¿Qué son y cómo hacer las accounting entries?

El término empleado en el ámbito de la contabilidad empresarial para definir los asientos contables, no es otro que el accounting entries.

Estos registros son fundamentales para mantener un registro preciso y detallado de todas las transacciones financieras de una empresa, lo que es esencial para cumplir con las obligaciones fiscales y garantizar que la información contable sea transparente.

Para los profesionales de la contabilidad, el accounting entries es una de las tareas básicas de mayor relevancia, de allí que les invitamos a explorar en detalle qué son los asientos contables, su importancia y cómo realizarlos correctamente.

¿Qué son los asientos contables y por qué son importantes?

Los asientos contables o accounting entries, son registros que documentan cada transacción financiera que ocurre en una empresa. Estos se realizan en el libro diario o en el sistema de contabilidad informatizado que utilice la empresa.

Cada asiento contable consta de al menos dos cuentas que se afectan: una se debita y la otra se acredita, manteniendo así el principio de la partida doble, que es la base de la contabilidad.

A través de ellos, se puede rastrear el origen y destino de los recursos financieros, lo que facilita la elaboración del balance general y el estado de resultados relacionados con todos los gastos corporativos.

Su importancia, además de su utilidad para completar los registros contables, radica en ofrecer la documentación necesaria para cumplir con las normativas legales y fiscales, evitando sanciones por incumplimiento o inconsistencias.

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Cómo hacer asientos contables: una guía paso a paso

Una vez que se ha familiarizado con el accounting entries, estos registros dejan de ser una tarea compleja. Aunque, para ejecutarlos de forma correcta en un servicio de contabilidad, lo ideal es seguir con detenimiento cada uno de los pasos siguientes:

• Paso 1 - Identificar la transacción financiera: es un proceso donde cada evento se identifica con un asiento contable. Estos eventos pueden ser compras de activos, pagos de salarios o cualquier tipo de venta.
• Paso 2 - Determinar las cuentas afectadas: cada transacción estará vinculada con al menos dos cuentas, esta clasificación de contabilidad obedece a estándares con los cuales se tendrán dos asientos de una misma transacción: uno que acredita y el otro que debita.
• Paso 3 - Definir los montos a debitar y acreditar: lo siguiente es asignar los montos correspondientes a las cuentas afectadas. El monto que se debita debe ser igual al acreditado, asegurando que el asiento contable esté equilibrado según el principio de la partida doble.
• Paso 4 - Registrar el asiento contable: se realiza el accounting entries en el libro diario o bien se carga en el sistema automatizado de contabilidad. Este debe incluir una descripción de la transacción, fecha y cualquier otro detalle relevante.
• Paso 5 - Verificar el asiento contable: esto incluye verificar que las cuentas afectadas sean las correctas, que los montos sean exactos y que el registro esté debidamente documentado.

Ejemplos prácticos de asientos contables

Para comprender mejor cómo aplicar los conceptos anteriores, a continuación presentamos algunos ejemplos de asientos contables comunes:

Ejemplo 1: Compra de mercancías a crédito

Supongamos que una empresa compra mercancías por un valor de 1,500 $ MXN a crédito. En este caso, el accounting entries para esta transacción sería:

Por el Debe: Cuenta Inventario de Mercancías = 1,500 $ MXN (se registra un aumento en el inventario de mercancías)

Por el Haber: Cuenta de Cuentas por Pagar= 1,500 $ MXN (se reconoce una deuda con el proveedor)

Ejemplo 2: Pago de salarios en efectivo

Ahora consideremos el pago de salarios a los empleados por un monto total de 5,000 $ MXN en efectivo. El asiento contable correspondiente sería:

Por el Debe: Cuenta de Sueldos y Salarios = 5,000 $ MXN

Por el Haber: Cuenta de Efectivo = 5,000 $ MXN

Ejemplo 3: Venta de productos a crédito

Finalmente, supongamos que la empresa vende productos a crédito por un valor de 15,000 $ MXN. El asiento contable sería:

Por el Debe: Cuenta de Cuentas por Cobrar = 15,000 $ MXN

Por el Haber: Cuenta de Ventas = 15,000 $ MXN

Mejores prácticas para evitar errores en los asientos contables

Para asegurar la precisión y la confiabilidad de los registros contables, es esencial seguir ciertas recomendaciones, dirigidas a mejorar la tarea de accounting entries.

1. Mantener un registro detallado de todas las transacciones financieras: esto incluye guardar facturas, recibos y cualquier otro comprobante que respalde el asiento contable para documentar con el mayor detalle posible.
2. Revisar los asientos contables de manera regular: permite identificar y corregir errores antes de que se conviertan en problemas mayores. Dependiendo del volumen de transacciones de la empresa, será recomendable realizar revisiones mensuales o trimestrales.
3. Utilizar un sistema de contabilidad automatizado: facilita en gran medida el proceso de registro y comprobación de los asientos contables. Suelen incluir funcionalidades para la detección de errores y la emisión de reportes.
4. Capacitar al personal en principios contables básicos: es necesario garantizar que el personal encargado del accounting entries tenga la formación adecuada en contabilidad. El conocimiento de los principios contables ayuda a mejorar la precisión de los registros y evitar errores.
5. Contar con un control interno adecuado: la separación de funciones y la aprobación de transacciones por parte de diferentes personas, puede reducir significativamente el riesgo de errores o fraudes en los asientos contables.

Consideraciones finales

Las tareas de accounting entries son la base sobre la cual se construye la contabilidad de una empresa. Comprender qué son y cómo realizarlas correctamente es esencial para mantener registros financieros precisos y confiables.

Para ello, es indispensable contar con un protocolo estándar que ofrezca una guía paso a paso y ejemplos prácticos de asientos sobre las transacciones más frecuentes.

En todo caso, la adopción de estrategias para evitar errores y que los asientos contables se realicen de manera efectiva, contribuye a su éxito profesional y, además, a la estabilidad y crecimiento financiero de la organización.

Si bien, mantener una disciplina contable es necesaria, el uso de soluciones tecnológicas para automatizar la gestión de gastos y ejecutar una gestión financiera garantizan una contabilidad exitosa.

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