentirán mejor con el trabajo que están haciendo.

Es un proceso más fácil y agradable que le ofrece más control. Así que los empleados están encantados con la política y usted está viendo todo su gasto. Y cuando esté viendo más, está ahorrando más.

¿Quién no estaría contento?

Encuentre 7 maneras de crear una compañía más resiliente controlando los costos, mejorando las experiencias y descubriendo los ahorros. Lea la lista de verificación.