¿Cómo ayuda el "compliance"? ¿De qué se trata?

La gestión empresarial debe atender, además de los factores de competitividad y rentabilidad, el compliance, término anglosajón que se ha adentrado en la administración de empresas, donde cada vez cobra más importancia. Ya le contaremos por qué.

Si a usted le interesa conocer qué es el compliance, cómo ayuda a las empresas a lograr sus objetivos y cómo puede aplicarse de manera efectiva con ayuda de la tecnología, le invitamos a leer este artículo hasta el final. 

¿Qué es el compliance?

La creciente competitividad en el mundo empresarial y la cada vez mayor exigencia de los mercados —tanto el área B2B como en la B2C—, hace que las organizaciones deban estar al día, no solamente en la producción y comercialización de productos que satisfagan las necesidades de sus clientes, sino que también deban mantener los estándares de desempeño y calidad determinados por las leyes y normativas vigentes en las distintas áreas de negocios.

En este contexto, el compliance se define como el cumplimiento normativo; esto es, la capacidad de una empresa de cumplir a cabalidad con las políticas y procedimientos establecidos para el desarrollo del negocio.

Al respecto, el compliance se enfoca en dos ámbitos fundamentales:

• Externo: conformado por factores que no dependen directamente de la empresa, como leyes, tratados comerciales, materiales y tecnologías disponibles, etcétera.
• Interno: constituido por aquellos factores que dependen de las decisiones de sus integrantes, como áreas de negocio que se desarrollan, políticas y procedimientos organizacionales, precios, valores y consideraciones éticas, por citar algunos ejemplos.

El compliance involucra, incluso, a quienes se vinculan directa o indirectamente con su empresa. En el caso de los proveedores, estos deben garantizarle la calidad que usted necesita. ¿Se imagina qué pasaría si no pudiera confiar en los productos o servicios que le suministran?

Asimismo, es cada vez más frecuente la personalización de los productos a petición de los clientes, quienes pueden exigirnos requisitos específicos como, por ejemplo, materiales biodegradables o libres de ciertos elementos químicos (que deben ser tomados en cuenta en nuestro compliance más allá de lo que digan las normativas legales).

Vemos entonces que la cultura del cumplimiento es fundamental en las empresas y debe estar presente en todos sus niveles, desde operarios hasta directivos.

¿Cómo puede el compliance ayudar a las empresas?

El compliance, o cumplimiento de las normas, es fundamental para el éxito empresarial. Por una parte, porque tiende a asegurar la calidad, lo que favorece la fidelización de clientes y el crecimiento de la porción del mercado. Por otra, debido a que puede evitar que errores —involuntarios o deliberados— vayan en detrimento de la empresa.

Asimismo, una cultura de cumplimiento exitosa evitará el derroche o la malversación de recursos.

Las empresas que no dan importancia al compliance tienen mayores limitaciones para acceder a algunos mercados donde la calidad y el nombre sí importan, así como mayores riesgos de cometer errores graves que puedan comprometer su economía y reputación.

Por el contrario, los productos o servicios que están diseñados tomando en cuenta aspectos legales y éticos y que mantienen una calidad mínima de acuerdo a los estándares de la industria, muy posiblemente no tendrán que enfrentar acusaciones legales ni defender su reputación ante consumidores insatisfechos.

Bien sabido es que actualmente la voz de los clientes, potenciada a través de las redes sociales, puede ser la mayor fuente de fidelización o de pérdida de los mismos.

Adicionalmente, las empresas que conocen en qué están realmente invirtiendo y cómo están gestionando los recursos destinados a producción, gastos operacionales, compras, viajes, negociaciones, capital humano, tecnología, inventarios, formación, innovación, etcétera, tienen mayor información sobre la cual apoyarse para la toma de decisiones estratégicas. Por supuesto, estas áreas —todas las áreas, en realidad— pueden potenciarse con un compliance que responda a las exigencias externas y a las necesidades internas de la organización.

¿Por qué la tecnología puede ayudar a una implementación más efectiva del compliance?

El óptimo cumplimiento de las políticas y procedimientos que exige el compliance no es solamente cuestión de disposición de los involucrados.

Pongamos como ejemplo la atención de los pasos administrativos y burocráticos necesarios para la gestión de un presupuesto de viaje.

Esto puede ser una carga de trabajo tedioso y repetitivo en las agendas de los empleados y colaboradores. En casos de este tipo, la automatización de procesos puede ser de gran ayuda no solo para facilitar las labores, sino también para minimizar los errores de cálculo, atender rápidamente los cambios —si los hubiera— y evitar la pérdida de información, tiempo, esfuerzo y dinero.

En la actualidad, escanear un código QR puede ser equivalente a la tediosa transcripción de datos de facturas.

De esta manera, las tecnologías aplicadas a la automatización del compliance puede influir en aspectos tan aparentemente distintos como un mejor control de la disposición de los recursos y la mejora del clima organizacional: menos tareas que hacer y tareas mejor hechas. Un ganar-ganar.

Esto tiene relevancia particular en áreas donde exista una actualización normativa frecuente, pues con solo hacer los ajustes necesarios en el software de apoyo se estarán atendiendo adecuada y oportunamente los nuevos requerimientos, sin necesidad de invertir tiempo y dinero en capacitaciones y reorganización de procedimientos.

Recapitulando, la cultura del cumplimiento cobra cada día mayor importancia en un mundo competitivo en el cual las empresas deben ocuparse no solo de brindar calidad y servicio a sus clientes, sino que también están obligadas a cumplir normas y procedimientos que les permitan acceder legalmente a los mercados y tener éxito en su gestión interna.

Las herramientas tecnológicas disponibles actualmente permiten la mejora del compliance en prácticamente todas las áreas de la empresa, como la financiera, la logística y la de recursos humanos.

¡Eso es todo! 

Si después de leer este material estima que su empresa tiene puntos de mejora en el área de compliance, o cumplimiento normativo, ¡las tecnologías de la información pueden ser de utilidad!

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